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【連載】働き方改革を成功に導く「コミュニケーションの見直し」と「コラボレーションの活性化」 Vol.5

チームのコラボレーションに必要な環境づくりの4つのポイント

前回のコラムでは、コラボレーションを促進する環境をつくる上で必要なコミュニケーションツールについて紹介しました。今回は連載の最終回。チームのコラボレーションに必要な環境づくりの4つのポイントとコラボレーションの新しいスタイルのHUDDLE WORKPLACE(ハドル ワークプレイス)についてご紹介します。

チームのコラボレーションに必要な環境づくりの4つのポイント

1.必要なときに必要な人とすぐに話せる

多くのコラボレーションはいろいろな部門、会社のメンバーで行います。メンバーが同じ場所に勤務していないために、必要な時にすぐに集まることができないこともあります。また、外出や出張でメンバーが事業所にいない場合もすぐに集まることはできません。コラボレーションを活性化させるには、このような状況でもすぐにメンバーとコミュニケーションをとれる「場」を用意する必要があります。

離れた相手とコミュニケーションをとるツールとしては「電話」が一般的です。しかし、電話は1対1の音声のみのコミュニケーションのため、複数人のチームで行うコラボレーションにはあまり適していません。一方、テレビ会議やWeb会議は、複数人でコミュニケーションができ、映像を通すことで、相手の表情を確認しながら議論することができます。また資料を共有したり、「アイデアをその場で表現する」ことや「結果を持ち帰る」こともできるため、離れた相手とのコラボレーションを促進します。また、インタラクティブホワイトボード(電子黒板)も同様に離れた拠点と資料やホワイトボードへの書き込みを共有することができます。

<図1>コラボレーションの場をつくるコミュニケーションツール

画像:コラボレーションの場をつくるコミュニケーションツール

2.皆のアイデアを可視化する

<メンバーが持っている情報を共有する>

共有するためのツールとしては「紙」や「プロジェクター」、「ディスプレイ」が一般的です。最近は情報を電子データで持つことが多いため、その場ですぐに表示、共有できるプロジェクターやディスプレイの方が便利に使うことができます。

<大きい画面で情報を共有する>

打ち合わせの参加者が「視線を合わせて」「同じ情報を見る」ことで、議論への集中度が高まります。紙資料を配布する場合、参加者がそれぞれ興味のあるページを見てしまうため、今議論すべき話題に集中できないということが起こりがちです。このため、参加者が1つの画面を見れる環境を作ることで、全員が議論に参加する環境が生まれます。

<メンバーのアイデアや意見を目に見える形に記録する>

コラボレーションための議論では、その場でいろいろアイデアや意見がでてきます。そのためメンバーから出てくるアイデアや意見を目に見える形に記録することが重要になります。よく利用されるツールはホワイトボードです。その場で出た意見を書き留めながら説明することでメンバー間の理解を深めます。

また、会議中にパソコンで議事録を作成しながら行う会議では議事録の内容を参加者が見えるようにする必要があります。図や表などグラフィカルな表現の方が説明がしやすい場合では、ホワイトボードの方が適していると言えるでしょう。

画像:皆のアイデアを可視化する

アイデアや意見を「見える化」することの効果はいろいろあります。

  • 理解が深まり、誤解が防げる
  • アイデアや意見に対して客観的に議論できる
  • 議論が見える化されるので、話が発散せずにまとまる

最近は会議のファシリテーションが注目され、ホワイトボードをうまく使うことが秘訣と言われています。また電子データをもとに議論することも多いため、表示したデータに直接アイデアや意見を書き込めることも必要になります。

3.誰でも簡単に使える

コミュニケーションツールを選ぶ際には、「簡単で誰でも使える」、「高品質」、「安心・安全」も必須条件となります。

<誰でも簡単に使える>

コラボレーションの「場」で利用する機器は、「誰でも使える」必要があります。高機能でも操作が難しくて限られた人しか使えないのであればその機器は利用されません。機器を選ぶ際には、「本当に誰でも使えるのか」を確認する必要があります。

