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お客様事例 中央電力株式会社 様

中央電力株式会社 様

法務相談のワークフローが円滑化され、より効率的な“働き方”を実現。

利用者目線の画期的なサービスにより、急速な成長を続ける中央電力様。同社の法務課では、3名のスタッフでグループ4社すべての法務を担当しており、とくに電話やメールで日々寄せられる法務関係の相談対応に多大な労力を要していました。その改善策としてご採用いただいた、リコーの法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」。中央電力様ではどのような点に注目され、また、どのような試行錯誤の末、導入に至ったのか。さらに、導入後の効果や、法務ご担当者様の働き方改善につながったポイントなどについて、法務課の福嶋係長と松名瀬様にお伺いしました。


導入の背景

電話やメールで寄せられる法務相談に対する多くの課題。
リコーの20年分のノウハウを集約したCWSに可能性を感じて。

課題解決に向け、システムの内製を試みるも…

契約書の審査、法的問題のチェック、さらにはコンプライアンス対応など、企業の法務は多岐にわたります。そのような日々の業務の中でも大きなウエイトを占め、法務担当者の頭を悩ませていたのがさまざまな部署から寄せられる法務相談。電話やメール、口頭で依頼される相談に対して、中央電力様ではこのような課題を抱えていたといいます。
「法務課へ相談する際のルールも決まっておりませんでしたので、電話やメールで質問されることがほとんどでした。私たちもエクセルで管理表をつくり相談内容や回答期日を記入してはいたのですが、果たして口頭で寄せられた法務相談をどこまで管理する必要があるのかという判断に迷うことがありました。また、人間のやることですから記入漏れの懸念もあります」(福嶋様)。

法務課で抱えていた課題はそれだけではありません。法務課のスタッフが手作業で管理した履歴は社内での共有が難しく、データベース化することも困難な状態でした。そこで中央電力様では、自社でカスタマイズしながら構築できる業務アプリサービスを導入。半年間にわたり試験的に運用されました。
「やはり法務に特化したシステムではありませんでしたので、使い始めてから“あれができない、これができない”という問題が次々に出てきました。システムを改善しようと思っても、私たち法務課の人間にとっては専門外ですので悪戦苦闘するばかりで。“これは本当に私の仕事なのかな?”と疑問に思うようなことばかりでした」と、松名瀬様は当時を振り返ります。

画像:中央電力株式会社 人事総務部 法務課 係長 福嶋浩明様 中央電力株式会社
人事総務部 法務課
係長 福嶋 浩明 様

リコーが20年間培ってきたノウハウを当社にも

この労力を費用に置き換えたら、決して安くはないのではないか──そう考えた福嶋様は、かつてリコーの法務支援クラウドサービス「RICOHContract Workflow Service」(以下、CWS)のセミナーに参加したことを思い出します。
「法務の専門知識を習得するためのセミナーはあっても、法務業務の課題にフォーカスしたセミナーはなかったため参加してみました。そこで感じたのは、リコーが20年間にわたって試行錯誤してきた課題はまさに当社の課題とリンクするものであり、それを解決したノウハウを開放してくださるのであればぜひ取り入れたいと。やはり法務向けにしっかりとパッケージングされたシステムが必要という結論に至りました」。

法務のワークフローを円滑化する多彩なメリット

2017年3月に導入され、運用いただいているCWS。中央電力様においてどのようなメリットが生まれ、また、従来の課題を改善することができたのか。松名瀬様に、率直な感想をたずねました。
「相談履歴がしっかり残ることは大きいですね。これまでは個人間のやり取りでしたので共有することが難しく、共有しておいてほしい人はメールのCCに入れておくくらいしかできませんでした。たとえCCに入れてもいつの間にか迷惑メールに分類されてしまったり、後日電話で確認したときに“見ていませんでした”ということも…。CWSなら相談内容とその履歴を共有することができるので、そういった問題が解消されました。また、相談する際は内容を上司がチェックできる仕組みになっているので、内容を精査していただけるようになったことも法務担当としては助かります。これまでは“これは本当に法務課が扱う内容なのかな?”と思う相談もたまにありましたので」。
さらに、福嶋様がこのように続けてくださいました。「やり取りのキャッチボールをする中で、今どっちがボールを持っているのかが明確になったことも改善できたポイントです。メールではそれがあやふやになってしまい“自分が返信を待っていたつもりが、向こうもこちらからの返信を待っていた”ということもありました。CWSによりボールの場所が明確になったことで、そういうムダな時間を削減することができました」。

