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【連載】ワークスタイル変革を成功に導く「コミュニケーション」の見直し Vol.4

コラボレーションを支援するコミュニケーションツールとは(2)

ワークスタイル変革を進める上で、「コミュニケーションのあり方の見直し」は避けて通れない検討事項の1つです。前回は、コラボレーションの実現に必要なリアルタイムのコミュニケーションツールについてご紹介しました。今回は連載の最終回。コラボレーションで重要となる「必要なときにすぐに集まることができる場」を用意するために必要な機能やツールについてお話します。

コラボレーションの新しいスタイル、ハドルコンセプト

すでに社内に多くあるオープンな打ち合わせスペース。コラボレーションに適した「場」になっていますか?コラボレーションには、必要なときにメンバーがすぐに集まってコミュニケーションがとれる「場」が必要です。リコーではそんな新しいコラボレーションのスタイルをハドルコンセプトと呼んでいます。ちなみに、ハドルとは、アメリカンフットボールで使われる用語で、試合中フィールド内に集まって行う短い作戦会議のことを言います。

オフィス内のオープンなスペースに予約無しにすぐに使える打ち合わせスペースを作ることで、メンバー間の連携がすばやくとれるようになり、コラボレーションを活性化します。

オープンな打ち合わせスペースはあるけれど、活用されていない

ある調査によるとオフィスのオープンスペースにある打ち合わせスペースの数は、部屋として用意された会議室の数よりも多い、という結果が出ています。また、その調査ではオープンな打ち合わせスペースの約7割は4人用で、6人用とあわせると9割以上が少人数での打ち合わせ用のスペースになります。

しかし、社内のオープンな打ち合わせスペースはすでに多くあるもの、コラボレーションに適した「場」になっているでしょうか?机と椅子だけのスペースになっていませんか?本来、オープンな打ち合わせスペースこそ、メンバーが議論し連携して業務を進めるコラボレーションの「場」としての環境を用意するべきです。では一体、どのような機能、ツールを用意すればよいのでしょうか。

画像:オープンな打ち合わせスペースはあるけれど、活用されていない

「共有された場」に必要な3つの機能

これまでのコラムでも、コラボレーションには「共有された場」が必要と紹介してきました。「共有された場」とは、メンバーのアイデアや議論の内容が表現され、その内容を比較・検討しながらコミュニケーションができる“場”のことです。たとえば、考えを伝えるときに紙やホワイトボードを利用したり、プロジェクターに表計算ソフトでデータを表示しながら議論することはありませんか?このようなツールは、コラボレーションの実現に必要なものになのです。

「共有された場」に必要な機能は主に次の3つになります。

1.情報を表示する

<メンバーが持っている情報を共有する>

共有するためのツールとしては「紙」や「プロジェクター」、「ディスプレイ」が一般的です。最近は情報を電子データで持つことが多いため、その場ですぐに表示、共有できるプロジェクターやディスプレイの方が便利に使うことができます。

<大きい画面で情報を共有する>

打ち合わせの参加者が「視線を合わせて」「同じ情報を見る」ことで、議論への集中度が高まります。紙資料を配布する場合、参加者がそれぞれ興味のあるページを見てしまうため、今議論すべき話題に集中できないということが起こりがちです。このため、参加者が1つの画面を見れる環境を作ることで、全員が議論に参加する環境が生まれます。

画像:情報を表示する

2.アイデアをその場で表現する

<メンバーのアイデアや意見を目に見える形に記録する>

コラボレーションための議論では、その場でいろいろアイデアや意見がでてきます。そのためメンバーから出てくるアイデアや意見を目に見える形に記録することが重要になります。よく利用されるツールはホワイトボードです。その場で出た意見を書き留めながら説明することでメンバー間の理解を深めます。

また、会議中にパソコンで議事録を作成しながら行う会議では議事録の内容を参加者が見えるようにする必要があります。図や表などグラフィカルな表現の方が説明がしやすい場合では、ホワイトボードの方が適していると言えるでしょう。

画像:アイデアをその場で表現する

アイデアや意見を「見える化」することの効果はいろいろあります。

●理解が深まり、誤解が防げる

●アイデアや意見に対して客観的に議論できる

●議論が見える化されるので、話が発散せずにまとまる

最近は会議のファシリテーションが注目され、ホワイトボードをうまく使うことが秘訣と言われています。また電子データをもとに議論することも多いため、表示したデータに直接アイデアや意見を書き込めることも必要になります。

3.結果を持ち帰る

<議事録を作成・共有する>

打ち合わせは次の作業につながり、議論の結果を持ち帰る必要があります。会議では議事録がこれにあたります。しかし、ちょっとした打ち合わせの際にいちいち議事録を作成、発行することは少ないでしょう。打ち合わせをしたので、「伝わったはず」、「合意したはず」と思っていたのに、実は相手が異なった解釈をしていたため、あとになってトラブルになるという経験をしたことはありませんか?

