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お客様事例 JXホールディングス株式会社 様

IT化による生産性向上を追求して、
多くの会議室にリコー インタラクティブホワイトボード(IWB)をご導入。
社員の意識を変え、新しいワークスタイルを実現。

 JXホールディングス株式会社様は、産業の基盤を成す石油、天然ガス、非鉄金属などの資源について、その開発から生産、販売まで一貫して取り組む大手企業です。近年、積極的にワーススタイル変革を進める中、本社ビル移転を機にITを使って会議や打ち合わせを効率化。その一環として、リコー インタラクティブホワイトボードを本社および支社に合計153台導入されました。(2016年10月現在)

課題と効果

【導入前の課題】

  • 配布資料の印刷、クリップ留めなど、会議の準備に時間と手間、コストがかかっていた。
  • 会議が始まっても、皆が手元の資料に集中してしまい、議論のポイントを共有しづらかった。
  • 会議後、議事録として通常のホワイトボードの記載内容を撮影してパソコンに取り込むなど手間がかかっていた。
  • 多種多様な紙の資料が各自のデスクで散乱してしまい、必要な時に情報共有ができなかった。

【導入後の効果】

  • 事前に資料を印刷・配布する手間がなくなり、時間とコストを大幅に削減。
  • 皆の視線がIWBに集中し、共通理解が得やすくなった。さらに、随時書き込みながら全員参加型の活気ある会議を実現。
  • 会議内容をPDF化し、電子メールで送信して、会議後の内容共有が迅速かつ簡単。
  • 印刷資料が減った分、整頓されたデスクで構想を練ったり、資料の作成に集中できる環境が整った。

導入の背景

本来の業務に集中できる環境づくりに必要なもの、
それが会議の進行を最大限効率化できるリコーのIWBでした。

 2015年11月の本社ビル移転に伴い、オフィスツールの大規模なIT化を遂行されたJXホールディング様。その立ち上げから導入、全社員への周知活動に携わる企画2部 ITグループの藤野様に、IWB導入の背景について語っていただきました。

 「従来は紙の資料を配布して会議を行うことが多く、資料の印刷や、クリップ留めする準備に手間が かかっていました。本社だけで約2500人が働いており、日々多くの会議が行われていますから、膨大な時間がそこに割かれていたことになります。会議の直前にデータなどの誤りが見つかると、修正して刷り直すことになり、コスト面でも改善を図りたいという思いがありました。また、会議の進行においても、皆の目線が手元の資料に行き、議論のポイントを出席者同士で共有しづらく、積極的なコミュニケーションが取りづらい点も問題でした。さらに会議後は、ホワイトボードに書き込んだ内容をわざわざカメラで撮って、パソコンに取り込んでから配布していました。また、紙の資料を受け取った社員は、デスクに次から次へと資料が溜まってしまい、いざ資料を共有したい時に見つからないこともあったようです。」

 こうした問題点を改善するために、IWBのご導入に至ったと、藤野様が続けます。

 「本社移転を機にワークスタイルを改善し、『業務の生産性向上』を実現するため、様々なITツールを導入しました。具体的には『時間や場所にとらわれないコミュニケーションを可能にする』『電子化・ペーパーレス化を推進し、必要な情報にどこからでもアクセスできる』『時間の余裕を創出し、本来の業務に集中して取り組める』という観点からITツールの選定を行いました。特にIWBについては、日常業務の多くを占める会議のやり方を変えることが『業務の生産性向上』に直結すると考え導入することにしました。」

 明快な目的のもとに、多くの会議室やさまざまなスペースに導入されたIWB。次は、実際の使われ方とその効果にフォーカスを当ててお話を伺います。

画像:JXホールティングス株式会社 企画2部 ITグループ 藤野 寛昭 様JXホールティングス株式会社
企画2部 ITグループ
藤野 寛昭 様

導入による効果

ペーパーレス化を図りながら紙に匹敵する書き込み機能により、
参加者の理解度を深めて活気ある会議を実現。

 藤野様の所属するITグループでは、IWB導入後に本社社員約2500人に対してアンケートを実施。9割におよぶ社員様が、会議準備の効率化、会議の時間短縮と情報共有のしやすさ、コミュニケーションの円滑化、生産性向上といった点で高く評価されました。その具体的な効果を、JXエネルギー株式会社 需給部 部長の椎名様に語っていただきました。

 「JXエネルギーの需給部は、主に原油や石油製品のマーケット情報や製品の需要、在庫などを元に需給計画を立て、関係部門に原油調達の方針や全国11か所にあるグループの製油所、製造所に生産計画を示す業務を行なっています。IWBを最も活用するものとしては、部内のデイリーミーティングがあります。定型フォーマットに情報を落とし込んで、皆で計画の修正や対応策について議論するのですが、IWBは精細で、数字がたくさん並んだ画面も非常に見やすいという利点があります。加えて、紙に換算して80ページにもおよぶ膨大な資料を、すばやく表示して共有できる点も便利です。しかし何よりのメリットは、画面にダイレクトに書き込める点だと感じています。単に映し出すだけの機能では、理解度で紙に負けます。IWBは刻々と変化する追加情報も自由に書き込めて、その場の意思疎通や意見交換がしやすく、限られた時間の中で密度の高い会議を行うことができます。会議後すぐに画面の内容を電子メールで送信でき、情報共有も迅速になりました。ITツールは若手社員には馴染みやすいものだと思いますが、私は部長やグループマネージャー、さらにはトップマネージメントが使い倒すのだということを表明して、会社全体で動かしていくことが重要だと考えています。」

