このページの本文へ このサイトのメインメニューへ
言語切替メニュー

RICOH imagine. change.

日本 - ソリューション・商品サイト Change
このページの本文へ ここからこのサイトのメインメニュー Menu
現在地

Share

ここから本文です

お客様事例 株式会社DNPファシリティサービス 様

お客様事例 株式会社DNPファシリティサービス 様

働き方改革事例 株式会社DNPファシリティサービス 様

会議の改善から始める働き方の変革

「働き方の変革」の実現に向けて、
ペーパーレス会議を導入。

「働き方改革」は、早急な対応が必要な経営課題であり、すでに多くの企業の皆様が検討、あるいは具体策に着手されています。
株式会社DNPファシリティサービス様もまた、「働き方の変革」を経営課題に掲げて“ペーパーレス会議”に着手され、大きな成果を挙げられています。

画像:取締役 常務執行役員 竹内 信彦様、技術本部 技術部 システムグループ 藤野 良一様

導入の背景

会議を変えれば、働き方が変わり、「働き方の変革」につながる。

グループ企業に安全で生産性の高い事業場環境と、快適な職場や周辺環境を創出し提供する「環境価値創出企業」を目指してきた株式会社DNPファシリティサービス様。自らも生産性の高い職場を目指す必要がありました。
「働き方改革が注目を集める昨今、当社でも『働き方の変革』を検討する中で最初に取り組んだのが会議の見直しです。会議が多い長いとよく言われますが、当社もご多分にもれず会議が多い。4つの事業本部が元々は別会社であったこともあり、どうしても会議が多く、改善が必要でした」(竹内様)

画像:会議資料をタブレットで閲覧する

会議資料をタブレットで閲覧する

選定のポイント

誰にでも使用できる機能と費用対効果で、採用を決定。

会議の改善で着手したいと考えたのは、会議資料のペーパーレス化でした。
「以前、前社長から『これからはペーパーレス化して、オシャレに会議をしよう』という提案がありました。そこで、いろいろ調査を開始しました。そして今回、働き方の変革につながる会議へ移行するためのペーパーレス会議への取り組みを決めました」(竹内様)
DNPファシリティサービス様は、会議資料をPCで作成し、人数分を紙で出力して配布していました。そのため、

  • 会議資料の差し替え、印刷など、準備に時間がとられる。会議資料が膨大で管理しきれない。
  • 紙の会議資料はセキュリティ管理が大変。
  • 紙代・出力コストの削減が必要。

など、改善すべき点が多々あり、本格的に“ペーパーレス会議”の導入を検討すべきと、判断されたようです。

「導入の検討にあたり、数社からご提案を受けました。リコージャパンさんに決めた理由は、使い勝手の良さです。目で見てすぐわかる。感覚的にも操作しやすい。誰でもすぐに使えると感じました。コストも、他社さんより安価でした。導入前に役員がシステムを使って擬似会議を行ない、実務上の適性を見極めて、導入を決定しました。」(藤野様)
ご導入いただいたのは、RICOH Smart Presenter。会議資料をタブレットで閲覧することで、ペーパーレス会議を可能にするシステムです。DNPファシリティサービス様では、スムーズな活用のために運用マニュアルを準備し、社内ポータルからマニュアルの確認、会議室/タブレットの予約、ペーパーレス会議システムにアクセスできるようにしています。また、タブレットは専用の保管庫を用意し、セキュリティの強化も図っています。
導入後は、まず役員会で使用、現在は社員が行なう会議でも活用。本社だけでもタブレットを25台導入し、1日平均2件以上の会議で使用されています。

画像:各自のタブレットに会議資料を配信して、ペーパーレス化を図る

各自のタブレットに会議資料を配信して、ペーパーレス化を図る

ご導入経緯

導入の効果

会議時間の短縮も含めて、月に数十万円単位の経費を削減。

ペーパーレス会議を導入されて、果たしてどのような効果があったのか。竹内様に伺ってみました。

  • 会議をペーパーレス化することで、紙の使用量を大幅に削減できている。
  • 会議資料の差し換えが頻繁にあり、大変な手間だったが、今はデータの差し換えで済み、非常に助かっている。
  • 紙の場合は経費を考えてモノクロ。今はカラーで見られるので、とても分かりやすく、紙より見やすい。

