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お客様事例

お客様の取り組み/導入の背景

経費削減に向けた対策が、社内で盛んになってきました。

コンピューターシステムの「運用」「保守」を柱に、IT活用におけるトータルなサービス&ソリューション提供を展開している株式会社ソフタス様。“ITのプロ集団”として、大手通信会社、保険会社、官公庁、役所など、第一線の現場へ技術者派遣を行う傍ら、中小企業を対象に幅広くビジネス全般に関わるソリューション業務を実施している。同社では、昨今の厳しい経済状況を受け、企業としての信頼性向上と経営体質強化を目指し、セキュリティや経費削減に向けた対策を開始。まず社内のセキュリティ対策として、リコーのプライバシーマーク認証取得支援サービスを採用し、認証を取得。これとともに、2004年に発足したビジネスソリューション事業部様では、その多岐にわたるソリューション業務のなかで、お客様のWebサイト制作におけるビジュアルラフ出力や、飲食店向けの店舗ツール作成などに使用しているリコー製カラー複合機を、社内の“経費削減”に役立てられないかと新しい活用法の検討を始めた。

まずは勤務表や請求書をカラー複合機で電子化し、経費削減。

同社では2008年頃から、全国にある支社との定例ミーティングにテレビ会議を取り入れたり、また、給与・賞与の明細、人事発令などの書類を電子化し、PDFでメール送信するなど、経費削減のためのさまざまな対策をすでに実施している。こうした全社的な経費削減に向けた取り組みに加えて、ビジネスソリューション事業部様では、かねてから使用していたリコー製カラー複合機をさらに活用できないかと考えた。「まず思いついたのが、勤務表や請求書を、複合機のスキャナ機能を使って電子化することです。以前は勤務表や請求書を本社へ郵送していましたが、スキャンしてPDF化したデータをメール送信することで、経費や手間を削減できました。」(ビジネスソリューション事業部事業部長宇都博様、以下同)
「さて次はどうしようと、さらに活用法を探していたところ、ちょうどリコーさんが定期開催されている展示会に誘われました。そこで、カラー複合機を使った名刺作成のデモンストレーションを見て、これだと思いました。」

解決

名刺を社内で作成できるので、ムダな経費を抑えられました。

リコーが展示会でご案内したのは、カラー複合機を活用した名刺作成だ。カラー複合機と、パソコン上で簡単に名刺レイアウトを行えるリコー製アプリケーションソフト「カラーアペンド名刺作成システム」を連携させることで、写真や企業ロゴマーク、さらには商品写真などを入れ込んだ名刺を簡単・低コストに作成可能。さらに「名刺カッター」を使用することで、簡単かつ綺麗に名刺カットも行える。この提案が、カラー複合機を活用した経費削減を望まれていたビジネスソリューション事業部様のニーズに合い、2009年11月の導入へと至った。
「弊社の名刺デザインを変えなければならなかったので、まさにグッドタイミングでした。というのは、ちょうどリコーさんのプライバシーマーク認証取得支援サービスを受けて、Pマークの認可が下り、名刺に反映させるところだったからです。そこで、名刺作成が社内のカラー複合機で行えるとなると、外注せずに済むので経費を削減できます。展示会のデモンストレーションで使われていた複合機は弊社のものと同じ機種で、出力される名刺の仕上がりも綺麗だったので、すぐに決めました。今では、必要な時に必要な枚数だけ作成できたり、社員が資格を取得した際にすぐに名刺に反映できたりと、経費を削減しながら、かつ便利に活用できています。」

今後の展望

名刺の仕上がりが綺麗なので、お客様向けサービスも始めました。

カラー複合機と「名刺作成システム」を連携させ、さらに「名刺カッター」を使用することで、社内での名刺作成を実現されたビジネスソリューション事業部様。経費削減に向けたカラー複合機の活用として始められたこの名刺の内製を、はやくもお客様に向けたサービスとして展開しているそうだ。
「カラー複合機で出力した名刺のクオリティが高いので、今では社員だけでなくお客様用の名刺作成も始めています。以前から注文は承っていたのですが、社内で作成できないので外注していました。当然コストもかかっていましたし、入稿してからお客様のお手元へ届くまで最低3日は必要でした。これが、社内作成によって送料等を抑え、さらに1~2日早く、お客様の元へ完成した名刺をお届けすることができるようになりました。この他にも、飲食店のお客様を相手に、店舗の営業時間を記載した名刺大のショップカードの作成も始めています。経費が削減できるだけでなく、お客様の満足にもつながる名刺作成を、これからますます活用していきたいですね。」
カラー複合機の新しい使い方を積極的に取り入れている株式会社ソフタスビジネスソリューション事業部様。その多彩な業務を、リコーはこれからもサポートしていく。

お客様の声

「複合機から、社内のセキュリティ対策まで、リコーさんにお任せしています」

株式会社ソフタス
ビジネスソリューション事業部 事業部長
宇都 博様

リコーさんの魅力は、業務全体にわたるサポートやサービスをご提案いただけるところですね。複合機の日々の管理や、新しい活用法についての相談はもちろん、例えば、社内のセキュリティを見直したいと思ったときなども、すぐに独自のプログラムやサービスで対応してくださいます。先日も、プライバシーマークの取得を支援していただきました。その他の認証取得サービスも行っているそうなので、今後検討したいと考えています。製品の提供にとどまらず、コンサルティングまで行うリコーさんのトータルなサービスに大変満足しています。

宇都 博様 ビジネスソリューション事業部
事業部長
宇都 博様

お客様プロフィール

    株式会社ソフタス

  • 事業内容: コンピューターシステムの「開発」「運用」「保守」など
  • 設立: 1981年
  • 社員数:308人※2010年1月現在
  • 所在地: 東京都北区上十条1-29-4
    ソフタス十条ビル
    (ビジネスソリューション事業部)
  • URL:http://www.softas.co.jp/
  • 導入機器・サービス:
    ・imagio MP C3500 SPF(1台)
    カラーアペンド名刺作成システムⅢ
    ・カットマン(イトックスサプライ(株)製名刺カッター)

本ページに掲載されている情報は、2010年4月7日現在のものです。

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