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【連載】ワークスタイル変革実践事例~リコージャパンMA事業本部(1)

コミュニケーションの質と生産性を高める「コミュニケーション空間変革」

ワークスタイル変革を進めるうえで、課題の1つになる「社員間のコミュニケーション」。本コラムでは、リコージャパンがコミュニケーションの活性化と質の向上を目的に実施したオフィスの改革、「コミュニケーション空間変革」の事例を紹介します。

今、「人が働く空間」としてのオフィスの改革が注目されている

リコージャパンMA事業本部のある田町事業所には半年間で421社、約1,000名の日本企業を牽引する大手企業のお客様が訪れています。目的はオフィス改革のベンチマーク。販売会社であるリコージャパンが取り組む「ワークスタイル変革」の社内実践を実際のオフィスを見学しながら紹介する「LiveOffice」がご好評をいただいています。今「人が働く空間」としてのオフィスの改革が注目されています。MA事業本部の取り組みのテーマは働く場の変革、特に「コミュニケーション空間変革」です。今回はMA事業本部がオフィス移転を機に取り組んだ「コミュニケーション空間変革」についてご紹介します。

画像:今、「人が働く空間」としてのオフィスの改革が注目されている

コミュニケーションの活性化と質の向上には、オフィスの空間作りが鍵

昨今の激しい社会環境の変化の中で、「ワークスタイル変革」と「社内活性化」への関心が高まってきています。ICTの進化により業務プロセス改善の取り組みが進み、業務効率化は劇的な変化を遂げています。その一方、社員間のコミュニケーションを課題としている企業はまだまだ多いのではないでしょうか?

「ワークスタイル変革」や「社内活性化」は組織やチームのパフォーマンス向上だけでなく、ワークライフバランスやダイバーシティの適正化にもつながると期待され、本格的に取り組む企業も増えてきています。組織やチームのパフォーマンス向上にはコミュニケーションの活性化と質の向上が重要であり、そのためにはオフィスの空間作り(仕掛けと道具)がポイントとなります。しかし、オフィスの空間作りは組織横断で取り組むべき課題が多く、IT設備などの機能・性能に対する投資と違って費用対効果を明確に算出しにくいため、経営者の大きな決断が必要となっています。

ICTとは情報通信技術の略称です。

組織統合と事業所移転を機に「働く場」の変革を決断

リコージャパンMA事業部は2011年から「ワークスタイル変革」を掲げ、直行直帰スタイル、フリーアドレスオフィスレイアウトなど、絶えず「働き方」の変革に取り組んできました。2014年7月1日の販売部門、サービス部門、システム開発部門、業務分門を統合した新生リコージャパンの設立を機に、拠点集約による業務効率化、事業所統廃合による経費削減の取り組みを始めました。それに伴い、2014年8月にMA事業本部を含む4事業本部、約2,000名が銀座事業所から田町事業所へ移転することになり、これを機会にこれまで行ってきた「働き方」の変革だけでなく、「働く場」の変革にも着手することを決断しました。

「スピード」と「質」と「コストバランス」が重要

事業所移転に伴う「働く場」の変革は、空間プロデュースであり、オフィスレイアウトの設計から着手まで必要となる大きなプロジェクトで、検討テーマは18にものぼり、社員だけで構成される8つのワーキンググループで対応しました。異なる4つの文化をスピードを持って融合し、最大限の成果を発揮することが大命題で、そのためにはコミュニケーションの場作りが必要不可欠でした。人と時間が拘束され膨大なコストがかかる会議は減らしたいが、情報共有・交換のスピードは止めてはならない。この対極的な課題を解決するためには、「スピードと質とコストバランス」の意識と視点を持つことがととても重要でした。

「スピード」と「質」と「コストバランス」

「人」と「人」とが知恵を出し合える、新しいコラボレーションのかたち

『組織の強さは「人」が支えています。その「人」が活きる組織作りに向け、コミュニケーションの質と生産性を高める「働く場」、特にミーティング空間作りが重要だと考えています。』(MA事業本部プロセス革新部部長行方談)

組織で業務を行う上で、会議で物事をきめたり意思統一を図ることは不可欠です。会議のない企業はありません。常にビジネススピードと費用対効果を意識し、仕事・課題を機軸に知恵を出し合うことが変革につながります。

「コミュニケーション空間変革」では場所だけでなくコミュニケーションツールも駆使した「場作り」を行いました。プロジェクターやテレビ会議、電子黒板などのコミュニケーションツールを活用して、リアルの場とデジタルの場を組み合わせることで、以下のような新しい働き方を実現しています。

画像:「人」と「人」とが知恵を出し合える、新しいコラボレーションのかたち

コミュニケーション空間変革を実現する5つのポイント チームが容易にコミュニケーションを取れる/閉鎖的な思考を打ち破るきっかけがある/時間に縛られない働き方が出来る/空間を越えたコミュニケーションが取れる/集中できる環境が存在している

「コミュニケーション空間変革」を行ったことで現在では、いつでもどこでも誰とでも、必要な時に社員がすぐに集まりコミュニケーションをとることで、「人」と「人」とが知恵を出し合える、そんな新しいコラボレーションのかたちが定着してきています。

次回は、リコージャパンがコミュニケーション空間変革のために実践した5つの取り組みとその効果をご紹介します。

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