このページの本文へ このサイトのメインメニューへ
言語切替メニュー

RICOH imagine. change.

日本 - ソリューション・商品サイト Change
このページの本文へ ここからこのサイトのメインメニュー Menu
現在地

Share

ここから本文です

契約書管理サービス クラウド版

契約書管理サービス クラウド版

契約書管理に限界を感じていませんか?

  • 探している契約書がすぐに見つけられない
  • 契約書管理のシステム化のノウハウがない
  • 期限管理が徹底されておらず、更新手続きの抜け漏れがある
  • 紙ベースの契約書の為、情報共有・活用がされていない
  • 契約書以外の文書管理でも悩んでいる

お客様の悩みはリコーの契約書管理サービスで解決できます!

画像:お客様の悩みはリコーの契約書管理サービスで解決できます!

契約書の整理や共有は、働き方改革を実現する環境づくりに欠かすことのできない重要プロセスです。
リコーグループの「契約書管理サービス クラウド版」は、お客様の重要な契約書の電子化と、文書管理・検索の仕組みをクラウド版の文書管理システムで提供するサービスです。あわせて毎月発生する契約書の電子化とシステムメンテナンスなどの運用業務を弊社が代行し、ご提供いたします。

■サービス概要

●契約書以外の文書も管理

管理するデータベース(文書種)数は、基本で5個まで設定することができ、追加も可能です。
契約書だけではなく、その他の組織文書、共有文書の管理にもご利用いただけます。

画像:契約書以外の文書も管理

●運用時のメンテナンスもサポート

月額のクラウド利用料には、人事異動や組織変更などで発生するIDの追加・変更、フォルダの修正、権限設定など、手間のかかるメンテナンス作業が含まれています。お客様の運用における付帯業務を大幅に軽減します。

月額に含まれるメンテナンス作業件数には上限があります。

●文書保管との連携サービス

契約書原本の外部保管をご要望のお客様には、文書保管サービスで原本と連携した管理が可能です。

文書保管サービスは物流パートナー会社との連携サービスとなります。

画像:文書保管との連携サービス

■MyQuick機能紹介

  • 素早く探せる検索機能
  • 豊富なビュー表示
  • 期限管理の省力化
  • アラートメール通知
  • ワークフロー
  • 文書の公開期間管理
  • 細かく設定できる操作(アクセス)権限

 ・・・etc

My Quickはインフォコム社の商標です。

画像:MyQuick機能紹介

■導入効果

●契約書管理業務の負担を大幅軽減

各拠点から直接クラウドの契約情報を閲覧できるため、管理部門への問い合わせがなくなります。
契約書の期限管理が自動化され、契約書の更新漏れを未然に防ぎます。

●随時発生する契約書も効率的に電子化

契約書のスキャニングをアウトソーシングすることにより、自社で行う電子化よりも効率的に実施することができ、経費削減となります。

●保管スペース削減による業務スペースの有効活用

高い賃料のオフィスに保存していた保管スペースを、業務スペースに有効活用することができ、保管にかかる費用のコストダウンも図れます。

■導入事例

<お客様プロフィール>

お客様の事業:店舗開発・運営等 ご担当部門:経理部 ご利用人数:約100名

<お客様のお困りごと>

本社の経理部で契約書の一元管理を行っているが、各拠点からの問合せがある度に経理部のスタッフが原本を探し、スキャンしてメールで送付していたため、経理部の業務負担となっていました。また事業拡大にともない契約書も増加していき、保管スペースを常に増やしていかなければならなくなるという問題もありました。

<導入サービス ※クラウド+運用支援+原本保管>

既存の契約書を電子化し、クラウドの契約書管理システムで各拠点からもWeb閲覧を可能にしました。
また、契約書の原本は外部倉庫に移管し、原本参照が必要なときのみ、取出し配送を利用するようにしました。

画像:サービスメニュー構成

お問い合わせ

お問い合わせ窓口はこちら

お問い合わせ