全員が持ち帰る、ということが必要です。参加者がそれぞれ自分のノートにメモを取るのではなく、全員が見えるホワイトボードに書き留めて、その内容を持ち帰るようにすることで、「伝わったはず」「合意したはず」という誤解を減らすことができます。

画像:結果を持ち帰る

必要なのは離れた相手とコラボレーションできる環境

多くのコラボレーションはいろいろな部門、会社のメンバーで行います。メンバーが同じ場所に勤務していないために、必要な時にすぐに集まることができないこともあります。また、外出や出張でメンバーが事業所にいない場合もすぐに集まることはできません。コラボレーションを活性化させるには、このような状況でもすぐにメンバーとコミュニケーションをとれる「場」を用意する必要があります。

離れた相手とコミュニケーションをとるツールとしては「電話」が一般的です。しかし、電話は1対1の音声のみのコミュニケーションのため、複数人のチームで行うコラボレーションにはあまり適していません。一方、テレビ会議やWeb会議は、複数人でコミュニケーションができ、映像を通すことで、相手の表情を確認しながら議論することができます。また資料を共有したり、「アイデアをその場で表現する」ことや「結果を持ち帰る」こともできるため、離れた相手とのコラボレーションを促進します。また、インタラクティブホワイトボード(電子黒板)も同様に離れた拠点と資料やホワイトボードへの書き込みを共有することができます。

しかし、「テレビ会議室はあるけれど、いつも他の人に予約されている」、「社外からはつながらない」といった状況では必要なときにすぐにコミュニケーションをとることができません。重要なのは、これらのツールが「オープンな打ち合わせスペース」ですぐに利用でき、「離れた場所」からでもつながることなのです。

<図1>コラボレーションの場をつくるコミュニケーションツール

図:コラボレーションの場をつくるコミュニケーションツール

さらに「簡単で誰でも使える」、「高品質」、「安心・安全」は必須条件

コミュニケーションツールを選ぶ際には、簡単さ、品質、安心・安全も必須条件となります。

<誰でも簡単に使える>

コラボレーションの「場」で利用する機器は、「誰でも使える」必要があります。高機能でも操作が難しくて限られた人しか使えないのであればその機器は利用されません。機器を選ぶ際には、「本当に誰でも使えるのか」を確認する必要があります。

<高品質>

機能があっても使い物にならない性能・品質では意味がありません。「ホワイトボード機能はあるけれど字がスラスラ書けない」、「テレビ会議機能はあるけれど音声が途切れ途切れで会話にならない」などがあるとコミュニケーションができずにコラボレーションが進みません。機能だけでなくコラボレーションに使える性能・品質であるのか、の確認も必要です。

<安心・安全>

特にビジネスでの利用では「セキュリティ」は重要です。社内の重要情報やデータが漏洩しないようにセキュリティ対策が施されている、社内のポリシーにあわせて機器の設定、運用ができるなど、ビジネスに使えるレベルであるかの確認が必要です。またいざというときのサポートが充実しているかといった観点での「安心・安全」も重要なポイントです。

リコーのビジュアルコミュニケーション製品は「コラボレーションの場」を考えたものづくりから生まれた製品です。ぜひ一度、実際の製品の使い勝手をご体験ください。

RICOH SUMMARY

コラボレーションには、必要なときに必要なメンバーがすぐに集まってコミュニケーションがとれる「場」が必要です。リコーはそんな新しいコラボレーションのスタイルをハドルコンセプトと呼んでいます。オフィス内のオープンなスペースに予約無しにすぐに使える打ち合わせスペースを作ることで、メンバー間の連携がすばやくとれるようになり、コラボレーションが活性化します。

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