お客様導入事例　株式会社古城 様 納品書のOCR読み取りで受領処理業務を効率化！時短勤務にも対応するバックオフィスのDXへ

株式会社古城様は、建設・測量機器の販売や各種のシステム導入を支援する企業です。「おおいたをDX^＊で笑顔いっぱいに」をキーワードに、自らDXで社内変革を実践し、その経験を活かしてお客様のDXの成功に向けて伴走するDX認定事業者です。同社は自社のDXの一環として「RICOH 受領納品書サービス」を導入、運用されています。RICOH 受領納品書サービスは、納品書に記載された情報をリコー独自のAI-OCRが文字データ化して、データ入力の負担を軽減するサービスです。

株式会社古城のDXグループ 伴走支援チームマネージャーの團塚幹夫様は、同社内のDXと建設・測量業のDX支援を担当されています。
「DX以前から、弊社は技術部門のサポートチームという形でお客様のデジタル化のお手伝いをしていました。お客様の困りごとを聞いて業務改善のソリューションを提案してきたところ、DXという言葉が生まれてその概念を知り、より深くDXへシフトしました。弊社内では営業支援ツールの検討がきっかけでグループウェアを導入し始め、会計システムの刷新やkintone^®などを導入してきました」（團塚様）
同社では、社内向けの製品導入においても、実践や経験をお客様の支援に活かしています。
「弊社では紙の伝票が多く、すべてが手入力でしたが、リコージャパンの提案もあり『RICOH 受領納品書サービス』をトライアル導入しました。導入時は、製品そのものの良さや費用対効果、将来性やリコージャパンのバックアップなども考慮しています。さらに、自社の実践をそのままお客様への提案に活かせるように意識しています」（團塚様）

納品書のデータ入力を担当するBackOfficeグループ 業務チームの阿南有希穂様によると、取扱商品の種類が多く、現在のOCRの活用に至るまでにさまざまな工夫を要しました。
「弊社では毎月5,000～6,000枚の納品書を受領しています。入力は翌月中旬までに1人で行いますが、いまは3分の2をRICOH 受領納品書サービスで処理して、残りを手入力しています。トライアル期間中は多くの試行錯誤がありました。入力代行サービスも試しましたが、現在は即時にデータ化ができるAI-OCR版を利用しています。一方で、以前は一からすべて手入力だったのがOCRで読み込めるようになり、負担が減りました。商品名が長かったり項目が多かったりするものは、OCRで読み取ったほうが圧倒的に楽です」（阿南様）

團塚様は、さまざまな観点から検討して各種製品を導入されてきました。
「社内にはまだまだアナログの部分もあります。DXでは現場の意見を取り入れながら、実際に一番早く業務が流れて、苦労がないことを理想としています」（團塚様）

阿南様は、「RICOH 受領納品書サービス」導入後に働き方の変化を感じられています。
「日中は窓口対応や営業支援の業務もあり、データ入力の残業や、翌日への作業の持ち越しが続くこともありました。手入力は、ほかの業務の対応で一度手を止めてしまうとやり直しやミスにもつながります。私はいま時短業務中ですが、RICOH受領納品書サービスの利用で業務を回せています。以前は月初に残業して伝票処理を行っていましたが、現在は請求書や納品書の伝票処理の担当者2人がそれぞれ時短勤務でこなせています。もしすべて手入力であれば、残業時間が増えて難しかったかもしれません。データ入力は単純作業で時間がかかりますが、必須の業務であり、さまざまな業務も同時に進める必要があるので、単純作業を減らせるのは大きなメリットです。ほかの仕事に時間をあてられますし、時短勤務ができるのは大きいです。弊社の取扱商品は覚えきれないほど多く特殊なので、ほかのお客様が利用されたら、さらに効率的に業務を進められると思いますし、おすすめできます」（阿南様）

團塚様は、適切なシステム導入によるDXが、人材不足への対応や働き方の改善につながる可能性を挙げます。
「AIや機械で作業を時短化して、より付加価値のある仕事や新しいことへ取り組む時間をつくることが大切だと思います。どのお客様からも人材不足や採用で困っているという話は聞こえてきます。今後は、従来の10人分の仕事を10人採用して対応するのではなく、少ない人数で回せる会社にしませんか、というところまで話ができるようになればよいなと思います」（團塚様）