請求書につける送付状（挨拶文、送り状）

書類を送付する場合には送付状（挨拶文や送り状とも呼びます）を添付して送るのがビジネスマナーとされています。
請求書は頻繁に送付するため、毎回作成するのは効率が悪く、スムーズに業務を行うことができません。そこで、事前にフォーマットを作成しておくと時間が短縮できて非常に便利です。請求書以外の書類を送付する場合にも同様のことがいえます。

請求書の送付状（請求書の送付案内状）の記載内容を、以下のフォーマットにしたがって説明します。

送付状のテンプレートと記載内容

・宛名
請求書を送付する宛先の名称を、省略せずに記載します。

・送付日
送付書類の作成日、または投函日を記載します。

・差出人情報
会社名（個人事業主の場合は屋号あるいは個人名）、住所・電話番号、担当部署名、担当者名（個人事業主の場合は個人名）を記載します。

・件名
通常は「書類送付のご案内」と記載します。

・あいさつ文
決まり切った内容でかまわないので、あいさつ文は必ず入れるようにします。「謹啓」で始まり「敬具」で終わるパターンや、「拝啓」で始まり「敬具」で終わるパターンが一般的です。

・送付書類の内容
送る書類の名称と部数を記載します。

・備考欄
補足して説明すべきことがあれば、この欄に記載します。

セロ窓付き封筒について

セロ窓付き封筒で請求書を郵送する場合には、セロ窓のところに宛先住所がくるように作成しなくてはなりません。すでに使っている請求書のフォーマットがある場合は、それを変更するよりも、送り状を調整する方が簡単です。