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お客様事例 鳥取大学医学部附属病院 様

画像:鳥取大学医学部附属病院 様

 鳥取大学医学部附属病院様は、病院内で発生する膨大な文書のスキャン業務改善と、デジタルカメラで撮影した画像の一元管理が課題になっていた。リコーはデジタル複合機とドキュメント配信システムを組み合わせたソリューションや、バーコード読取機能を搭載したデジタルカメラを提案。医療現場で求められる「真正性」を担保しつつ、院内文書や撮影画像をチーム医療に活用できる仕組みづくりを支援している。

お客様の取り組み

医療情報の共有と活用を促進する「DAISEN3」

 鳥取大学医学部附属病院様は山陰の拠点病院として地域の人々の命と健康を守り続けてきた。近年は先端医療に取り組み、2012年に次世代高度医療推進センターを設立。再生医療やゲノム医療といった高度・先端医療とともに、歩行支援ロボットなど医療機器の開発にも取り組む。

 こうした先進性は同病院のDNAでもある。2003年に国立大学病院としていち早く電子カルテシステム「DAISEN」を稼働。2008年に更新した「DAISEN2」では、SBC(Server Based Computing)をベースにシンクライアント端末を採用したセキュアなシステムを構築・運用してきた。同病院医療情報部副部長の寺本圭氏は「患者様と職員が満足できる情報基盤の提供をめざし、新たなシステムの開発と運用を行っています」と話す。

 そして、2014年1月に「DAISEN3」が稼動を開始。
これまでシステム開発の主眼は、部門システムで管理していた患者様の検査データなどを電子カルテ上に集約することであった。さらに新システムでは、それらの情報に画像データや動画データなどを加え、診療データウェアハウスとして、チーム医療や臨床研究、病院経営支援などに活用するという。

画像:鳥取大学医学部附属病院医療情報部 副部長 講師寺本 圭氏 鳥取大学医学部附属病院
医療情報部 副部長 講師
寺本 圭氏

 DAISEN3の入札は主に電子カルテ、ネットワーク、インフラに分けて2013年に実施。リコーは電子カルテシステムで使用される複合機やプリンターをはじめ、パソコン、タブレット端末のほか、看護師が端末や血圧計などの医療機器を載せて病棟を移動するワゴンを含めたインフラを一括受注。「スキャニング業務の改善やワゴンなどの課題に対し、リコーは満足する提案をしてくれました」と寺本氏は振り返る。

 スキャナーとしても利用するリコーのデジタル複合機は17台を新規導入。病棟に設置された既存機器を含め37台が稼働する。そして、診察室や病棟などで利用するモノクロレーザープリンター「IPSiO SP 4310」「IPSiO SP 6310」 レセプト用プリンター「IPSiO SP 8300」カラーレーザープリンター「IPSiO SP C320」「IPSiO SP C831」を合わせて約390台を導入。「治療計画書を印刷して患者様やご家族に説明したり、手術同意書に署名してもらったりするなど、病院は印刷物が多い職場です。病棟、外来など院内のあらゆる場所でプリンターと複合機を活用しています」(寺本氏)。

導入の背景

スキャン文書を適切に保存する「Scan to 電子カルテ」を提案

 DAISEN2の稼働後、病歴室の職員が医師や看護師の依頼に応じて手術同意書や入院計画書など院内で発生する文書(電子カルテと医療文書作成支援システムから発行されたバーコード付き文書)を専用機でスキャンし、e-文書法に準拠する電子診療録として保存、原本管理してきた。

 ところが、病歴室の受付時間は平日の8時30分から17時まで。例えば夜間や休日に救急患者様の手術を行う場合、「病歴室は時間外となり、手術同意書をスキャンし、保存することができません。そこで、病歴室に加え、病棟のデジタル複合機を使ってスキャンし、手術同意書などの情報をスピーディーに共有できる仕組みができないものか、各社に検討を依頼したのです」(寺本氏)。

画像:病歴室でスキャンする文書は1日に300~400件に上る。

 病歴室でスキャンする文書は1日に300~400件に上る。文書の表裏や天地が逆になっていたり、ページの順番や枚数が間違っていたりすることもある。また、登録した文書を誤って重複登録する恐れもある。「人的ミスを自動的にチェックし、スキャン文書の情報に間違いなく、真正性を担保できる仕組みが必要でした」と寺本氏はスキャンの要件を説明する。