<高品質>

機能があっても使い物にならない性能・品質では意味がありません。「ホワイトボード機能はあるけれど字がスラスラ書けない」、「テレビ会議機能はあるけれど音声が途切れ途切れで会話にならない」などがあるとコミュニケーションができずにコラボレーションが進みません。機能だけでなくコラボレーションに使える性能・品質であるのか、の確認も必要です。

<安心・安全>

特にビジネスでの利用では「セキュリティ」は重要です。社内の重要情報やデータが漏洩しないようにセキュリティ対策が施されている、社内のポリシーにあわせて機器の設定、運用ができるなど、ビジネスに使えるレベルであるかの確認が必要です。またいざというときのサポートが充実しているかといった観点での「安心・安全」も重要なポイントです。

4.自然とまわりの状況が共有できる

コミュニケーション、コラボレーションの活性化には、チームや組織内での情報の共有度を高めることが重要です。そのためには、自然と情報やまわりの状況が共有できる環境が必要で、たとえば閉じた会議室ではなくオープンな場所に打ち合わせスペースを設置したり、人が集まるところに社員向けの情報を掲示するデジタルサイネージを設置することで、「まわりの業務の状況」や「誰が何をしているのか」が自然と共有する環境を作ることができます。

オープンな打ち合わせスペースはあるけれど、活用されていない

ある調査によるとオフィスのオープンスペースにある打ち合わせスペースの数は、部屋として用意された会議室の数よりも多い、という結果が出ています。また、その調査ではオープンな打ち合わせスペースの約7割は4人用で、6人用とあわせると9割以上が少人数での打ち合わせ用のスペースになります。

しかし、社内のオープンな打ち合わせスペースはすでに多くあるもの、コラボレーションに適した「場」になっているでしょうか?机と椅子だけのスペースになっていませんか?本来、オープンな打ち合わせスペースこそ、メンバーが議論し連携して業務を進めるコラボレーションの「場」としての環境を用意するべきです。では一体、どのような機能、ツールを用意すればよいのでしょうか。

画像:オープンな打ち合わせスペースはあるけれど、活用されていない

コラボレーションの新しいスタイル、ハドルワークプレイス

すでに社内に多くあるオープンな打ち合わせスペース。コラボレーションに適した「場」になっていますか?コラボレーションには、必要なときにメンバーがすぐに集まってコミュニケーションがとれる「場」が必要です。リコーが提案する新しいコラボレーションの形が「HUDDLE WORKPLACE」(ハドル ワークプレイス)です。ハドルとはアメリカンフットボールのゲーム中に、フィールド内で次のプレーを行う選手が集まって、手短に行う作戦会議のことです。

改まった会議室ではなく、日常の仕事場であるオフィス空間にビジュアルコミュニケーションツールを配置することで「ミーティングをしたい時は、すぐにデスクからメンバーが集まり、迅速に意思決定できたらすぐに解散し仕事に戻る」 という効率的なコラボレーションを実現します。

また、その場にいる人とだけでなく、離れている人ともすぐにコミュニケーションをとることも重要です。テレビ会議やWeb会議があれば、他のフロアや離れた拠点、在宅勤務や外出先・出張先のスタッフとも、あたかも目の前にいるようなコミュニケーションが可能です。すぐに使える打ち合わせスペースを作ることで、メンバー間の連携がすばやくとれるようになり、コラボレーションを活性化します。

RICOH SUMMARY

コラボレーションには、必要なときに必要なメンバーがすぐに集まってコミュニケーションがとれる「場」が必要です。リコーはそんな新しいコラボレーションの形をHUDDLE WORKPLACE(ハドル ワークプレイス)と呼んでいます。オフィス内のオープンなスペースに予約無しにすぐに使える打ち合わせスペースを作ることで、メンバー間の連携がすばやくとれるようになり、コラボレーションが活性化します。

画像:ワークスタイル変革(働き方改革)を成功に導くカギとは

ワークスタイル変革(働き方改革)を成功に導くカギとは

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