新入社員の入社手続きに必要なこと
2023年02月02日 08:00
この記事に書いてあること
新しい人材を会社に迎え入れる。新入社員を雇うときに必要な入社手続きは多岐にわたります。こうした入社手続きを行うのは、多くの場合総務担当者です。
今回は、入社手続きにおいて総務担当者が押さえるべきポイントを説明します。
入社手続きで必要なこれだけのこと
新入社員への書類送付と回収
最初に必要となるのが、新入社員へ必要書類の送付と提出書類の回収です。送付する書類の中には内定通知書や入社承諾書などが含まれていますので、必ず早めに送付するようにしましょう。この書類が届かないと、入社に関する確認ができていないという不安定な状態となってしまいます。
そして、必要な書類を迅速、確実に回収するのも重要な仕事です必要な書類は、基本的に以下の通りです。
最初に必要となる書類
内定通知書
内定通知書とは、企業が採用内定者に対して「内定」したことを通知する書類です。
労働条件通知書
労働条件通知書とは、企業が社員と雇用契約を結ぶ際に送付する書類です。
「労働契約の期間に関する事項」
「就業の場所及び従業すべき業務に関する事項」
「始業・終業時刻、休憩、休日などに関する事項」
「賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項」
「解雇の事由を含む退職についての事項」
などを伝える必要があります。
入社手続きで必要となる書類
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、前の職場で雇用保険に加入していた人に提出を求める必要がある書類です。一般的には会社が保管しているものなので、前の職場に返還を求めなければならない場合もあります。
新入社員が初めて雇用保険に加入する場合には、新しく加入手続きをおこなう必要があります。
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、所得税を正しく申告するために必要な書類です。配偶者や扶養家族がいる場合とそうでない場合とで控除等が変わります。
年金手帳
年金手帳は、厚生年金への加入に必要となります。
源泉徴収票
前職を退職した年に会社に入社する場合には、前職の源泉徴収票が必要です。学生時代にアルバイト収入があった場合にも必要な書類です。
マイナンバー
マイナンバーは、雇用保険や健康保険、厚生年金などの手続きに必要となります。
住民票
住民票は、新入社員の氏名や住所などに誤りがないか確認するためのものです。
健康診断書
新入社員に健康診断を受けてもらい、結果を提出してもらう必要があります。
給与振込先申請書
給与の振込先を社員が申請する書類です。
各種手当支給申請書
社員によっては通勤手当や住宅手当を申請する人もいます。その社員が本当に手当てを受け取る資格があるかをチェックし、手続きを進めます。
健康保険被扶養者異動届
新入社員に被扶養者がいる場合、社会保険の手続きを行うために必要な書類です。
帳簿の作成
担当者は、新入社員から書類を回収するとともに帳簿を作成します。必要となる帳簿は主に次の3つです。
労働者名簿
社員の性別や住所、入社・退職の年月日など記載内容も細かく決められています。
賃金台帳
正社員、パート・アルバイトといった雇用形態にかかわりなく、すべての労働者の賃金の記録が必要です。
出勤簿
出勤簿勤怠管理を行うためのもので労働基準法に則して作成していきます。
保険や税金の手続き
新入社員のための保険や税金の手続きも行う必要があります。
雇用保険
雇用保険は、社員が失業したときに失業保険を受け取るために必要なもので、基本的にはハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。
健康保険／厚生年金
年金事務所か健康保険組合・厚生年金基金に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出して手続きを行います。
労災保険
労災保険は会社全体で加入する保険で、初めて従業員を雇用した日から10日以内に手続きをおこないます。
備品の準備
新入社員が仕事で使用する備品を準備します。新入社員が入社初日から使用するものはたくさんあります。
デスクやパソコン、事務用品をはじめ、制服がある場合には初日に渡せるように手配します。また社員証や名刺の手配も必要です。
入社手続きの業務は、非常に複雑です。
個人情報を多く取り扱うので、書類管理はくれぐれも厳重におこないましょう。また遅延なく作業を進めていく上で、手順や必要書類をあらかじめ確認しておくことが大切です。
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