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お客様事例 明治学院大学 様

明治学院大学 様

決裁の迅速化・情報の活用度向上により学校運営強化。
ワークフローの運用ルールを統一、明確化しました。

白金(東京都)と横浜(神奈川県)の両キャンパスで、学校法人明治学院様により運営されている明治学院大学様。「Do for Others(他者への貢献)」を教育理念として掲げ、同学校法人様に所属する2つの高校、1つの中学校とともに、教育の質の向上を目指し様々な取り組みを行なっています。2015年からは、10年間の中長期ビジョンとして「MG DECADE VISION」を策定し、「グローバル マインド」「ボランティア スピリッツ」「キャリア デザイン」を重点的取り組みとし、30を超える事業改善プロジェクトを実行。各プロジェクト推進に向けたマネジメント体制をサポートする上で、情報管理や諸手続がボトルネックにならないよう、総務課を中心として学校法人様全体のワークフローの改善に取り組まれ、X-pointの導入により成果を上げています。


画像1:課題 効果

導入の背景

決裁の遅れに危機感

明治学院大学様では、様々な起案が各部署で発生し多くの承認を経た上で、学長または理事長の決裁が必要となります。従来は、起案書を紙文書でスタッフが持ち回っており、業務負担が大きく、承認者不在による遅れや紛失リスクも課題でした。「教員役職者の海外長期滞在で、承認が遅れたこともありました。起案書が停滞しても原因の特定と解消が困難でした。」諸橋様

また文部科学省をはじめとする官公庁や、自治体・大学関係機関からの通知文書・依頼文書など、閲覧承認を必要とする回覧文書が年間1,000 件以上に及びます。緊急性の高いものは個別対応するものの、そのような文書の回覧に1 ヶ月近くかかってしまうケースもあり、それでは情報の価値がないのでは、と危惧されていたとのことです。

文書の保管については、起案書は決裁後に起案部署、回覧文書は総務課で保管されていました。担当の引き継ぎ時や複数部署に関わる案件・全学的対応が必要な際などに、関連部署や個人が必要情報を見つけ出すのが難しく、状況把握に時間がかかっていました。

それらの課題に総務課では危機感を抱き、解決のために起案書・回覧文書の電子化を目指すことになりました。

画像:明治学院大学 総務部 総務課 主任 諸橋 諭 様 明治学院大学
総務部 総務課 主任
諸橋 諭 様

選定のポイント

業務フローをスリム化してシステム導入

総務課では、学内のサーバー・ネットワーク環境を活用したワークフローシステムの検討を開始しました。しかし、紙の帳票が何十年も前の形式であり、それにシステムを合わせようとすると、多くのカスタマイズが必要となる恐れがありました。そこで帳票の形式や、それに伴う複雑化していた業務フローの問題点を整理することから始めました。約1年をかけ起案書の書き方なども見直し、各部署にルールを徹底。業務フロー自体のレベルアップ後、「学校法人明治学院文書取扱規則」の決裁方法・文書回覧部分も改定し、システム化に踏み切ることにしました。

システム選定にあたっては、汎用性が高く、改善後の業務フローに対しカスタマイズなしで導入可能なX-pointに着目。具体的な導入計画の検討に入りました。この時に、大学の情報センターおよび管財課から、すでにIT商品の取引実績がありX-pointの商品扱いもある、リコージャパンの紹介を受けました。リコージャパンからの導入を前提に、2016年11月に予算を申請。12月に大学執行部、2017年3月に担当理事および理事長に総務課がプレゼンを行ない、導入が決定しました。

X-point管理者への導入教育を、リコージャパンのサポートで2回実施。利用者となる他部署のスタッフからは不安の声もありましたが、総務課で導入説明会を行なった後は「これなら分かる!」との反応だったとのことです。総務課で簡易マニュアルを作成、配布し、決裁頻度の高い教職員にはデモを実施して、導入作業が進みました。「本学の実情に合った帳票になるように、リコージャパンにこちらの構想を伝え、どのような機能で実現できるか相談しながら作成しました。その結果、決裁者が直感的に操作しやすいフォームを作ることができました。操作についての問い合わせもありましたが、大きな混乱もなく、スムーズに導入できました。」河上様

画像:明治学院大学 総務部 総務課 河上 舞 様 明治学院大学
総務部 総務課
河上 舞 様

導入効果

課題解決に手応え、運用ルール統一で内部統制強化も

2017年7月にX-pointが稼働。総務課が最も期待していた起案書の流れが、スムーズになっています。従来、スタッフが持ち回っていた業務負荷や時間的ロスが軽減し、紛失のリスクも解消されました。導入後、授業期間外に入ってしまったこともあり正確な比較はこれからですが、決裁スピードを5割程度向上できると見込んでいます。

また紙書類を回した後、手元に何も残らないという状況が改善され、関連部署や個人レベルでも必要時にシステム上でいつでも確認できるようになりました。検索性の向上による情報共有・活用の強化に加え、保管文書量の削減も期待されているとのこと。「文書保管庫の紙の保管量を、数年後には相当減らせると思います。」諸橋様

さらに、今回のワークフローシステムの導入を契機に、起案書・回覧文書における業務フローの運用・管理の統一化・明確化により、内部統制の強化もはかることができました。様々な導入効果に手応えを感じているとのことです。

画像:図

今後の展望

定量的測定・分析を行ない、他の文書も取り込み

今後は決裁日数の平均値を取るなど、定量的な効果測定を行ない導入効果を分析して、他の文書にも活用範囲を拡大する計画をお持ちです。学校法人様全体での様々な効率化の可能性も感じていらっしゃいます。

「大事なシステムに不具合があると困るので、リコージャパンの保守対応を頼りにしています。また、今回のX-point導入は、全ての部署で数十年続けてきたことを一気に変えた大きな取り組みだったのですが、総務課としては今後も常に効率化に向け改善を行ないます。運用方法の検討・見直しがあれば、相談させてください。」とのお話しをうかがいました。

お客様プロフィール

明治学院大学

明治学院大学

  • 本部所在地:〒108-8636 東京都港区白金台1丁目2-37
  • 設立: 1863年 ヘボン塾(英学塾)を起源とする
  • 学生数: 約12,600名
    6学部(文学部・経済学部・社会学部・法学部・国際学部・心理学部)
    15学科、大学院7研究科、12専攻
  • 教職員数: 約530名(常勤)
  • URL:http://www.meijigakuin.ac.jp/


  • 掲載されている製品名、社名などは、各社の商号、商標および登録商標です。
  • 本ページに掲載されている情報は、2017 年9 月現在のものです。

導入システム・サービス

ワークフローシステムX-point

書類を作る・承認する・探す・活用するステップで、ペーパーレス化とデータベース化を同時に実現。様々な申請・決裁業務の効率化と情報共有を促進し、負担軽減に貢献する簡単操作のワークフローシステムです。各種グループウェアとの連携も可能です(オプション)。
●250ライセンス(学校法人明治学院様、全体) ●1年+3年保守サービス(システム保守、コールセンター)

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