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お客様事例 サイボウズ株式会社様

画面共有して、Face to Faceの商談を実現。
リコー ユニファイドコミュニケーションシステム(RICOH UCS)が遠隔地のビジネスチャンスを逃さず、
スピーディできめ細やかな対応により業績アップに貢献。

 サイボウズ株式会社様は、インターネット・イントラネット用ソフトウェアの開発・販売・運用を行う大手企業です。限られた人材や時間を最大限活用し、遠隔地とのビジネスコミュニケーションを円滑に進めるツールとしてRICOH UCSを、東京本部P3000×2台導入されました。

画像:リコー ユニファイドコミュニケーションシステムを遠隔ミーティング・商談にご活用
事例紹介映像

背景と効果

【導入前の課題】

  • 遠方のお客様との商談機会を逃していました。
  • 出張による時間と経費がかかっていました。
  • メールや電話でのフォローでは限界がありました。
  • 他のテレビ会議システムは設定が煩雑でした。

【導入後の効果】

  • 遠方のお客様との商談に、迅速かつ確実に参加できるようになりました。
  • 出張経費が導入前の4分の1に削減できました。
  • 東京にいながらFace to Faceの勉強会や商談が増えました。
  • 画面共有によりわかりやすい製品説明が可能になりました。

導入の背景

遠方のお客様に早急な対応ができず、ビジネスチャンスをロスしていました。

 サイボウズ株式会社 営業本部 パートナー営業部様は、リコージャパン株式会社の営業パートナーとして製品の勉強会やお客様との商談支援を担っています。RICOH UCS導入前はさまざまな課題があったと、導入前の状況について、ご担当者様は、振り返ります。

 「私たちのお客様は全国にいらっしゃいますが、弊社は地方に拠点がなく、対応できる人員も少人数なため、遠方からの勉強会や商談対応は断ざるを得ないケースが多々ありました。一件の商談はとても重要ですが、そのために鹿児島や富山などへ出張すれば、その間は他のお客様に対応することができません。メールで資料を送り、電話でフォローさせていただくこともありましたが、それならば弊社でなくても、すぐに来てくれる近くのメーカーさんの方が便利だということで、商談機会を失う原因になっていました。お客様の立場からすれば、顔が見えないところに大きな壁を感じていらしたのだと思います」

 加えて、出張に費やす時間と経費を削減する狙いもあり、解決するための手段を模索していたといいます。「遠方への出張は、実際の商談時間よりも移動時間の方が長く、時間をもっと有効活用できないものかという思いもありました。そこで、テレビ会議システムに着目したのですが、他社のものはお客様先で改めてインストールしなければならないですとか、設定が煩雑で使い勝手が良くありませんでした。商談の度に、設定に時間や手間を取られるわけにはいきませんので」

 設定が簡単ですぐに使える遠隔コミュニケーションツールを探し求めていたサイボウズ様が、導入を決断されたのがRICOH UCS P3000です。端末をテーブルの上に置いてインターネットに接続するだけですぐに勉強会や商談が始められる軽快性に、多くのお客様にも使っていただきやすいメリットを実感されました。

画像:営業本部 パートナー営業部 ご担当者様営業本部 パートナー営業部
ご担当者様

導入による効果

東京にいながら商談に参加でき、画面共有によりお客様のご理解も深まります。

 RICOH UCS導入による効果は目に見えて上がっていると、ご担当者様は感じていらっしゃいます。
 「まず、商談の参加をお断りすることがほぼ皆無になりました。1日に1、2回、多い日は3回、RICOH UCSを介して商談や勉強会を行いますが、これまでは足を延ばさなければ行けなかったような地方のお客様と、いつでもFace to Faceでコミュニケーションできる点が大きいですね。東京にいながら、より多くのお客様と商談する機会が増え、ビジネスチャンスは確実に拡大しています。遠く離れていても目を見てお話でき、さらに画面共有によって分かりやすいご説明が可能ですから、お客様の納得度も高まります。RICOH UCS導入によって、出張による時間とコストの問題も解消したといえます。出張経費は4分の1まで削減することができました」

 また、RICOH UCSによるコミュニケーションには実際の対面以上の効果もあると、強調されます。「訪問するのと違って、RICOH UCSですとお客様にも気負いがありませんから、ビジネスの垣根が低くなります。ちょっと質問したいことや参考程度のヒアリングでも気軽に連絡を取っていただけます。それは実際に訪問する場合の事前ヒアリングにもなりますから、RICOH UCSでのコミュニケーション後の訪問では、とても中身の濃い商談ができます」