 こうした病院の課題に対し、リコーでは次のような提案をした。(1)病院内で発生する文書をリアルタイムにどこからでもスキャンできる仕組みをつくる、(2)スキャン時に職員や看護師が文書のページ順や向きを並べ替えなくても文書の種類やページ順にファイルを適切に保存する仕組みをつくる、(3)スキャンした文書を統合画像管理システムと電子カルテシステムに取り込み、参照する「Scan to 電子カルテ」の仕組みをつくることだ。

導入の効果

スキャン時にページ順や重複登録などをチェック

 具体的には、リコーのデジタルフルカラー複合機「RICOH MP C4503/C3503」とドキュメント配信システム「Ridoc GlobalScan」を組み合わせ、電子カルテシステムと統合画像管理システムなどのベンダーの協力を得ながらスキャンの仕様を作成している。スキャン時にバーコード情報(患者様お名前・担当医師・文書の種類、日時などの文書IDとページ情報)を読み取り、自動的に保管先のフォルダーを選んで保存する。

 そして、スキャン時のエラー状態を確認したいという病院側の要望に対し、Ridoc GlobalScanの機能をカスタマイズすることで対応。バーコード情報をもとにページ順や枚数、天地補正、重複登録などをスキャン時に自動的にチェック。バーコードの誤認識やページ不足、重複登録時にはエラーレポートを印刷し、利用者にエラーの発生を伝える仕組みだ。

 リコーでは、スキャン文書を複合機にセットする際、どのような向きで挿入しても読取精度が安定するようにバーコードの配置位置やサイズ、余白などを様々なパターンでテストを繰り返すことで最適な配置やサイズなどを導き出し、スキャン業務を担う職員が使いやすい操作環境を実現している。

 病歴室にデジタル複合機を設置してスキャン業務の改善に取り組むほか、病棟で試験的に運用。病棟のクラークが手術や輸血の同意書、外出許可書などをスキャンし、医師・看護師が電子カルテシステム上で確認できるようにしている。

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新たな取り組み

バーコード読取機能付きデジタルカメラで撮影画像と患者情報を紐付けて管理

 文書スキャンのほか、デジタルカメラで撮影した画像管理の仕組みを刷新。これまで診療科ごとにデジタルカメラで撮影した患者様の画像情報をUSBメモリーなどの外部記憶媒体を介してフォルダーに取り込み、管理していた。だが、DAISEN3ではセキュリティ対策の観点からUSB接続を原則禁止にするとともに、統合画像管理システムで画像を一元管理する仕組みが課題になっていた。

 そこで、リコーでは無線LAN機能を内蔵し、バーコード読取機能を備えた業務用デジタルカメラ「G700SE」を提案。34台のデジタルカメラを導入し、様々な診療科で活用している。使い方は簡単。デジタルカメラのバーコードリーダーで患者様のリストバンドのバーコード(患者様ID)を読み取り、患部を撮影すると、バーコード情報が付与された画像が自動的に無線でサーバーに送信される。そして、サーバー側でバーコード情報をファイル名(患者様お名前、患者様ID、撮影日時)にリネームして保存する。そのファイル名をもとにRidoc GlobalScanの機能を使い、部署ごとのファイルサーバーに画像を取り込んで閲覧する仕組みだ。

 リコーではバーコード情報のリネームなどの仕組みをカスタマイズ。撮影画像と患者様の情報を紐付けることで、画像の取り間違えなどを防止する。「デジタルカメラの台数を追加するほど、現場の医師や看護師に好評です。患者様のリハビリなどの動画を記録・保存したいとの要望もあり、今後の検討課題になります」と寺本氏は述べる。

画像:バーコード読取機能付きデジタルカメラで撮影画像と患者情報を紐付けて管理

 また、同病院ではドキュメントに関する運用管理業務を支援するMDS(マネージド・ドキュメント・サービス)を活用。「複合機、プリンター、端末などインフラに関する保守やアフターフォローをリコーに任せられるので、看護師や職員は医療業務に専念できます。また、病院内のハードウェアの状況を分かりやすく報告してくれるので、次の改善策に活かすことができます」と寺本氏はリコーのサポートを評価する。

 病棟での文書スキャンも本格的に始まる。また、患者様が持参する紹介状など、外来での文書スキャンのニーズも高く、紹介状のバーコード付与の仕組みづくりも今後の課題になるという。リコーでは、鳥取大学医学部附属病院様の要望に応えるため、ソリューションの検討と提案を続けていく考えだ。

ワゴン開発秘話

安全で使いやすい看護用ワゴンの製作を支援

画像:病歴室でスキャンする文書は1日に300~400件に上る。 医療機器を載せて病棟を移動するワゴン
画像:アシスタントマネージャー 和田と大草看護部長様アシスタントマネージャー和田と大草看護部長様

