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ハイパフォーマンス・ナレッジワーク実践法

二面性のあるワークスタイルが知的生産性を高める

業務処理の多くが、ITの進化によって高速化あるいは自動化できるようになった今、ナレッジワーカーには、コンピュータがまだ代替えできない部分である“創造性”や“知的生産性”を発揮する働き方が求められるようになっています。そのために、どのようなワークスタイルを目指すべきか。このコラムでは、「二面性」を切り口に、知的生産性を高めるために必要となる要素を考えます。

「フォーマル」と「インフォーマル」を組み合わせ、コミュニケーションを活性化する

知的生産型のワークスタイルを実現するには、社員間のコミュニケーションの活性化が不可欠です。オフィスにおけるコミュニケーションには、大きく2つのタイプがあります。 ひとつは、「フォーマル」なコミュニケーション。大勢が参加するカンファレンス型の会議から、プロジェクトチーム内で行う少人数のミーティングまで、事前にいつ誰が何時に集まるという予定が組まれているものが、これに当たります。会議でいかに活発で建設的な議論が生まれるかが、組織の生産性を大きく左右します。

一方で、「インフォーマル」なコミュニケーションの価値も、近年注目されつつあります。「廊下で別部署の田中さんとたまたま会って立ち話をした」というように、会議室ではない場所で偶発的・突発的に生まれるコミュニケーション。こうしたコミュニケーションを意図的に誘発することで、組織の風通しを良くし、新しい発想やビジネスの種を社内のさまざまなところで生んでいこうとする考え方が生まれています。

フォーマルとインフォーマル。双方のコミュニケーションの質を高めることが、強い組織をつくることにつながっていくのです。

写真:「フォーマル」と「インフォーマル」を組み合わせ、コミュニケーションを活性化する

「コラボレーション」と「コンセントレーション」を使い分け、パフォーマンスを向上させる

多くのオフィスワーカーは、案件や業務ごとに社内外のさまざまな人とつながり、チームとして動く一方、各個人が担当すべき役割を分担して仕事を進めています。そんな中、知的生産性の向上をめざすためには、「チーム」としてのパフォーマンスと「個」としてのパフォーマンス、どちらも高めていく必要があります。

メンバー同士のつながりを強め、チームとして機能する「コラボレーション(協働)」のための時間と空間、一人で業務に専念する「コンセントレーション(集中)」のための時間と空間。この2つを上手く使い分けていくことが、これからチームをマネジメントしていくうえで重要になると考えられます。

写真:「コラボレーション」と「コンセントレーション」を使い分け、パフォーマンスを向上させる

「リラックス」と「リフレッシュ」で、モチベーションと集中力を高める

「リラックス」と「リフレッシュ」は、一見混同されがちですが、目的が違います。リラックスは「心身の疲労からの回復や、緊張を緩和させる」ための行動。リフレッシュは、「心身のモードを切り替える」ための行動。この2つをワークスタイルに取り入れることで、モチベーションや集中力のアップを期待できます。

新しい企画や設計を考えるとき、多くの人はまず拡散的な思考でいくものアイデアや可能性を探り、その後、収束的な思考でアイデアを絞り込み、そこからさらに磨きをかけていく、というようなプロセスを辿ることと思います。こうした思考活動を行うには適度にリラックスした状態の方が適していると言われています。

さらに、脳の集中力は、思考を続けるうちに集中力が減衰していきます。意識的にリフレッシュのための時間を取り入れることで、知的活動の活性度やモチベーションを大きく回復できると考えられます。

写真:「リラックス」と「リフレッシュ」で、モチベーションと集中力を高める

RICOH SUMMARY

「フォーマル」と「インフォーマル」、「コラボレーション」と「コンセントレーション」、「リラックス」と「リフレッシュ」。知的生産性を高めるためには、さまざまな側面からワークスタイルを考察する必要があります。一見相反するようないくつもの要素が重なり合って、創造的なワークスタイルがかたちづくられていくのです。

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