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Ridoc GlobalScan Version2

スキャニングする人、管理する人両方に「カンタン!」と実感していただけるように。
徹底してこだわったのは、シンプル&使いやすさです。

Before

ルールを決めて、電子化して、保管というワークフロー。
これがなかなか面倒。

従来は、複合機でのスキャニング設定や、スキャニング後のワークフローが煩雑。電子化した後の活用を意識した運用になっていないため、結局、電子化作業が定着しなかったり、電子化された情報が活用されていないケースが多かったようです。

Before ルールを決めて、電子化して、保管というワークフロー。これがなかなか面倒

【 文書管理の鉄則と課題 】

  • 見積書や請求書、受領書など、定型業務で絶えず発生する紙文書のファイリングは、「ルールを守る」ことが重要。他のファイルに紛れてしまった書類は、見つけ出すことが困難です。
  • ファイリングの担当者は「文書管理のルール」を常に意識しなければならないし、管理者は担当者が変わるたびにルールの徹底が必要。それでも人為的なミスが発生しないとは限りません。

After

「Ridoc GlobalScan Version2」なら、複合機のボタンを押すだけ。
スキャニング設定も保管ルールも意識する必要ありません。

  • ユーザーは、複合機側の操作パネル上で「見積」「発注」などと記されたボタンを押し、スキャニング操作をするだけ。後は「Ridoc GlobalScan Version2」があらかじめ管理者が設定したルールに基づき、自動的に電子化して保管します。スキャニング設定や保管ルールを意識する必要はありません。
  • 整理して保管されていれば、必要なときに必要な情報の検索が可能。今まで進まなかった電子化を「Ridoc GlobalScan Version2」が一気に加速します。

After 「Ridoc GlobalScan Version2」なら、複合機のボタンを押すだけ。スキャニング設定も保管ルールも意識する必要ありません。

【すでにRidoc GlobalScan Version2をご導入されたお客様の声 】

「大量に届くファクス受信文書を自動的に電子化し、整理保存できるようになった。」
「社員はもちろん、派遣社員の方々でも簡単に利用でき、オペレーションミスがなくなった。」
「営業所や支店などでIT管理者がいなくても、簡単に設定しスキャニングできる。」
「組織の変化に合わせて、柔軟にシステム構築できる。」
「文書情報から検索できるため情報が活用できるようになった。」

例えば、こんな活用法で、お客様の業務改善をサポートします。

Case1:【業種】大手金融業、大手チェーン展開の流通・店舗のお客様
【帳票】申込書/営業日報/クレーム報告書

お困りごと

  • ファクスや社内便で文書のやりとりをしているため、通信費や送料などのコスト削減が思うように進まない。
  • 誤送信や紛失による情報漏えいのリスクがつねにある。
  • 場所によって文書が届くまで時間差があり、次工程に影響が出る。

従来の業務の流れ(社内便で文書のやりとりを行なっている場合)

解決

リコー複合機*で文書をスキャニングする際に、文書情報の入力項目や配信先をあらかじめ設定した操作画面で簡単に行えます。

  • 即時性:ネットワーク利用によりスピーディーに情報伝達が可能
  • セキュリティ対策:紛失による外部への情報漏えいを抑止
  • コスト削減:配送費、用紙代などを削減可能
  • 作業負荷軽減:登録/入力作業やファイリングの負荷を軽減

Ridoc GlobalScan Version2 導入後

Case2:【業務】貨物輸送サービス業、メンテナンスサービス業などのお客様
【帳票】受領書/メンテナンス作業報告書など

お困りごと

  • お客様の捺印済みの帳票を業務担当者が1枚ずつ確認するのに時間がかかる。
  • 基幹システムへ、人手で作業完了の入力を行なうため、手間とコスト(人件費)がかかる。
  • 現場の担当者やお客様からの問い合わせ等に迅速な回答が行なえない。

従来の業務の流れ(受領書の処理を人手に頼っている場合)

解決

帳票に印刷されたバーコードの情報を、スキャニング後の保存先や作業ステータスの自動変更などに活用できるため、作業効率アップとコスト削減を実現します。

  • 作業負荷軽減:帳票の確認、入力、保管などの作業を軽減
  • コスト削減:人員削減によるコスト削減
  • スピードアップ:業務の効率化、問い合わせへの迅速な対応

Ridoc GlobalScan Version2 導入後

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