領収書がない場合の対処法
2020年08月24日 08:00
この記事に書いてあること
通常、仕事の上での経費の精算は「領収書」をもらう→「必要項目とともに申請」→「精算」という手順となります。
しかし仕事の中には、領収書がもらいにくいケースもありますし、「領収書を無くしてしまった！」というケースもまれに発生します。例えば領収書がもらえないケースにはこのようなものがあります。
領収書がもらえないケース
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電車やバスに乗るときに支払う運賃
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割り勘で支払うことになった仕事の打ち合わせの飲食代
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仕事で使用したサービスを個人のカードで決済
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取引先の冠婚葬祭におけるご祝儀や香典など慶弔金の出費
以上のように、結構ありますね。公共機関の交通費に関しては、どの会社でも精算のためのルールが決められていることも多いようですが、その他の項目は、領収書もなく、精算しずらいケースになってしまう場合もあるようです。
また、領収書を無くしてしまった！といったケースでは、精算そのものを断念ということもあるようです。領収書は再発行が難しいため、あきらめるというもの。領収書を再発行することで、架空計上が疑われたりする場合もあるので、これは仕方がないことでもあります。
しかし領収書やレシートなしの状態での支出をきちんと計上する方法はあります。それは、出金伝票を使って精算する方法です。
領収書がない場合は「出金伝票」を作成する
伝票に現金を支払った際の記録を残す伝票で、言ってしまえばただのメモなのですが、要件さえそろえば税務署のチェックがあっても問題のない書類になります。出金伝票が正式な書類となるためには、次の項目が必要です。
- １
支払いをした日付
- ２
支払いをした相手の名称
- ３
支払った金額
- ４
支払いの目的や品物・サービスの内容
つまり、レシートなどとほぼ同じ内容が記載されていることが必要です。
お客さんとの割り勘の場合なども、割り勘した金額、相手の名称等、上記の項目をきちんと記入しておけば、経費として認められることが多いようです。
ただし出金伝票の金額があまりにも高額だったり、たびたび領収証の紛失が起こるといった場合、当然税務署に不信感を持たれることも考えられます。こうした危険もあるため、経理担当者は払い出しに応じないケースもあります。
慶弔金は精算できる？
仕事の取引先の冠婚葬祭に従業員が業務として出席することもあるでしょう。そのとき、慶弔金を渡しても、領収書を相手方からもらうことはできません。こうした場合、どのように処理すればよいのでしょうか。
業務上の取引先への冠婚葬祭の慶弔金は、経費として認められます。
また、自社の従業員の冠婚葬祭のケースはどうでしょうか？
これも経費として処理することは可能です。精算を行う場合、厳密には勘定項目の違いがあります。
取引先の場合＝接待交際費
従業員の場合＝福利厚生費
となります。この場合、出席するために使った交通費なども含むことができます。
さて次に、結婚式等で届けるご祝儀。これも経費としての精算が可能なのですが、ケースごとに少々異なる点もあります。
取引先の結婚式に出席した場合は、香典と同様、接待交際費で精算することとなります。
少し事情が異なるのは、社内の部下の結婚式に上司が出席するケースです。
上司が部下の結婚式に出席した場合。払うご祝儀を精算し、最終的に会社が出してくれたようなケースでは、部下の給与として扱われる場合もあります。つまり、所得税の対象となってしまいます。
会社によっては、こうしたケースを考え、社内規定として「祝金」を社員に支給するところもあります。これは福利厚生費として経費にできるので所得税の対象にはなりません。
また贈与税も関連してきます。社会通念上の金額内であれば問題ありませんが、大幅に逸脱した場合にはこの対象となるケースもないとは言えません。
結婚祝い金の場合の「社会通念」の一般的な相場は、管理職社員で5万円、一般社員で3万円程度が相当な範囲と理解されているようです。
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