画像1:企業法務の抱える課題と対応

導入効果

法務担当者の残業時間も大幅に短縮され、「働き方改革」を実現。
回答期日も短縮し、相談する側にもメリットが。

残業時間を月平均10時間削減することが可能に

福嶋様のおっしゃる通り、ムダな時間を削減することで業務を効率化し、担当者の働き方を改善できることもCWSの大きなメリット。CWSを導入されて以来、残業時間を見ても月平均で約10時間は削減できているとのこと。松名瀬様が、その理由を語ってくださいました。
「毎朝CWSを開けば1週間の仕事をある程度把握できるので、このサイクルで仕事を進めれば効率的だなというのがわかります。もちろん、途中で相談案件が増えることもありますが、想定の範囲内を超えることはまずありません。このように働き方に計画性が生まれたことで、より一層ムダな時間を削減できているように感じます」。
また、法務課をマネジメントする立場の福嶋様は「法務担当者の負担を平準化できることもメリットのひとつです」とご評価くださいました。
「誰がいくつの相談案件を抱えていて、それがどれだけの重さなのかを明確化することができたので、業務負担に偏りが出ないよう仕事を振り分けられるようになりました。結果的に、一人ひとりの負担軽減につながっています」。

画像:中央電力株式会社 人事総務部 法務課 松名瀬 彩音 様 中央電力株式会社
人事総務部 法務課
松名瀬 彩音 様

10日~2週間要していた回答期日を5日間に短縮

法務相談の効率化は担当者だけでなく、相談する側にもメリットをもたらしていました。CWSの導入により相談内容や進捗状況が明確化されたことで、相談受付から回答までの期間が半減したとのこと。

相談内容にもよりますが、CWS導入前はおよそ10日間から2週間ほどの時間を要していました。メールでのやり取りを重ねるうちに相談内容がブレてきたり、新たな問題が発生したり、終わりが見えなくなるようなことも…。ところがCWSならひとつの相談内容にひとつずつ答えていく一問一答形式ですので、相談内容自体が曖昧になってしまうこともありません。今では基本的に5営業日以内の回答を約束しており、相談する方にとっても欲しい回答をいち早く得られる環境になっています」(松名瀬様)。

画像:10日~2週間要していた回答期日を5日間に短縮

今後の展望

ユーザーの声を反映したシステム改善に期待

最後に、リコーに対する今後の期待と希望を伺いました。「CWS導入後にユーザーを交えた意見交換会を開催していただき、そこで“私たちに今こんな課題があります”という声を開発の方々に直接伝えられたことはとても有意義でした。ユーザーの声を吸い上げて製品の改善につなげようという姿勢にも感謝しますし、まさに一緒にシステムを作り上げている印象です。これからも欲ばりなお願いをしてしまうかもしれませんが、どうぞよろしくお願いいたします!」(福嶋様・松名瀬様)

お客様プロフィール

中央電力株式会社

中央電力株式会社

  • 本部所在地: 東京都港区赤坂1-9-13(東京本社)
  • 設立: 1993年9月(平成5年)
  • 従業員数: 147名(2017年4月時点)
  • URL:https://www.denryoku.co.jp


  • 掲載されている製品名、社名などは、各社の商号、商標および登録商標です。
  • 本ページに掲載されている情報は、2017 年12 月現在のものです。

導入システム・サービス

RICOH Contract Workflow Service

法務支援クラウド(RICOH Contract Workflow Service)は、相談内容や回答内容を記録し、法務担当者間でのナレッジとして共有することで相談回答の効率化をお手伝いします。さらには契約管理機能により、契約期限管理、契約満了前の通知を行うこともできる法務業務の統合支援ツールです。

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