お客様事例　株式会社DNPファシリティサービス 様

グループ企業に安全で生産性の高い事業場環境と、快適な職場や周辺環境を創出し提供する「環境価値創出企業」を目指してきた株式会社DNPファシリティサービス様。自らも生産性の高い職場を目指す必要がありました。
「働き方改革が注目を集める昨今、当社でも『働き方の変革』を検討する中で最初に取り組んだのが会議の見直しです。会議が多い長いとよく言われますが、当社もご多分にもれず会議が多い。4つの事業本部が元々は別会社であったこともあり、どうしても会議が多く、改善が必要でした」（竹内様）

会議資料をタブレットで閲覧する

「導入の検討にあたり、数社からご提案を受けました。リコージャパンさんに決めた理由は、使い勝手の良さです。目で見てすぐわかる。感覚的にも操作しやすい。誰でもすぐに使えると感じました。コストも、他社さんより安価でした。導入前に役員がシステムを使って擬似会議を行ない、実務上の適性を見極めて、導入を決定しました。」（藤野様）
ご導入いただいたのは、RICOH Smart Presenter。会議資料をタブレットで閲覧することで、ペーパーレス会議を可能にするシステムです。DNPファシリティサービス様では、スムーズな活用のために運用マニュアルを準備し、社内ポータルからマニュアルの確認、会議室/タブレットの予約、ペーパーレス会議システムにアクセスできるようにしています。また、タブレットは専用の保管庫を用意し、セキュリティの強化も図っています。
導入後は、まず役員会で使用、現在は社員が行なう会議でも活用。本社だけでもタブレットを25台導入し、1日平均2件以上の会議で使用されています。

各自のタブレットに会議資料を配信して、ペーパーレス化を図る

ペーパーレス会議を導入されて、果たしてどのような効果があったのか。竹内様に伺ってみました。

• 会議をペーパーレス化することで、紙の使用量を大幅に削減できている。
• 会議資料の差し換えが頻繁にあり、大変な手間だったが、今はデータの差し換えで済み、非常に助かっている。
• 紙の場合は経費を考えてモノクロ。今はカラーで見られるので、とても分かりやすく、紙より見やすい。

「会議の準備から会議後の作業時間の短縮により働き方の変革に拍車が掛かっています」（竹内様）
セキュリティに関しても、竹内様は「紙のように紛失や情報漏洩の不安がなく、会議後の廃棄処分、保管スペースの確保も必要ありません。当社では、タブレットを社内ネットワーク内で安心して利用するために、接続可能なデバイスを限定、接続可能な会議室を限定、接続先は特定サーバーのみに限定、と言った工夫を施しています。更に、ペーパーレス会議の開始時に参加に必要なパスワードを口頭で伝達しているので、情報漏洩の可能性はゼロに等しく、全ての面で安心して活用できます」と語られ、ご満足いただいているようです。
さらに、同社の試算によると、大幅なコスト削減にもつながっているといいます。

会議準備、会議室/タブレットの予約はPCで行なう
※下段画面は自社開発された予約システム

「1部10ページの資料で月に延べ32回、延べ332人が会議を行なった場合で試算してみました。出力コスト、帳合い作業などの人件費、効率化による会議時間の短縮コストなど含めて、月に数十万円単位の削減ができています」（藤野様）

タブレットは、専用保管庫で厳重に管理