発注書（注文書）とは

2020年07月22日 08:00

この記事に書いてあること

発注書とは何でしょうか。社会人であれば、この言葉は聞いたことのない人はいないと言えるでしょう。
特別に決まった形式はなく、会社や業種により発注書の形式は様々なものがあります。
「注文書」との違いなども含め、発注書についての基礎をご紹介します。

発注とは、商品や資材等の注文を出すことで、発注書はその際に用いる文書です。
電話注文などの際には聞き間違いや漏れの可能性がありますが、書面に記載したものを発行しておけば、ミスやトラブルの防止に役立つため、ビジネスをスムーズに行う際の欠かせないツールのひとつです。

言葉の意味には大差ありませんし、企業によっても異なりますが、実際のビジネスにおいてはどちらも使われています。
あくまでも一般論ですが、以下のような使い分けがされている場合が多いようです。

加工や作業を伴う取引を注文する際
形のある物品を注文する際

例えば、「木材を300kg注文したい」「小麦粉を100kg注文したい」などのような依頼を行うときは注文書が使われることが多いです。

発注書や注文書の保管期間は、国税庁が定める「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」に従う必要があります。
平成26年10月現在、確定申告の提出期限から紙面上でも電子データ上でも7年間の保存期間が指定されています。

また会社法上では、株式会社は会計帳簿の閉鎖時から 10年間の保存期間が定められています。
発注書は、「保管期間は 7年間は必須。そして 10年間保存ならより良い」と肝に銘じましょう。

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