郵便物のために会社に出社！を減らす方法
2022年11月04日 08:00
この記事に書いてあること
新型コロナをきっかけに、打ち合わせや書類作成などの作業をネットワークやクラウドサービスを活用し、自宅で行うスタイルがすっかり定着してきました。
しかし、どうしても出社しなくてはならない状況はまだ存在しています。特に経理や総務の仕事では、郵便物への対応が出社の大きな理由となっています。
経理、総務以外の社員であっても、この事情は同様です。自分宛てに届いた郵便物を（もし来ていないにしても）確認するために出社するということもあるでしょう。
会社に届いた郵便物を総務の方が仕分けして、各人のデスクに配布。しかし宛先になっている当人はいつ出社するか分からない。こんな事態も考えられます。中には至急返送しなければならない類の書類が混ざっていないとも限りません。
また逆に、先方に紙の郵送物を送る作業も当然発生します。これも会社に出社する大きな理由となります。
同じようにアナログの象徴的な存在であったハンコは、ようやくデジタル化が進み、わざわざ出社する必要もなくなりつつあります。しかし郵便物に関しては、いっこうにデジタル化が進んでいないようにも思えます。
こうした郵便物のための出社を軽減させる方法はないのでしょうか。今回はすぐに実行可能ないくつかの方法をご紹介します。
受け取る郵便物を減らすには
取引先にデジタルデータでの送付をお願いする
特に新しいサービスを導入せず、紙の郵便物を減らす方法としてまず考えられるのが、取引先にデータで資料や請求書などを送ってもらうことです。
中でも期日内に対応することが大切な請求書だけでもデジタルで送ってもらうことができれば、それ以外のDMなど、ある程度時間がたっても対応が可能な郵便物だけになり郵便物のための出社がかなり軽減されるはずです。
郵便物を転送させる
郵便物の対応方法のひとつとして、郵便局の転送サービスを利用するというものがあります。この方法であれば取引先へのデジタル化のお願いなどは必要ありません。
転送先は代表者または総務担当者の住所ということになります。
しかし、この方法の場合、転送先の総務担当者が到着した郵便物をデジタル化し、各担当者に転送するという作業が新たに発生します
。
また原本が必要な場合、また郵便で転送するという作業も発生します。こうした作業を考えると、比較的小規模な会社に向いているスタイルであると言えるでしょう。
郵便物仕分け、受け取りサービスを利用する
オフィス縮小によりスペースが限られることでペーパーレス化が進み、これまで紙で保管していた書類をデータ化する動きが促進されます。これにより、いつでも必要な情報をパソコン上から確認できるようになり、備品や書類の管理面もスリム化できます。
送る郵便物を減らすには
郵便発送サービスを活用する
郵便発送代行サービスを活用する方法です。請求書までクラウド上で作成し、作成した書類の印刷・封入・投函まで一括で行ってくれる郵便発送サービスで、自宅にプリンターや切手がない環境でも紙の郵便物をEメールのように発送することができるようになります。
こうしたサービスの中には、入金管理なども一括で行えるものもあり、作業のためにわざわざ出社する手間を減少させてくれます。
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