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Ridoc Smart Director

特長1: カンタン・ファクスソリューション

ご安心ください。基本は3ステップの簡単操作。導入した日から、
すぐに使い始められるペーパーレス・ファクスシステムです。

おしごとブラウザーを起動。受信~返信まで1つの画面で一連の処理が行なえます。


ペーパーレスファクスを1画面で快適に操作

「おしごとブラウザー」でファクス受信文書を開き、送信元の名前や件名などの情報(文書プロパティ)を入力。そして必要に応じて文書にコメントを付けて送信元に返信、同時に保管できます。プロパティを設定しているため、後々の検索も容易です。これらが、1画面で処理できるため仕事の効率が大幅にアップします。

画像:ペーパーレスファクスを1画面で快適に操作


Step 1 受信

A 一覧のサムネイル表示が可能

文書一覧、検索結果一覧、新着通知一覧において、特大・大・中・小のサイズで、サムネイル表示が可能。直感的に、目的の文書にアクセスでき、速やかに編集作業に移ることができます。また詳細表示に切り替えれば、文書の処理状況などが一目で把握でき、文書管理に便利です。

画像:一覧のサムネイル表示が可能

A おしごとモニターで新着通知、一覧表示

ファクス受信した際は、パソコン画面上の「おしごとモニター」で新着通知をポップアップ表示*。他の作業を行なっている場合でも、速やかにファクス受信文書の確認作業に移ることができます。また、「おしごとモニター」の表示時間を1~300秒までの間で任意に設定可能。さらにボタンを押すまで表示が消えない設定もできます。

画像:おしごとモニターで新着通知、一覧表示


Step 2 編集

B ファクス受信文書を、画像エディターで開く

文書一覧で、任意の文書を選択しダブルクリック。画像エディターで文書を開くことができます。内容確認のために、ペイントや専用のアプリケーションを、わざわざ立ち上げる必要はありません*。送信元名や日時など文書プロパティも同時に確認できます。

  • *PDF形式の文書は、アプリケーションを起動して開きます。
B 画像エディターでコメントを追記

内容を確認したファクス文書の任意のスペースに、画像エディター(おしごとペイント)で、文章や必要事項を追記可能。顧客からの注文書に対しては、画面上で日付印の挿入、ご挨拶文や納期の回答などを書き添えることができます。例えば、お客様から注文書をいただいた場合は、ご注文のお礼と納期の返信を日付印入りですぐに処理できます。

画像:画像エディターでコメントを追記

C 文書プロパティで送信元名・処理状態などを入力

画像エディターで表示した文書を見ながら、文書の「名前」ファイルの「格納場所」「処理状態」「担当者名」「件名」「顧客名」「送信元名」などを、細かく設定可能。管理者の方が文書一覧で処理状態を確認することで業務の進捗状況が一目でわかります。

Step 3 返信

D ボタン1つで、ファクス返信、保存が可能

『Ridoc Smart Director』では、ファクス受信した文書に追記を行なった後、印刷することなく、そのまま送信元へファクスで返信できます。また、返信した文書はファイルサーバーなどに電子データで保存が可能。さらに、頻繁にこれらの一連の操作を行なう場合は「おしごと設定*1*2」をしておけば、ボタンを1回クリックするだけで、複数の操作がまとめて実行されます。

  • *1「おしごと設定」の「保存先を決める」画面に、Ridoc FAX Transmitter引渡しが追加されます(Ver.1.1.2.0以降)。
  • *2「おしごと設定」は最大50個まで登録できます(Ver.1.1.2.0以降)。

画像:ボタン1つで、ファクス返信、保存が可能

A 加工したいページの指定が可能

文書全体ではなく、連続する複数ページのみ指定して、おしごと実行が可能。例えば、2~4ページまでを印刷、2ページ以降をファクスなどの設定が行なえます。


さらに進んだ使用例

カンタン・ファクス受発注ソリューション

受発注業務担当者の方全員に『Ridoc Smart Director』を
導入することで、業務全体を速やかに改善できます。

画像:Before

紙を利用し、ファクス受発注業務を処理している場合。

<悩み>

  • ファイリングしている注文書を見つけるのに時間がかかるため、担当者が不在の場合、お客様に迅速な対応ができない。
  • 注文書の処理状況について、全員が把握しにくい。

画像:After

<解決>

ファクス受信文書を電子化し、担当者全員で注文情報の共有化を実現。
顧客への迅速な対応が可能になります。

ファクス受信文書を電子化し、担当者全員で注文情報の共有化を実現。顧客への迅速な対応が可能になります。

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