経費精算もITの時代
2020年08月24日 08:00
この記事に書いてあること
皆さんは、会社でどのように経費精算を行っていますか。
エクセルなどのフォーマットに経費の内容を書き込んで、上司のハンコをもらって領収書とともに経理の担当者に直接提出。時には精算の書類が課長から部長にわたり、長い旅の末、経理にわたる、ということもあります。
そんな紙ベースの精算を行っている会社が、まだまだ結構あるようです。
「これが会社の決まりだから！」と、特に考えずに続けられていたこうした一連の作業ですが、これが経理の方々にとっては結構な負担になっているのはご存じの通り。
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領収書の整理
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経費の勘定項目ごとの記録
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交通費の経路と金額のチェック
それは精算する側も同様。早く経費の精算を行いたければ、会社に戻り、書類を作成し、上司を捕まえ、自分で処理する場合には、時間内に経理に提出しなければなりません。
しかし、この経費精算の一連の作業。ちょっと考えてみると、これほどIT化に向いているものもありません。
しかも経理をIT化するための社会的な条件もそろってきました。
例えばクラウドが一般化したことやスマホの完全に近い普及、そして交通系ICカードなどの普及もIT化を後押ししています。
そしてさらに大きいのが、領収書などの保存も電子化が可能になったこと。申請さえすれば、電子化された領収書であっても、税務署への正式な書類、原本として認められることになった点です。
つまり、領収書の原本を清算書類とともに「手渡し」する必要がなくなったということです。
例えばIT化された後の経費精算はこんなイメージです。
（領収書をスマホで撮影）※場所を問わず！
↓
（経費の内容を書き込み、送信）※場所を問わず！
↓
（上司がチェック。承認）※場所を問わず！
↓
（経理承認・処理）※入力不要
↓
（電子保存）
といったことになります。
交通費も、ルート検索におけるデータ連携、交通系ICカードとの自動連携などのサービスがいくらでも存在しますので、これまでのような面倒なチェックもほとんどなくなります。
また、権利担当による領収書の手入力の手間もなくなりますし、領収書の原本をファイルに張り付けて棚に何年も保存、などという手間も場所も費用（棚の面積の家賃）もかかる作業の必要もなくなります。
経費を申請する側のメリットも大きいでしょう。
時には領収書の原本を届け、上司に書類を提出するためにわざわざ会社に立ち寄っていたようなことが必要なくなります。
つまり全員が得なのが経費精算のIT化です。
ただし、気を付けなければならない点もあります。会社の規模や経費精算のスタイルが会社ごとに様々である点です。
IT化には様ざまな方法があります。
単に領収書や書類をメールで送り、上司は電子印鑑で承認し、経理にメールするといった、初歩的なIT化の方法もありますし、一連の経費精算を経費精算システムとして構築してしまう方法もあります。
前者はほとんどIT化のための経費は必要ありませんが、後者は導入費用や毎月の使用料なども発生します。
また、会社の規模やどんな作業が経理の大きな負担になっているのかをきちんと判断し、それぞれの会社にあった方法を選択する必要があります。
どちらにせよ、もうエクセル＆原紙＆手渡しの世界は、もう過去のモノと考えるべきでしょう。
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