お客様導入事例　株式会社ミネック 様

導入の背景

浄化槽の設備管理事業に加え、 5年前より養蜂事業を展開。

●はじめにミネック様の業務内容や構成人員などをお教えください。

社長 私どもの「株式会社ミネック」は先代の父親が始めた、浄化槽の設備管理が主な事業です。私がこの会社を継ぐ際に、浄化槽の事業を引き継ぎながら、新たな事業を起こしたいという想いがありました。そこで養蜂業に取り組み、「峰山ハチミツ」というブランドを立ち上げました。社員は現在、浄化槽部門と養蜂部門を合わせて、計16名おります。

奥様 養蜂部門は自分たちで農園を作り、養蜂をしてハチミツを採り、瓶詰め・販売までを行なっています。生産量は年間2～3トンくらいです。またハチミツの販売だけではなく、加工品にしたり、カフェ＆直売所で販売して、お客様にご提供しています。

社長 ハチミツを中心とした様々な商品は、道の駅やサービスエリア、地元のスーパーさんなどにも取り扱っていただいています。卸先様は現在約25社です。

軽減税率に対応する、帳票作成システムが必要に。

●「MakeLeaps」の導入前の課題やお悩みについてお聞かせください。

社長 当初は浄化槽部門で利用しているシステムで対応していたのですが、そもそもの業務内容が異なりますし、とは言え、ExcelやWordで作成したものをコピー&ペーストする古い方法では、効率が悪いと感じていました。取引先から問い合わせがあると、過去に保存したデータを時間をかけて探して、打ち出して、確認してということをやっていましたので。

奥様 お客様や商品も増えてきて、データも膨大になり、その分フォルダの数も増えてきて。あと、大きな課題は昨年の消費税増税と軽減税率の導入でした。扱う商品によって税率が10%と8%で異なります。既存のシステムでは、一律の税率でしか対応できませんでした。また災害やウイルスへの不安から、徐々にデータやシステムをクラウド化していくことも検討しているところでした。あと、これは私のイメージですが、 Excelのテンプレートはあまりキレイではないですよね。他社さんの請求書はキレイだなとずっと思っていましたし、信頼性の観点で、帳票のひな形を統一する必要性も感じていました。

サービス提供価格が安価なこと、無料トライアルが導入の決め手。

●「MakeLeaps」をお知りになったきっかけを教えていただけますでしょうか。

奥様 私が“請求管理システム”というワードでネット検索して、複数の会社に資料を一括請求しました。比較検討した結果、「MakeLeaps」に目が止まりました。まず利用コストが安く、操作画面がシンプルだと感じました。他社のサービスは、ウチにとっては大規模すぎたのです。「MakeLeaps」は、会社の規模や取引先数に応じてミニマムスタートできた点が魅力でした。それに事前の無料トライアルができることも決め手でした。あとはやはり、大手メーカーであるリコーさんならという安心感もありましたね。

社長 会社の業務と家庭の仕事もやってもらっているので、いかにラクをしてミスをなくすかが選定のポイントでした。現在あるシステムに加え、新しいサービスの利用を開始するとなると、コスト的にどのくらいかかるのかと。その点「MakeLeaps」は、「それくらいならまずは試してみようか」という金額だったので。

導入の効果

月末の請求書作成は、作業時間が50%以下に。

●「MakeLeaps」を導入されて以降、改善された点についてお聞かせください。

奥様 「MakeLeaps」で作っている書類は、見積書・納品書・請求書の3種類です。作成した見積書からワンクリックで納品書や請求書に変換できるのが便利です。また、納品先ごとにバラバラに作成した納品書を統合して1枚の請求書に変換してくれるので、請求書作成が格段にラクになりました。また「MakeLeaps」の操作画面はとても使いやすいです。最初は無料トライアルから始めたのですが、マニュアルを読まなくても使えたし、直感的に操作ができるようになっています。それに分からない点があればチャットで聞くとすぐに答えてくれるじゃないですか。画面を見ながら、分からないところを聞いて。チャット履歴では自分の過去の発言も見られるので、一度聞いて忘れてしまったことも再度確認できるのでありがたいですね。

●ミネック様が「MakeLeaps」にいちばん期待されたことは何だったでしょうか。

奥様 いちばん大きいのは作業時間の短縮ですね。月末の請求書作成は、時間が半分以下になったと思います。入金消込も従来より速く処理できるようになりました。それまでの消込作業は、「銀行通帳」と「Excelで作成した請求書」を1件ずつ照らし合わせながらチェックしていましたので。「MakeLeaps」だと請求データの一覧が一目で分かるので、入金チェックの効率が上がりました。

●クラウド対応ということも、選ばれたポイントだったとお聞きしました。

奥様 クラウドなら本社だけでなく、直売所のパソコンからでも見られますし。わざわざ本社に戻らなくても、スキマ時間で業務ができます。それにクラウドだからインストールレスで個々のパソコンに入れる手間もないという、それも使いやすさだと思います。クラウドなら安全だし、いろいろな場所で仕事ができるようになる。社長が出先や現場ですぐに情報を確認できるようになるのも、1つのポイントでした。

社長 営業での外出や展示会の視察に出かける際は、2～3日会社を空けることもあります。そんな時にタブレットやノートパソコンで場所を選ばずデータを閲覧できるとたいへん助かりますね。

全体の評価

作業時間の削減とともに、経理業務の信頼性・安全性が向上。

全体的に「MakeLeaps」の導入効果はいかがだったでしょうか。

奥様 全体的に言えば、予想していた以上の効果かもしれません。当初は請求書とか納品書の作成ミスさえしなければいいくらいに思っていたのですが、他にもいろいろなメリットが出てきました。特に月末に業務が集中して忙しかった点も、かなり解消されました。

社長 帳票作成や入金管理を大幅に効率化してくれるのはもちろんですが、商品ごとに異なる税率の区分けなど、ミスが発生しかねない重要な部分を安心して「MakeLeaps」に任せられるようになりました。ただ、作業時間が半分になればいいだけの話じゃないですよね。業務の安全性が増しつつも、作業時間が減ったということ。その分、優先したい業務に時間を振り直せたという感じはありますね。