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お客様事例

教育機関事例 学校法人日本大学 様

教育機関事例 学校法人日本大学 様

紙の資料が抱える多くの課題を払拭し、経営の効率アップとセキュリティ強化に貢献

会議資料が膨大になればなるほど、ペーパーレスのメリットは膨らみますね。

日本最大級の学生数を誇るマンモス校「日本大学」。日本大学本部様は、大学全体の本部機能を担う拠点として、キャンパスの運営を支えられています。大学の中枢だけに会議も頻繁に行われ、これまで資料の回収忘れによる情報漏えいへの不安、多大な出力コスト、修正に伴う職員の手間などが大きな課題となっていました。そこで無償版の試行を経て2015年にペーパーレス会議ソリューション「RICOH Smart Presenter」をご採用いただき、1年間で70を超える会議にご利用いただいています。

画像:日本大学本部 管財部  IT 管理課 課長 吉田 清 様 日本大学本部 管財部  IT 管理課 主任 渡辺 和樹 様

導入の背景

「紙の資料」が抱える多くの課題の払拭に向けて。

法人全体の中枢を担う日本大学本部では、会議のたびに職員が膨大な量の会議資料の出力に追われていました。大きな会議になると、1人分の資料だけで膨大な量に及び、その出力コストが大きな課題に。しかも、内容に間違いが見つかった場合は該当箇所の再出力・差し替えという作業を職員が行わなければならず、他の仕事に手が回らなくなってしまうケースもあったといいます。
そのような数々の課題の中でも、最も懸念されていたのが資料の回収忘れによる機密情報の漏洩でした。

画像:「紙の資料」が抱える多くの課題の払拭に向けて。

選定のポイント

直感的に使えるシンプルな操作性は大きな魅力。

紙の資料にまつわる課題解決に向け、日本大学本部ではリコージャパンのペーパーレス会議ソリューションに着目。2013年、試験的に無償版をお試しいただいたのち、会議の参加人数や資料容量にかかわらず安定稼働するシステムを構築すべく本格導入をご検討。2014年に3社のソリューションをご検討され、その中からRICOH Smart Presenterをご採択いただきました。
その理由を「機能がシンプルで直感的に操作することができることが最大の理由です。会議の参加者の中には年配の方もおられますので、誰にでも使いやすい操作性は大きな魅力でした」と振り返る吉田様。続けて、IT管理課主任の渡辺様がもうひとつの理由を付け加えてくださいました。
「端末依存が少ない点も大きな選定の理由です。RICOHSmartPresenterは専用サーバーRICOHConferenceCenterを導入することで、iPadだけでなく一般的なパソコンも使用できるので、将来的に参加者が自分のパソコンを持ち込むことも可能になります。さらに、特別なツールをインストールしなくていいところも魅力でした。URLとパスワードを明示しておけば誰でも会議に参加できる手軽さは大きな利点と言えるでしょう」(渡辺様)。

導入の効果

コスト、手間、セキュリティすべての面で効果が。

2015年の本格導入から1年。その具体的な効果とは。「これまでのように回収忘れがないよう神経をとがらせる必要はありませんし、タブレットをうっかり持ち帰ってしまうという人もいません。資料を準備する時間や回収した資料をシュレッダーにかける手間も省けますし、セキュリティ強化、コスト削減、準備時間短縮、負荷低減など、あらゆる面で効果を実感しています」(吉田様)。続けて、渡辺様が今後への期待について言及されました。「昨年は導入費用が発生したにもかかわらず、40万ページ分の出力コストを削減できたおかげで採算が取れました。今後は使えば使うほどコスト削減につながりますので、より大きなコストメリットに期待しています」(渡辺様)。
また、会議資料を手元に残しておきたい方や部署に持ち帰って回覧したい方には、従来通り紙の資料を用意することで柔軟に対応されています。

今後の取り組み

ペーパーレス会議のさらなる広がりに手応え。

これまでは日本大学本部内だけでご利用いただいていましたが、今後は大学全体へ広がる可能性を感じてくださっています。「今までは実務担当者や委員長、先生などが主に利用されていたのですが、今では、常務理事、部長といった上層部の方が出席する会議にも使われ始めています。そのような方々からの反応も概ね良好ですので、今後は本部の枠を超えて広がっていくかもしれません」と渡辺様。吉田様も「先日、全学部を集めた会議で利用してみたのですが、参加者からは軒並みいい評価を得ることができました。今後は各学部へも水平展開していくのではないかと手応えを感じています」と、笑顔で語ってくださいました。

RICOH Smart Presenterの導入メリット

資料の出力に膨大な量の紙を必要とし、また、配布資料の回収にかかる手間が課題に。RICOH Smart Presenterの 導入により、より“スマート”な会議を実現。出力にかかるコストを削減するとともに、手間の効率化につながった。

導入システムサービス

iPad/iPhoneを活用したペーパーレス会議のソリューション『RICOH Smart Presenter』は、専用サーバー『RICOH Conference Center』を導入することで会議の開催ごとに発生する資料の印刷コスト、製本や配布・回収の手間、情報セキュリティなど、会議にまつわるさまざまな課題を一気に解決することができます。

画像:RICOH Smart Presenterシステム概念図

[簡単操作]

iPadならではの直感的な操作環境で初めての方でも迷いません。小さな文字や表などの数字も、画面上で自由に拡大できます。

[シンプル]

参加者は、会議参加を選択するだけで資料のダウンロードが開始。また、発表者の操作で資料のページも自動同期します。

[安定性]

すでに国際会議で運用されており、高い安定性を実証済みです。また、会議終了と同時に参加者のiPadから機密情報を消去。情報セキュリティも確保できます。

Company Profile

画像:日本大学会館

  • 学校名:学校法人日本大学
  • 所在地:東京都千代田区九段南4-8-24
  • 創立:1889年
  • 学生数:約73000人*
  • URLhttp://www.nihon-u.ac.jp*
  • *日本大学
  • インタビューは2016年9月に実施されたものです。
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