 鳥取大学医学部附属病院 看護部様は「医療チーム力で看護を強くする」をスローガンに掲げ、「医療チームと連携した看護の実践による患者満足」「自ら創造し自ら実践する『活き活きした職場』づくりによる看護職満足」を目標にしている。

 この目標を具現化する取り組みの一つに病棟などで利用する「看護用ワゴン」がある。「看護師の意見を反映した、より安全で使いやすいオリジナルのワゴンを開発したいと考えていました」と話すのは看護部 部長の大草智子氏だ。リコーでは看護部様の「困りごと」を解決するため、ワゴン製作を支援。「これまでの課題をヒアリングするとともに、東京で開催された国際モダンホスピタルショウにも同行してワゴンの情報を把握するなど、10数回に及ぶ検討会を重ねてきました」とリコーの和田アシスタントマネージャーは語る。

 そして、病棟ベッドサイドでの看護業務がしやすいよう細部の寸法にもこだわった試作機をワゴンメーカーと連携して製作。その後、看護師の皆さんの意見を反映した試作機2号を製作し、ようやく看護部オリジナルの「とりりん*ワゴン」が完成した。「移動も安定しており、使いやすく、理想のワゴンができました」と大草氏は評価する。リコーでは、こうしたワゴン製作などの経験を活かしながら、今後も看護部様に役立つ提案を続けていく。

  • *「とりりん」は鳥取大学のイメージキャラクターの名称

お客様担当の声

リコージャパン株式会社 中国事業本部 鳥取支社 鳥取営業部 米子エリアグループ(当時)
アシスタントマネージャー
和田 敏行

 鳥取大学医学部附属病院様の課題を理解し、最適なソリューションを提案することが私たちの使命です。今回、お手伝いさせていただいた院内文書のスキャン業務改善提案のコンセプトは『誰でも、どこでも、簡単に』です。そこで、現場の看護師や職員の皆さんからスキャン業務の課題をヒアリングした後、医療情報部の寺本先生とともに解決策を検討し、ソリューションとして具体化しました。

リコージャパン株式会社 中国事業本部 マーケティングセンター 画像I/O営業部
ドキュメントソリューショングループ アシスタントマネージャー
原田 正恒

 Ridoc GlobalScanのカスタマイズに際し、可用性、信頼性、ユーザービリティの3点に留意しました。可用性の確保では、例えば緊急手術の際に病棟で同意書をスキャンする必要があり、スキャンシステムの停止は許されません。そこで、Ridoc GlobalScanサーバーのフェールオーバー機能と仮想基盤の高可用機能を活用。万一のアプリケーションやハードウェア障害の際にも短時間で復旧稼働させる仕組みについて仮想基盤ベンダーと検討を重ね、可用性を担保しています。

リコージャパン株式会社 中国事業本部 鳥取支社 米子ソリューショングループ(当時)
中原 萌生子

 バーコード読取機能付きデジタルカメラ『G700SE』を用いた画像管理の仕組みづくりをお手伝いしました。リストバンドから読み取った患者様IDと画像の撮影日時に加え、患者様のお名前も分かるようにしてほしいとのご要望をいただきました。そこで、鳥取県内の協業ベンダー様の協力を得ながらファイル名をリネームする仕組みをつくり、病院の利用者様が使いやすい形での運用を可能にしています。これからも、病院の課題解決に役立つソリューションを提案していきます。

画像:リコージャパン株式会社中国事業本部 広島支社 広島MA営業部LAグループ アシスタントマネージャー和田 敏行
リコージャパン株式会社中国事業本部 中原(左)、和田(中央)、原田(右)

お客様プロフィール

画像:鳥取大学医学部附属病院

鳥取大学医学部附属病院

  • 所在地 鳥取県米子市西町36-1
  • 診療科数 37診療科
  • 病床数 697床
  • 職員 1,617名(医師383名、看護師709名、薬剤師32名、その他493名 2014年4月1日現在)
  • 外来患者数 年間349,416名
  • 第2期中期目標(2010~15年)のビジョンとして、「経営トップクラス」「働きやすさトップクラス」「人づくりトップクラス」を掲げる。2010年にワークライフバランス支援センターを設立。多様な人材の育成や、1人1人の能力発揮、活力と持続性に富む組織づくりを通じ、地域社会への貢献をめざしている。
  • URL:http://www2.hosp.med.tottori-u.ac.jp/

本ページに掲載されている情報は、2014年10月現在のものです。

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