接待費と会議費の違いとは
2020年08月24日 08:00
この記事に書いてあること
会議費と接待費の違いについて、もっとも頻繁に使われる費用の一つなので、基本はご存じのことと思います。
2つの大きな違いは、「ひとり5,000円以下」であること。おそらくそう認識されていることでしょう。
もし皆さんが取引先と飲みに出かけた場合、接待費ではなく会議費で通すほうが良いという意識がありますよね？「接待費は税金がかかる」からです。おそらくそんな理由ではないかと思います。
実際、会議費と接待費の大きな違いは「支払った費用の全額を経費にできるかどうか」の違いにあります。
会議費の場合、支払った金額すべてを経費(損金)に計上することができます。つまり税金の対象から外れます。
接待費の仕組み
一方、接待費の場合、少々仕組みが複雑で、税金について次の2つの選択肢があります。
- １）
定額控除限度額（年間800万円）以下の接待交際費の全額を損金に算入
- ２）
接待交際費のなかの接待飲食費の金額×50％の金額を損金に算入
これはどういうことかというと、１）は、年間800万円以下の接待費なら、全額、会議費と同じように経費（損金）として認められるというもので、
２）は単純に接待交際費の半分を経費（損金）として認めるというものになります。私たちは１）か２）のどちらかの方法を選ぶことができます。
接待費の上限
これは、年間の接待費が1,600万円を超えるかどうかで決まってきます。
年間1,600万円以下の場合、１）２）とも経費（損金）として認められる金額は800万円です。しかし、1600万円を超えた場合、例えば1,700万円だったとすると、１）を選んだ場合、経費となるのは同じ800万円ですが2）の場合、半分が認められるので、850万円を経費（損金）とすることができます。
つまり800万円以上接待費を使う会社では、どの分が課税対象となりますが、それが1,600万円以上かどうかで、１）２）のどちらかを選ぶか変わってくるわけです。
整理すると、接待には次の3段階があるということです。
- １
接待費800年円以下で、全額経費（損金）⇒税金の対象外にできる
- ２
接待費800万円以上、１,600万円以下⇒800万円を経費（損金）にし、それ以上は課税対象
- ３
接待費1,600万円⇒半分の金額を経費（損金）にし、それ以上は課税対象
さて、こうした条件の中で、経理としてどう判断するのか。
もちろん、できることなら税金は払いたくありません。そのため、もともと接待費を800万円以上使って税金を払うよりは、会議費として処理することを目指すようになります。
つまり、会議費として処理できるよう、あとにご紹介する、人数の条件などをしっかり確認することが必要になるわけです。大きな会社では難しい話ですが、小さな会社では特に大切な案件となってくるわけです。
会議費の考え方
では会議費とするための条件には、どのようなものがあるのでしょう。
まず会議費の定義とは、業務に関連する打ち合わせなどで発生する費用のことです。会議は（本当に会議のためであれば）従業員同士でも取引先とのものも両方認められています。そしてこの会議費として求められるための基準が「5,000円以下」という条件です。
ただし、1人あたり5,000円以下の会議と、それに付随する飲食代を会議費とするためには、次に挙げる点が確認できなければなりません。
- ・
飲食が行われた年月日
- ・
飲食にかかった金額、利用した飲食店の名称と住所
- ・
取引先の名称と自社との関係
- ・
全体の参加人数
つまり領収書以外に、参加人数をしっかり確認しておかなければならないという事です。
また、会議費に含まれる項目は、会議全体が対象となるので、内訳はお客様と飲食だけではありません。下記のような項目も含まれます。
- ・
会場利用料
- ・
会議で使用するプロジェクター等のレンタル代
- ・
会議中に食べる弁当や飲食代
- ・
会議資料を作成するのにかかる費用
- ・
遠方で会議を行う際の宿泊費
このように、会議にかかる費用全般を会議費として処理します。
会議費は「会議」と付くくらいですので、あくまでも対象は会議です。そのため、会議や打ち合わせ場所については、これにふさわしい社内の会議室や貸し会議室、ホールや喫茶店、レストランなどが対象とされており、こうした場所を使用した際の飲食代も会議費の対象になりえる、というものです。
私たちは、「会議」を勝手に拡大解釈し、お酒の提供が前提となる場所（特にバーやクラブ）での飲食代も5,000円以下なら！と判断しがちですが、実はこうした、（明らかに）業務上の打ち合わせの場所として適切ではない場所は、もし税務調査などがあった場合、会議費として認められない可能性があります。お気を付けください。
また社内の人間だけの飲み会は、厳格には会議費にはなりません。
この場合は金額に関わらず、福利厚生費などの費用として処理する必要があります。
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