このページの本文へ このサイトのメインメニューへ
言語切替メニュー

RICOH imagine. change.

日本 - ソリューション・商品サイト Change
このページの本文へ ここからこのサイトのメインメニュー Menu
現在地

Share

ここから本文です

契約書管理サービス クラウド版

契約書管理サービス クラウド版

契約書管理、その必要性はわかっているけど、なかなかね・・・

契約書管理は取引や約束事の起点となる最重要文書でありながら、「担当者任せで属人管理になっている」または、「一元管理はしているがその管理業務が負担になっている」などのように、まだまだ適切な管理には至っていないというのが、よくある状況ではないでしょうか。

画像:簡便・低コストな導入と継続的な運用をサポートする 契約書管理サービス クラウド版

リコーグループの「契約書管理サービス クラウド版」は、 契約書の管理・検索を効率化するクラウド版の管理システムと、導入および運用における契約書の電子化やシステムデータメンテナンス等のアウトソーシングを組合わせてご提供するサービスです。
契約書の管理ニーズに応じたサービスの組合わせで、お客様の営業効率の向上や契約書管理の業務負担軽減を実現いたします。

画像:契約書管理システム

サービス概要

「契約書管理サービス クラウド版」は 契約書管理のプロセスをユニット化することにより、お客様の状況に合わせて必要なサービスだけを組合わせることや、スタートできるところから順次始めることが可能です。
特に、導入後に発生する契約書のスキャン業務や、システムの設定変更、データメンテナンスなど、運用における様々な付帯業務をお客様に替わって行うサービスメニューを備えており、契約書管理の品質と運用の維持を継続的にサポートいたします。

■サービスメニュー構成

画像:サービスメニュー構成

■サービスの特長

●契約書以外の文書も管理

管理するアーカイブ(文書種)数は、基本で5アーカイブまで設定することができ、追加も可能です。契約書だけではなく、その他の組織文書、共有文書の管理にもご利用いただけます。


●運用時のメンテナンスサポートを手厚く

月額のクラウド利用料には、人事異動や組織変更などで発生するIDの追加・変更、フォルダの修正、権限設定など、手間のかかるメンテナンス作業(50件分)が含まれています。お客様の運用における付帯業務を大幅に軽減します。


●原本保管との連携サービス

契約書原本の外部保管をご要望のお客様には、リコーロジスティックス㈱(RLC)の文書保管サービスをご案内し、原本と連携した管理が行えるようにしています。

画像:サービスの特長

サービス事例

■お客様プロフィール

お客様の事業:店舗開発・運営等 ご担当部門:経理部 ご利用人数:約100名

■お客様のお困りごと

本社の経理部で契約書の一元管理を行っているが、各拠点からの問合せがある度に経理部のスタッフが原本を探し、スキャンしてメールで送付していたため、経理部の業務負担となっていました。また事業拡大にともない契約書も増加していき、保管スペースを常に増やしていかなければならなくなるという問題もありました。

■導入サービス

【導入ユニット+運用ユニットA+原本保管】

既存の契約書を電子化し、クラウドの契約書管理システムで各拠点からもWeb閲覧を可能にしました。
また、契約書の原本は、外部倉庫リコーロジスティックスに移管し、原本参照が必要なときのみ、取出し配送を利用するようにしました。

画像:サービスメニュー構成

■導入効果

●契約書管理業務の負担を大幅軽減

経理部での契約書一覧作成、原本保管業務、問合せ対応業務が不要となり、各拠点からもWeb閲覧で済むことにより問合せする工数がなくなり、管理側と利用側の負担が大幅に削減されました。

●随時発生する契約書も効率的に電子化

契約書のスキャニングをアウトソーシングすることにより、経理部で自ら行うスキャン作業よりも、短時間で効率的に電子化することができ、経費削減となりました。

●外部保管による保管コスト削減とオフィススペースの有効活用

高い賃料のオフィスに保存していた契約書のスペースを業務スペースに有効活用することができ、保管にかかる費用のコストダウンも図れました。

商品をご利用中のお客様へ

お問い合わせ

お問い合わせ窓口はこちら

お問い合わせ