人材・雇用に関するサービスを幅広く展開する、株式会社エイジェック様。日本だけでなく韓国、ロシアなど20ヵ国で人材紹介・派遣の実績をもつグローバル企業だ。「なにより、雇用を創出するのが目的です。」そう語るのは、本社に勤務する吉井亨様。「人材派遣という先入観を持たずに、業務委託や請負も含めて『人々が働ける環境』をつくりたい、そんな思いでさまざまな分野にチャレンジしています。専門性が求められる分野では、専用の部署や子会社を設けてスキルアップをサポートしています。」

時代に応じて状況が変化するため、採用は各営業所が直接行なう。「権限は地方に持たせています。毎回、本社のハンコをついてもらうようなスピード感では、この業界ではやっていけませんから。」そうしたフットワークの軽さを象徴するように、基幹システムはすべてクラウド化。社員はそれぞれに割り振られたデータフォルダーで業務資料を管理する。他拠点からの応募にはSkypeによるテレビ面接をするなど、採用活動は柔軟だ。とはいえ、さまざまな情報を扱うためコンプライアンスには細心の注意を払う。社員のスマートフォンなどからの個人情報へのアクセスは厳しく制限されている。

グループ管理本部業務管理部総務課
課長　吉井亨様

導入の背景

札幌雇用開発センター
センター長　矢部哲也様

「毎月かなりの枚数を印刷するので、機器が故障してしまうことが多かったんです。」札幌雇用開発センターの矢部哲也様は語る。「ここでは法的な書類や営業資料のプリント、請求書等のコピー、応募者情報のスキャン、本社や他拠点へのファクスなど、複合機のあらゆる機能を使います。いちばん多いのはプリントですね。ほとんどはA4サイズで、モノクロが多いのですが、印鑑や写真を使った応募書類などはカラーを使うようにしています。」

全国60拠点の購買を担当する吉井様によると、本社では機器の使用状況を正確につかみづらかったという。「拠点によって規模も違いますし、得意とする業界も異なります。前任者が購入した機器をそのまま使うなど、拠点ごとの対応もまちまちでした。もちろんトナーの種類もバラバラ。意外とそういったコストが掛かっていると感じていました。」

そうした時に、リコーの営業担当者からA4機でも使用カウント数に応じて月額料金を支払うパフォーマンス契約ができると聞き、A4サイズの出力業務をメインとする全国の各拠点（常駐スタッフ5～10人）にRICOH MP C305 SPを導入するプランが浮上した。「コンパクトで、限られたスペースに置くにはちょうど良いサイズ。利用量も明確になり、しかもトナーを自動配送してくれるのはとても魅力でしたね。」そうしたタイミングで札幌雇用開発センターから新しい機器調達の相談があり、最適機種としてRICOH MP C305 SPを提供することに。「メンテナンス面での評価が高く、ネットワーク管理者からもGOが出ました。」（吉井様）

導入効果

導入後はリモート管理サービス「@Remote」により、機器にセットされたトナーがなくなるとリコー側に通知され、新しいトナーが自動的に配送されるようになった。このサービスにより最も業務負担が軽減したのは、本社の購買担当者だという。「今まではトナーがなくなったら、本社ですべての拠点用に発注をしていました。こうした業務がなくなるのは大きいですね。」（吉井様）

同時に現場の感覚も変わった。「1枚あたり何円と計算しやすいですから、節約意識が高まりましたね。」（矢部様）まさにこうした変化を本社は求めていた。「必要ではないものまでカラーで出力しているという問題が以前から指摘されていました。今までは用紙の発注量で使用量を推測していましたが、RICOH MP C305 SPなら使用カウントが一目瞭然なので、本社からカラー／モノクロの使用状況を1枚単位で正確につかめます。でも、本当に大切なのは各営業所が自らコスト意識をもって取り組むことなんです。RICOH MP C305 SPを導入することで本社と現場の双方の課題を上手く解決することができました。」（吉井様）

矢部様に現場の声を伺った。「操作パネルがわかりやすいので、メカに強くない人でも簡単に使えるのがいいですね。音が静かで、起動からプリントまでの時間も速い。実際に使うとスピードの違いを実感します。」機器の進化にも驚いたという。「スキャンしたPDFファイルをデータフォルダーに直接転送できるので便利です。追加でスキャンするものがないか確認してくれたり、きめ細やかな機能が付いていてすごく助かっています。」

導入のポイント

今後の展望

同社ではグループ内の関連会社に委託して、ドキュメントの電子化を推進している。「履歴書は手書きの方が良いという風潮も一部にはありますし、ある程度アナログな部分は残っていくと思います。ただ、紙ベースだとコストも時間もかかりますし、何より情報漏えいのリスクがある。会社では電子化を推奨しています。」（吉井様）

そんな同社がリコーに求めることは、業務システム全般への提案だ。「機器をふくめたオフィス環境の改善ですよね。どちらかというとソフトの部分です。色々な部署が絡むのでなかなか一筋縄ではいかない。基幹システムはすでにクラウドで運用していますが、クラウドはまだまだ色々な使い方ができると思っています。業務をさらに深く知ってもらい、業務システム改善につながる提案を期待しています。」（吉井様）

またA4複合機については人材派遣業ならではのニーズもあるという。「現場に詰め所のような簡易事務所をつくることがあるんです。そうなるとパソコンもインターネットも、複合機も必要です。簡易事務所にA3機を置くのはスペース的にも無理がありますから、やはりコンパクトなA4機が有効になってくるでしょう。」（吉井様）

働き方の形式にとらわれることなく、時代に応じて進化を続ける株式会社エイジェック様。そのオフィスでは今日も、高性能A4複合機RICOH MP C305 SPがスピーディーな業務を支えている。

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