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【連載】働き方改革実践事例~リコージャパンMA事業本部(2)

「コミュニケーション空間変革」の5つの取り組みとその効果

リコージャパンMA事業本部がオフィス移転を機に取り組んだ「コミュニケーション空間変革」。「人が働く空間」としてのオフィスの改革をどのように行ったのか。今回は実際の取り組みと効果についてご紹介します。

「コミュニケーション空間変革」の5つの取り組み

「コミュニケーション空間変革」の狙いは、『いつでもどこでも誰とでも、必要なときに社員が即座に集まりコラボレーションし、「人」と「人」とが知恵を出し合える、そんな新しいコミュニケーションのかたちを実現すること』です。そのため「コミュニケーション空間変革」では、図にある5つのポイントを実現するためのコミュニケーションの場作りと活用促進の取り組みを実施しています。今回はその中の主な5つの取り組みをご紹介します。

コミュニケーション空間変革を実現する5つのポイント チームが容易にコミュニケーションを取れる/閉鎖的な思考を打ち破るきっかけがある/空間を越えたコミュニケーションが取れる/時間に縛られない働き方が出来る/集中できる環境が存在している

取り組み1:会議準備に費やす時間の削減

これまで会議室にはプロジェクターなどの投影機器は設置しておらず、会議のたびに持ち込んで使っていました。そのためプロジェクターの貸出機の手配や設置などの会議準備に時間がかかっていました。今回の空間変革では、全会議室にプロジェクターやインタラクティブホワイトボード(電子黒板)などの投影機器を設置することで、準備無しにすぐに会議が始められる環境を用意しました。これにより1会議あたり45分かかっていた会議準備を削減することができ、より重要なコア業務に時間を割くことができるようになりました。

画像:会議準備に費やす時間の削減

取り組み2:プロジェクトのための情報共有の場「フォーメーションエリア」の設置

プロジェクトを組んでのチームセリングの活動では、メンバー間での情報共有の質とスピードが重要になります。これまではプロジェクトの打ち合わせを空いている会議室を探して行っていたため情報の共有が遅れることがありました。今回の空間変革では、プロジェクトが占有して使える場として「フォーメーションエリア」を設置しました。占有の場なのでいつでもすぐにプロジェクトメンバーが集まって情報を共有を行うことができるようになりました。またフォーメーションエリアにはチームのコラボレーションに最適なインタラクティブホワイトボード(電子黒板)を設置しているので、メンバー間で活発な意見やアイデア出しが行われています。

画像:プロジェクトのための情報共有の場「フォーメーションエリア」の設置

取り組み3:離れた拠点や外出先にいるメンバーともすぐにつながる遠隔コミュニケーション環境の整備

これまで複数部門のメンバーが集まるプロジェクト会議や外出が多いメンバーのいる会議などの場合、会議のスケジュール調整に時間がかかったり、すぐに集まることができないことがありました。テレビ会議システムはありましたが数が少ないために予約待ちになるなど、すばやい情報共有の妨げになっていました。今回、テレビ会議を常設したエリアをフロア内に設置し、いつでもすぐに他拠点にいるメンバーと打ち合わせができる環境をつくりました。外出先のメンバーはスマートデバイスで遠隔会議に参加することもできます。資料やインタラクティブホワイトボード(電子黒板)への書き込みも共有しながらコミュニケーションができるので、電話やメールでは伝わらない情報も簡単に共有することができます。

画像:離れた拠点や外出先にいるメンバーともすぐにつながる遠隔コミュニケーション環境の整備

取り組み4:会議室予約管理システムによる会議室の効率的活用

これまで会議室は予約システム上で予約して利用する運用になっていましたが、実際には予約はされているが利用されない「空予約」が多いことが課題でした。これは予約したあとに不要になった場合でもキャンセルをしないことが原因で、これにより会議室は空いているのに予約が取れない場合があり、会議室の稼働率の低下につながっていました。今回、新たに会議室予約管理システムを導入し、空予約の防止や、利用時間になっても利用されない会議予約の自動キャンセルなどを行うことで、会議室の稼働率を向上させることができました。以前は空予約率が30%でしたが、新システム導入後は空予約率は6.9%、会議室の稼働率も約70%と大きく向上しています。

画像:会議室予約管理システムによる会議室の効率的活用

取り組み5:社内デジタルサイネージによる情報伝達

リコーグループでは社内の情報共有はメールや電子掲示板を活用していますが、なかなか情報が周知されたいことが課題の1つとなっています。メールによる情報配信では見落としたり、1度は見ても忘れてしまうこともよくあります。以前はポスターなどのオフィス内の掲示物などでも情報周知を行っていましたが、今は社内美化やセキュリティの観点から行っていません。今回のコミュニケーション空間変革では、こうした社内の情報伝達をデジタルサイネージで行う取り組みも進めています。デジタルサイネージはプロジェクターやディスプレイで情報を常時表示するシステムで、オフィス内に常時表示されているので自然に目に入るだけでなく、表示する情報をタイムリーに切り替えることもできるため、情報伝達の手段として有効です。企業から社員への通達情報だけでなく、商品情報や部署やメンバー紹介、災害時の情報伝達など様々な情報共有に利用しています。

画像:社内デジタルサイネージによる情報伝達

「コミュニケーション空間変革」の成果

MA事業本部で「コミュニケーション空間変革」の成果を試算したところ、1回の会議開催の準備時間が平均で45分削減できていることがわかりました。これは月平均で約740万円のコストの削減にあたります。社員へのアンケートでも54%の社員が「会議事前準備がなくなった」と回答しており、社員も実感していることが明らかになりました。また、今回の調査では、「コミュニケーション空間変革」の前と後ではお客様対応件数が50%向上したという結果が出ています。このようにワークスタイル変革はコスト削減だけでなく、コア業務への集中による業績向上にもつながります。

「コミュニケーション空間変革」による主な効果 会議の準備時間を45分削減/会議・会議開催コスト約740万円削減/月・社員の54%が「会議事前準備がなくなった」・お客様対応件数54%UP

今回はリコーグループのワークスタイル変革の取り組みの1つとして、リコージャパンMA事業本部の実践事例をご紹介いたしました。リコーグループでは、実際のオフィスを見学いただきながらご紹介する「LiveOffice」なども含めて、実際に実践できるワークスタイル変革をご提案いたします。ぜひ一度ご相談ください。

RICOH SUMMARY

今、「人が働く空間」としてのオフィスの改革が注目されてます。組織やチームのパフォーマンス向上にはコミュニケーションの活性化と質の向上が重要であり、そのためにはオフィスの空間作り(仕掛けと道具)がポイントとなります。

『いつでもどこでも誰とでも、必要なときに社員が即座に集まりコラボレーションし、「人」と「人」とが知恵を出し合える、そんな新しいコミュニケーションのかたちを実現すること』は単なるコスト削減だけではなく、コア業務への集中や組織能力の向上を通して業績向上、企業価値の向上につながります。



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