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JobMagic - 導入事例 (宇徳ロジスティクス株式会社)

決裁業務の効率化と情報管理の一元化により
業務品質向上・社内コミュニケーション活性化を実現

概要

宇徳ロジスティクス株式会社様(以下、宇徳ロジスティクス)は、社内の決裁業務を紙で行っており、業務効率・コンプライアンス面での課題を抱えていた。この課題解決のため、クラウドサービスとタブレット端末を活用した社内ポータルの構築に着手した。

お客様プロフィール

お客様名宇徳ロジスティクス株式会社
本社神奈川県横浜市中区錦町9番地
設立1965年4月5日
資本金5,000万円
主な事業内容貨物自動車運送事業
従業員数80名
URLhttp://www.utoc-logi.co.jp/
宇徳グループ ※株式会社宇徳HP:https://www.utoc.co.jp/

※本ページに掲載されている情報は、2013年7月現在のものです。

宇徳ロジスティクス株式会社 総務部 部長代理 高田 貴浩 氏宇徳ロジスティクス株式会社
総務部
部長代理
高田 貴浩 氏

導入の背景/課題

海上・陸上の運送事業を中心とする物流サービスをトータルに手掛ける株式会社宇徳。宇徳ロジスティクスは、宇徳グループの陸上輸送部門として、高品質な物流サービスを提供している企業だ。安心・安全な輸送の実現と物流の最適化を目指し、輸送状況の管理や車両の運行状況を管理するシステムを導入するなど、IT活用による業務改善を積極的に進めているのも同社の特徴だ。

宇徳ロジスティクスでは、社内の決裁業務に課題があった。すべての申請手続きは紙文書で行っており、社員は申請の都度、文書を作成する手間が発生していた。紙で申請を行っていることで、申請文書紛失や、承認ルートが守られないといった、内部統制上のリスクも抱えていた。申請文書だけでなく、社内規定や報告資料など、日常業務で社員が参照・共有すべき文書が社内に散在しており、業務効率が悪く、社員間の業務連携にも支障がでていた。

社内システムの導入・運用責任者である、宇徳ロジスティクス 総務部 部長代理の高田貴浩氏は、当時の様子を振り返る。「もともと、社内のコミュニケーション全体を向上させたい、という問題意識を持っていて、さらに決裁業務の効率化とスピードアップ、コンプライアンス遵守等の課題を解決する手段を探していました。また、クラウドやiPadといった、新しい技術・ツールを社内に取り入れることで、仕事のやりかたや社員の意識を変えることができないかとも考えていた時期で、いろいろな要素を考慮しながら、最適なコミュニケーションツールは何かと模索していました」。

導入サービス

そのような中、新しいグループウェア導入のきっかけとなったのが、リコージャパンが主催する業務改善セミナーだった。「iPadの操作体験ができるということで参加したのですが、その会場でJobMagicのデモを見かけ、これだと直感しました」(高田氏)。JobMagicは、リコーITソリューションズが提供するクラウドサービス(現在はリコージャパンよりご提供中)で、オフィスワークに欠かせないさまざまな機能の中から、使いたい機能を選択して利用できるのが特徴だ。「審査・承認ワークフロー、Webメール、文書管理、勤怠管理といった、自社で必要と感じていた機能がひととおり揃っていて、不必要な機能もありません。画面がシンプルで、システムに詳しくない社員でも簡単に使えると思いました。その場でJobMagicの見積をもらいましたが、初期費用・ランニング費用ともに非常に安いのも魅力でした」と、JobMagicの第一印象を高田氏は語る。

それまでに複数のグループウェアやワークフローツールを比較検討していたが、価格が高いこと、何よりシステムの柔軟性がないことが、導入のネックとなっていた。「コミュニケーション向上のため、単なるグループウェアではなく、社員みんなが参加したくなるポータルにしたかった。そのため、画面設計等をカスタマイズできることが必須条件でした」(高田氏)。機能・価格・柔軟性のすべてにおいて条件を満たすグループウェアとして、JobMagicの導入が決定された。

導入決定後、社内ポータルとしてJobMagicを利用するための準備として、申請ワークフローの設定、社内規定等の共有文書のデータ移行、デザインのカスタマイズが行われた。見積審査、与信審査、経費申請、設備利用申請、営業報告等をJobMagicで処理できるように、ワークフローと申請画面が設定された。会社のオリジナリティを出すためのデザインのカスタマイズでは、細部にまでこだわった。ログイン画面には自社のロゴマークを配置し、機能アイコンの名称は、社内業務に即した宇徳ロジスティクスオリジナルの名称に改めた。さらに、クラウドのメリットを最大限に生かすため、JobMagicと同時にiPadを導入し、JobMagicのクラウド上のデータにiPadからアクセスできるようにした。導入から本格稼動までに要したのは約2か月。クラウドサービスならではのスピード導入だ。

導入効果

サービス利用開始以降、社内の申請業務のほぼすべてが、JobMagicで処理されることになった。これにより、社内で共通利用するドキュメントがJobMagic上で一元的に保存・管理される仕組みが出来上がった。

申請文書は、JobMagicの定型フォーマットを使い手軽に作成でき、文書添付もクラウド上の電子データを使って簡単に処理できるようになった。また、決裁者は、iPadを使って社外からも承認処理ができるようになり、申請~決裁スピードが格段に上昇した。

会議においては、JobMagicの文書管理ボックスに資料を格納し、iPadやリコーのインタラクティブホワイトボードで閲覧・投影する進め方に改めた。これにより、1回の会議あたり約200枚の紙の削減を実現。日常業務でクラウドサービスを活用することで、大幅なペーパレス化に成功した。

これまで徹底できていなかった営業報告も、定型の書式で全営業マンが作成し、承認するフローが確立した。「営業日報はもちろん、社外でのトラブル発生時に現場からiPadを使って状況を報告できるようになりました。これにより事後対応を迅速に行えるようになりました。さらに、全営業案件がシステム上で一元的に管理・共有されることで、離れた事業所間での案件引き継ぎや、事業所間で連携しての顧客提案活動が可能になりました。営業日報は上司と役員が確認し、コメント付きで承認を行っています。これにより、営業マンへ素早く適切な指示を出すことができ、お客様への対応もスピードアップしました。カスタマーサービス部門と営業の情報共有もでき、部門間連携にも役立っています」(高田氏)。業務効率改善のみならず、お客様対応の品質向上にも効果が出始めている。

ログイン後のTOP画面には、社員への通達や共通スケジュール等、社員が必ず見る必要がある情報が表示される。イベントの報告など、社内報の機能も盛り込まれた。

今後の展望

今回のJobMagicの導入により、「クラウドのメリットを確認できた」と高田氏は語る。「ワークフローやデータ管理をクラウドに一元化したことで、会社全体での業務の状況や、社員の活動状況が可視化でき、次にどこに手をうつべきかが見えてきました。さらなる業務改善と同時に、JobMagicをポータルとしてより充実させるため、複合機と連携したFAX受信管理・勤怠管理などの機能追加を、すでに検討開始しています」と、高田氏は今後の取り組みへの意欲を語った。

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