「会議の準備から会議後の作業時間の短縮により働き方の変革に拍車が掛かっています」(竹内様)
セキュリティに関しても、竹内様は「紙のように紛失や情報漏洩の不安がなく、会議後の廃棄処分、保管スペースの確保も必要ありません。当社では、タブレットを社内ネットワーク内で安心して利用するために、接続可能なデバイスを限定、接続可能な会議室を限定、接続先は特定サーバーのみに限定、と言った工夫を施しています。更に、ペーパーレス会議の開始時に参加に必要なパスワードを口頭で伝達しているので、情報漏洩の可能性はゼロに等しく、全ての面で安心して活用できます」と語られ、ご満足いただいているようです。
さらに、同社の試算によると、大幅なコスト削減にもつながっているといいます。

画像:会議準備、会議室/タブレットの予約はPCで行なう

会議準備、会議室/タブレットの予約はPCで行なう
※下段画面は自社開発された予約システム

「1部10ページの資料で月に延べ32回、延べ332人が会議を行なった場合で試算してみました。出力コスト、帳合い作業などの人件費、効率化による会議時間の短縮コストなど含めて、月に数十万円単位の削減ができています」(藤野様)

画像:タブレットは、専用保管庫で厳重に管理

タブレットは、専用保管庫で厳重に管理

今後について

ペーパーレス会議を他の拠点にも展開していきたい。

DNPグループの中で最初にペーパーレス会議を導入された、DNPファシリティサービス様。グループ内企業を対象とした「働き方の変革 GOOD AWARD 優秀賞」を受賞され、今後はペーパーレス会議を軸に一層、「働き方の変革」を推進されるご予定です。
「まずは、タブレットの台数が足りなくなってきているので増やしたい。そして、他の拠点にも費用対効果を見ながらペーパーレス会議システムを導入したいと考えています。リコージャパンさんは、ソリューション的な質問に対してほぼすべて回答していただけるし、要望に応じて各分野の専門家が提案をしてくれるので、大変頼りにしています」(藤野様)

RICOH Smart Presenterの導入メリット

資料の出力に膨大な量の紙を必要とし、また、配布資料の回収にかかる手間が課題に。RICOH Smart Presenterの導入により、より“スマート”な会議を実現。出力にかかるコストを削減するとともに、手間の効率化につながった。

導入システムサービス

iPad/iPhoneを活用したペーパーレス会議のソリューション『RICOH Smart Presenter』は、専用サーバー『RICOH Conference Center』を導入することで会議の開催ごとに発生する資料の印刷コスト、製本や配布・回収の手間、情報セキュリティなど、会議にまつわるさまざまな課題を一気に解決することができます。

[簡単操作]

iPadならではの直感的な操作環境で初めての方でも迷いません。小さな文字や表などの数字も、画面上で自由に拡大できます。

[シンプル]

参加者は、会議参加を選択するだけで資料のダウンロードが開始。また、発表者の操作で資料のページも自動同期します。

[安定性]

すでに国際会議で運用されており、高い安定性を実証済みです。また、会議終了と同時に参加者のiPadから機密情報を消去。情報セキュリティも確保できます。

Company Profile

画像:株式会社DNPファシリティサービス

  • 会社名:株式会社DNPファシリティサービス
  • 所在地:東京都新宿区市谷鷹匠町2番地1号
  • 設立:平成11年4月1日
  • 従業員数:742名

DNP(大日本印刷)グループの一員として、施設・ビル管理事業、セキュリティ事業、食・運動・保養を通じた健康づくり事業、生活利便事業の4つの事業を展開されている。


  • 本ページに掲載されている情報は、2018年4月現在のものです。
ダウンロード

ダウンロード

この事例を印刷用にダウンロードしてご利用いただけます。

PDF版ダウンロードはこちら

お問い合わせ

ソリューションに関するお問い合わせ・ご相談はこちら

お問い合わせ