「伝わる」話し方、5つのコツ
2020年08月24日 08:00
この記事に書いてあること
「自分の話が伝わっている感じがしない」「話しても、あまり反応がない」。人とのやり取り、あるいはプレゼンテーションなどで、こんなことを感じたことはないでしょうか。
必要なことを漏らさず丁寧に伝えているはずなのに、自分の話が伝わっている感じがしないのはなぜでしょう？
その原因は、もしかしたらあなたの話し方、そして話す内容に関するコツを外している可能性があります。今回は、「伝わる」話し方、の基本的な5つのコツをご紹介したいと思います。
簡潔に話す
丁寧に、漏れなく伝えることを考えるあまり、盛りだくさんになりすぎて、結局何を伝えたいのかがわからなくなってしまう場合があります。
一度の発言では、一つのことを簡潔に伝えるようにしましょう。多くても伝える項目は3つまでと考えておくとよいでしょう。
またカタカナ用語をやたらと入れるのも避けましょう。相手が理解できないばかりでなく、あなたの印象さえ悪くなってしまう可能性もあります。
「入れ子」の多い話し方も禁物です。入れ子とは、会話の中で登場した言葉に対し（※）を付けたように解説を入れてしまうこと。
たとえば、「この件に関しては、設計のAさん、ちなみにAさんのおこなっている設計は主に外壁構造についてですが、外壁構造はわが社の一番の特徴でもあるのですが・・・」といったものです。
正確に説明しようとするあまり、記述書を読み上げるような話し方になってしまうケースといえますが、「伝わる」という意味ではあまりよい話し方とはいえません。
結論を先にいう
よく言われる「話が長い人」の特徴として、なかなか結論を言わないというものがあります。こうした人は、理路整然と話したい気持ちが強すぎるのか、まるで小説のように前提条件や前置きを長々と喋り、最後に結論を持ってきます。
その間、話を着ている人は「この人は何を言いたいのか」「賛成なのか、反対なのか」がわからないまま、その人が結論を導き出す過程に長々と付き合わされることになります。これではよい話し方とはいえません。
大切なのは結論を最初に持ってくること。
たとえば、「その件については賛成です。なぜなら」
「これは30％程度伸ばすことができると思います。それは」
「これは素晴らしい方法だと思います。時に」
といった形です。結論を先に言っておくことで、「この人は〇〇についての話をしたいのだ」ということを理解したうえで、そのあとの「なぜ」を聞くことができます。先に例を紹介した「結論は最後」の話し方とは、相手の理解度が全く違ってきます。
「結論」→「理由・過程」→「もう一度結論」という順番で、自分の意見をさらに強く印象付けるようにしましょう。
大切なことは繰り返す
自分の提案や説明で特別に重要だと思うことは、繰り返すことで相手に印象づけましょう。
たとえば、「この方法ですと、30％の広告宣伝費の削減になります。30％は結構な割合です」や、
「20XX年の目標は100人の獲得を目指します。10人ではなく、100人です」といった具合です。
数字や名称など、間違った認識を持たれてはいけないことは、このように念を押すように繰り返すとよいでしょう。
数字を使う
数字は根拠や目標を明確にします。
日本人の特徴かもしれませんが、話の中に「たくさん」「なるべく」「できるだけ」「もっと」といった表現を使いがちです。
しかし、あなたが思っている「たくさん」と、相手が思っている「たくさん」は、一致していることなどまずありえません。
ここはできる限り具体的な数字でしめすことが、相手との共通認識をきちんと持ち、話を聞いてもらうためにも重要です。
「もっと人を集めましょう」→「あと100人集めましょう」
「もう少し早く始めましょう」→「あと15分早く開始しましょう」
といった具合です。もちろん期日、締め切りも〇月〇日までにお願いします！という形で伝えるようにしましょう。「なるべく早くやってください」よりも「午後一までに」「今日中に」といった具体的な指示のほうが動きますよね。
そして数字の使い方をもう一つ。これは発言の最初に、これから何項目のことについての発言をするのかを明言する事です。
たとえば
「これについては、申し上げたいことが2つあります」
と、いう発言ではじめたとします。
相手がこちらに注意を向けたいのがありありとわかります。そのうえで、別項で申し上げた通り、2つの結論なりを最初に言うことで、さらに相手の傾聴する姿勢が強まります。
あえてパワーポイントを使わない
最後はパワーポイントの使いかたについてです。パワーポイントは特にプレゼンテーションでは欠かせない存在です。外部の人との打ち合わせやプレゼンテーションでは、資料として紙で渡す機会も多くあります。
しかし、こういう経験はありませんか？
パワーポイントばかり眺めていて、話をあまり聞いてくれない
手元の紙資料に目を落とし、話そっちのけで何ページが先まで目を通している
つまり主役があなたの話ではなく、パワーポイントになってしまっているケースです。
この対策は、あえて資料を事前に配らない、という方法があります。
「今日ご説明した資料はこちらでダウンロードできます」としたり、「おかえりの際に資料をお持ち帰りいただけます」と最後に持ち帰っていただく方法がよいでしょう。
あるいは、プレゼンの内容によっては、あえてパワーポイントを使用せずレジュメだけで話す、というケースも相手の話への関心を高めるという意味では良いかもしれません。
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