お客様事例　株式会社ホンダカーズ山口 様

ファクスをフル活用し、紙を大量に使用する情報共有。この仕組みの改善に向けて、同社が解決すべきポイントとして特に重要視したのが 「コストの削減」「管理業務の効率化」「セキュリティの向上」だった。「ファクスの送受信が大量になると、当然、紙代や通信費といったコストがかさんできます。また店舗から受信した書類を、その都度、人の手で仕分けしてファイリングしていますので、これが相当な負担になっていました。紛失なんていう事態は許されませんので、絶対に手は抜けませんからね。コスト、管理業務、セキュリティ。これらの改善は必須でした」（販売業務課 主事 桑畑 哲弥様）
こうした問題をまとめて改善できないかと思い、同社は以前からカラー複合機をはじめ、パソコンの導入やIT環境のネットワーク構築を依頼していたリコーとともに課題解決にあたることにした。「リコーさんにお願いしたのは、本社と11店舗の情報共有をトータルで一新していただくことです。本社だけ体制を補強するといった部分的な改善では意味がありません。本社も店舗も全て同じルールのもとで情報共有することが、業務の効率化につながります。リコーさんは複合機だけにとどまらずITに関するノウハウも豊富でしたので、きっといい提案をしてくれると期待していました」（販売業務課 主事 桑畑 哲弥様）

リコーがご提案したのは、本社と店舗間でのやり取りを、紙からデータへと電子化させることで、コスト削減とスムーズな情報共有を実現させるプランだ。まず、本社と店舗にそれぞれカラー複合機を設置してIPネットワークで結ぶことで、IP-ファクスの送受信を実現。電話回線の代わりにIPネットワークを利用するため、通信費を削減できるほか、話し中などでファクスを送受信できないストレスも解消できる。さらに、ドキュメント配信システム「Ridoc GlobalScan」を組み合わせることで、ファクス受信における大量の紙出力を削減できるペーパーレスファクスも実現。ファクスで受信した文書が、サーバー上の指定したフォルダーへ自動的に保存されていくため、多彩な書類を簡単に一元管理できる。この提案が同社のニーズに合い、2010年の5月に導入に至った。
「IP-ファクスに切り替えたことで、通信費を大幅に削減できています。さらに、以前の電話回線を使用したファクスの場合、本社と店舗で頻繁に送受信を行うとすぐ話し中になってしまい、取引業者がファクスを送れないということもありました。今では、そういった問題も解消されスムーズにやり取りできていますね」（販売業務課 主事 桑畑 哲弥様） 「GlobalScanによるペーパーレスファクスはまだ本社のみで試運用している段階なのですが、早くも紙出力が大幅に減って仕分け作業が軽くなったと、大好評です。加えて、受信した文書をサーバー上に細かく設定したフォルダーに自動で仕分けしてくれる点も大変便利ですね。書類を探す時間も短縮できています。一つの書類をより多人数が多目的に活用できるようになったと思いますね」（朝田店 店長 井上 浩敬様）。