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お客様事例

導入の背景

学部によっては、トナー交換が月に1、2本になることも

栃木県小山市内にある白鴎大学様。3研究科、3学部に、約4,600人の学生が学んでいる。キャンパスは小山駅前にある東キャンパスと、そこから約2キロ離れた場所にある本キャンパスの2つあり、出力機器が東キャンパスに8台、本キャンパスに12台設置されている。生徒がゼミの資料を制作する際、また教職員が研究資料や教材を制作する時など、かねてからコピー機、プリンターをフル活用してきた。とくにテスト期間中は、学生が図書館で調べた資料をコピーする際など利用頻度がかなり多くなる。
「東キャンパスにあるプリンターでは、資料をかなり大量に出力するためトナーがひと月に1、2本なくなることもあり、在庫切れを常に心配していました」(総務部 秋田 修司様、以下同)


総務部 秋田 修司 様

課題

少子化への対応が急務、雑務に時間を割きたくない

2つのキャンパス、しかも様々なフロアに機器が点在していることもあり、トナーやオイルといった消耗品の管理、そして不意の機器トラブルがあった際の修理の手配といった管理業務に以前は多くの時間と労力を要していた。とりわけ3月、4月の卒業・入学シーズンともなると、本来の業務が忙しく機器を定期的に見ることもできず、つい後回しにしてしまうことも多々あったという。使用頻度の多い機器こそ、トナーを切らす訳にはいかない。それにも関わらず、総務の職員が帰った後などの管理できない時間帯に機器がストップしてしまい、学生に迷惑をかけたことも…。そのため、夏休みなど長期の休みの前には、在庫の確認や補充をしておかないと安心して休めなかったという。
「年々少子化がすすみ、定員割れも起きている大学も多い中、管理業務の負担を極力減らして、大学を取り巻く厳しい環境の変化に向けた対策など本来の業務にできるだけ専念したかった」

解決

@Remoteのおかげで、管理業務のことが頭から消えました

このように、学内の広い範囲にわたるトナー等の消耗品管理や故障の対応に課題を抱えていた同大学にリコーが提案したのが、出力機器のリモート管理サービス「@Remote」だった。これは、各出力機器で「トナーが少なくなった」「故障が起きた」などの状態の時にインターネット回線を経てリコー管理センターに情報が送信され、迅速にトナーの配送や故障の修理を実施。機器のダウンタイムを最小限に食い止めて業務効率を向上させるサービスだ。導入後は、トナー切れや故障で機器が使えなくなるような事態が限りなくゼロに近づき、機器に関する管理業務の煩わしさが頭から消え、本来の業務に専念できるようになったという。導入前には最低週1回はチェックに行っていたのが、トナー等が減ると自動で配送されるようになったため、忙しいテスト期間中であっても機器が止まることがなくなったらしい。
「以前は故障が起きても故障した機器をそのまま放置してしまうことがあったのですが、いまは自動で故障の情報が通報され、リコーテクニカルセンターから電話連絡が入るため、故障した機器が放置状態になる心配が無くなりました」

今後の展望

使用状況が細かくわかり、買い替え時のコスト削減に

@Remoteの導入で、機器の管理業務の煩わしさが軽減した白鴎大学様。
「職員の数も限られ、最低限の人数で様々な業務を回していかなければならない中、雑務が大幅に減ったことは非常に助かります。今後は学生のサービスにもっと力を入れていきたいですね」
さらに、@Remoteには、トータル出力数の月別推移や、両面印刷使用率などの機能別出力状況などがわかる「ご使用状況報告書サービス」があり、同大学でも利用いただいている。
今年コピー機を5台入れ替えた際に、このサービスが大いに役に立ったそうだ。リコーから提供されたすべての機器の使用状況報告書を見たところ、一台一台の使用パターンが細かく数値化され稼働状況が一目で把握できたという。当初9台の機器を導入する予定だったが、リコーのアドバイスにより、出力枚数の多い所、稼働率が高い場所の機器だけを買い替え、稼働率が低い機器は、より活用しやすい場所に配置し直したり、また、ほとんど使われていない機器は廃止して最適な配置を実現。コスト的にも随分抑えることができた。
「今後も、買い替えの際、使用レポートを積極的に活用し、コスト面でも利便性の面でも最適化を図っていきたいですね」
管理業務の軽減だけではなく、適材適所の機器の配置やコスト削減においても、リコーは同大学をこれからもサポートしていく。

お客様の声

「管理業務の煩わしさから解放され、非常に満足しています」

白鴎大学 総務部 秋田 修司 様

いつも何かあったときはリコーから同じ担当者の方が来てくれるので、事情を全部わかってくれていて、とても身近な存在に感じます。さらにリコーの方は、用事だけ済ませて帰るのではなく、こうした方がいいのではないか、と我々側の目線にたってトータル的に最善な提案してくれるので大変助かっています。リコーさんが不利になるんじゃないかと思うようなことまで提案してくれたり…。@Remoteを含め、日頃から保守体制には非常に満足しています。

お客様プロフィール

白鴎大学

  • 事業内容: 私立大学
  • 創立: 1986年
  • 学生数:約4,600名(大学院を含めると約4,700名) ※2009年7月調べ
  • 教職員数: 約340名 ※2009年5月調べ
  • 所在地: 栃木県小山市
  • 導入機器・サービス:imagio MP C4000(3台)、imagio MP C2800(1台)、imagio MP 6001(2台)、imagio MP 3350(1台)、imagio Neoシリーズ(13台)、IPSiO SP C810(7台)、IPSiO SP C711(3台)、@Remote 他

本ページに掲載されている情報は、2009年11月5日現在のものです。

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