画像:JXエネルギー株式会社 需給部 部長 椎名 秀樹 様JXエネルギー株式会社
需給部 部長
椎名 秀樹 様

画像:IWB画面へのダイレクトな書き込み
IWBの画面にダイレクトに書き込むことで、その場の意思疎通や意見交換がしやすく、限られた時間の中で密度の高い会議を行うことができます。

フリーアドレス*、そしてコラボレーションルームでも採用。
IWBが、場所や時間にとらわれないコミュニケーションを可能にしています。

 ペーパーレス化がもたらす効率的な会議と、書き込み機能による相互理解の向上。会議室の他にも活用されているIWBのユニークな使い方について、JX石油開発株式会社 総務部の本間様にお話しいただきます。

 「本社ビル移転を機に、部分的にフリースペースを導入しました。社員が必要に応じて自由に使えるオープンスペースですが、そこにも数台のIWBを設置しています。会議室のようにかしこまることなく、少しリラックスしながらブレーンストーミングを行うこともできます。また、立って打合せできる上下昇降式テーブルとIWBを組み合わせたコーナーがあり、数名でパッと集まって確認ごとやコンパクトなミーティングに活用しています。他にもコラボレーションルームと称する大きなルームがあり、区画のひとつにIWBを設置しています。ここではIWBをサイネージ的な使い方をしていて、普段は事業環境や各拠点の掘削状況、生産量をスライドショーで流しながら社員に周知しています。また、新入社員を迎える時に教育的コンテンツを流して会社や業務への理解促進を図るといった使い方も検討しています。全会議室並びにフリーアドレスやコラボレーションルームにIWBが導入されて、貸出の手間がかからないことも、理想的なオフィス環境だと感じています。」

画像:JX石油開発株式会社 総務部 本間 升 様JX石油開発株式会社
総務部
本間 升 様

画像:コラボレーションルーム(左)・上下昇降式テーブル(右)
コラボレーションルーム(左)ではIWBに事業環境や各拠点の情報をスライドショーで流しながら社員への周知補助に。
立って打合せできる上下昇降式テーブル(右)では、自由に出たアイデアが、その場ですぐに共有できるような使い方をしています。

  • *社員が、自分のデスク以外にオープンスペースを自由に使えるオフィス形態。柔軟で効率的に業務を進めるワークスタイルを創出する。

選定のポイント

電源オンですぐに始められる使いやすさ。
PDF保存でき、会議後の情報共有の容易さもポイントでした。

 JXホールディングス様が目指す、IT化による業務の効率化と生産性の向上と、実りあるコミュニケーションを支える、リコーのIWB。導入を決めたポイントを、藤野様、椎名様、本間様に挙げていただきました。

  • 電源を入れてすぐ画面を映し出せるので、会議が速やかに進行できる。
  • タッチペンは書きやすく、強調したいことなどを思いのままに追記できる。
  • ペーパーレスの会議を可能にすると共に、書き込み機能によって、アイデア出しやブレーンストーミングにも活用できる。
  • 会議内容をPDFにして、議事録やメモをその場で簡単に情報共有できる。
  • 新しいオフィスにマッチしたスマートなデザイン。

今後の展望

当たり前のように定着した新しいワークスタイル。
次は、国内外拠点との遠隔地コミュニケーションを見すえて。

 IWB導入により、単にペーパーレス化を進めるだけでなく、効率的かつ効果的な会議を通して生産性の向上も実現されたJXホールディング様。
今後、IWBの活用を通してIT化をさらに推進されるのか、藤野様に展望を伺いました。

 「IWBをはじめとしたIT化が当たり前のように社内に浸透することで、社員が特に意識することなく、ワークスタイル変革が着実に進んでいると感じています。今後の目標としては、遠隔地とのコミュニケーションをいかに効率化するかにあります。視覚的な共有があるからこそ、会議の生産性は向上します。IWBの遠隔地とも資料共有できる機能を活用し、テレビ会議システムと連動させて、本社と国内外の拠点でコミュニケーションを高めていきたいと考えています。」

 JXホールディングス株式会社様は、ビジュアルコミュニケーションツールを活用しながら企業価値の最大化を図り、お客様と社会のニーズに応える“みらい”を創造していきます。

  • 本ページ記載の会社名および製品名は、それぞれ各社の商号、商標または登録商標です。

お客様プロフィールと導入製品

JXホールディングス株式会社 様

業種:石油・石炭製品業(従業員: 本社 約2,500人)
主な業務内容:エネルギー事業、石油・天然ガス開発事業、金属事業を行う子会社およびグループ会社の経営管理ならびにこれに付帯する業務
URL:http://www.hd.jx-group.co.jp

画像:JXホールディングス株式会社 様

導入製品

ご導入機種:リコー インタラクティブホワイトボード153台(2016年10月現在)
ご導入拠点:本社(127台)および国内支社(26台)

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本ページに掲載されている情報は、2017年2月現在のものです。

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