画像:サイボウズ株式会社 営業本部 パートナー営業部 ご担当者様サイボウズ株式会社 営業本部
パートナー営業部
ご担当者様

前年比売上約130%アップを実現、商談機会を増やすUCSは大きな要因です。

 遠隔地のビジネスチャンスを逃さず、確実にクロージングにつなぐRICOH UCSは、売上アップに大きく貢献。別のご担当者様に説明していただきました。

 「私たちのチームは前年比約130%で売上を伸ばしていますが、要因のひとつはRICOH UCSです。東北が顕著な例ですが、フェアやセミナー、勉強会の度に現地に伺うのは難しい時もあり、RICOH UCSを使って対応させていただきました。1回のデモンストレーションで1時間半程度ですが、言葉では伝わりにくい製品も、RICOH UCSなら画面共有して鮮明に映し出すことができます。デモ終了後には、こんなにいいものがあるんだね、是非うちでも使いたいといった感想をいただき、前年比7倍の本数を売上げることができました」また、万一のトラブル発生時にも、RICOH UCSによって先手を打った対応ができることも心強いと、言葉を続けます。

 「お客様からクレームをいただいた際に、RICOH UCSでつないでお客様の環境に不具合がないかなどの確認をします。最初の迅速な対応としてワンアクションが取れることが、信頼関係の構築につながっています」

画像:RICOH UCSのご導入により、東京にいながら多い日は3回、全国のお客様との商談に参加。
RICOH UCSのご導入により、東京にいながら多い日は3回、全国のお客様との商談に参加。

選定のポイント

画面共有に加え、簡単設定と優れた携帯性が決め手でした。

 サイボウズ株式会社様にとって、遠隔地とのビジネスを頼もしく支えるコミュニケーションツールであるRICOH UCS。パートナー営業の最前線できわだつ選定ポイントを、語っていただきました。

  • 遠く離れた2拠点をすばやく、誰でもつなげられる設定の簡単さが魅力でした。また、コンパクトな設計なので、会議室に手軽に持ち運べ、PCとRICOH UCSを携えて外出することもできて便利だと判断しました。
  • 画面共有による対面さながらのきめ細やかな対応ができる点に納得しました。お客様からのご要望に対して「伺うのは難しいです」ではなく、「この時間につなげられます」とポジティブな対応ができます。
画像:コンパクトな設計で素早くセッティングが可能。
コンパクトな設計で素早くセッティングが可能。
画像:画面共有により細部に渡り商品内容を説明。
画面共有により細部に渡り商品内容を説明。

今後の展望

新人教育や連携力の向上に、さらなる可能性を見出しています。

 さらに、RICOH UCSは遠方のお客様とのビジネスだけでなく、社内の新人教育の面でも役立っているということです。続いてお話し頂きます。
 「RICOH UCS導入によって数多くのお客様との商談機会が増えますので、私たちのチームでは1年目2年目のメンバーにも商談の機会を与えています。商談の現場でお客様の表情を読み取って何が最善の提案であるかを学ぶスキルを磨いてほしいと思っています。将来的には、出産後の女性がRICOH UCSを活用して在宅勤務できるようなワークスタイルも創出できればと思います」
そして、RICOH UCSがサイボウズの連携力を高める鍵になると考えています。
「私たちのチームは4名で構成されていますが、仙台をはじめ全国に拠点ができ始めています。各拠点には1、2名のメンバーがいて、そこからの支援依頼にRICOH UCSを使って対応しています。拠点が離れているからこそ、連携が求められるのです」
サイボウズ株式会社様は、今後もビジュアルコミュニケーションツールを駆使しながら、ビジネスニーズにすばやく、きめ細やかに応え続けます。

  • 本Webページ記載の会社名および製品名は、それぞれ各社の商号、商標または登録商標です。

お客様プロフィールと導入製品

サイボウズ株式会社様

業種:情報・通信業(従業員429人)
主な業務内容:インターネット・イントラネット用ソフトウェアの開発、販売、運用
URL:cybozu.co.jp

サイボウズ株式会社様

導入製品

機器構成:テレビ会議・Web会議システム RICOH Unified Communication System P3000×2台
ご導入拠点:東京本社

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本ページに掲載されている情報は、2016年2月現在のものです。

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