経理・総務部門の残業時間を削減する方法
2019年11月29日 08:00
この記事に書いてあること
経理・総務部門の残業が発生する原因と削減する方法をご紹介します。
経理・総務部門ではなぜ多くの残業が発生してしまうのか？
企業の経理・総務部門においては、毎月月末・月初と決算期において多くの残業が発生してしまうことが多いでしょう。働き方改革を提唱し、社員に定時帰りを促進しているはずの企業において、なぜ毎月のように残業が発生してしまうのでしょうか？
経理・総務部門において月末・月初に残業が発生することが多い理由は、毎月の請求・支払業務が月末月初に集中して処理されること、それらの処理にはある程度の知識や経験が必要なことが多いためどうしても作業が属人化されてしまい、「仕事のできる人」に業務が集中してしまいがちなことが原因と言えます。
月末の3日間で合計9時間、月初3日間で合計12時間、毎月合計21時間程度は残業せざるを得ないという経理ご担当者も多いのではないでしょうか。
残業が多く発生してしまう組織的な原因としては、経理処理フローがしっかりと確立されていないことが大きく、入力業務など、ほとんどの経理業務をいまだに手作業で行っている企業も多いと思われます。
経理業務で毎月多くの時間がかかるのは、請求書の入力業務
では、多くの企業の経理・総務部門で残業が毎月のように発生してしまっている中、いったいどんな業務に時間をとられてしまっているのでしょうか？経理業務で最も時間がかかるのは、恐らく請求書記載内容のシステムへの入力業務と思われます。
取引先から届いた山積みの請求書の入力作業で、残業になった経験がある方も多いのではないでしょうか？この部分を改善していかなくては、業務効率化、残業時間削減は実現できそうもありません。
では、どのように改善すれば良いのでしょうか。解決策の切り札は「受け取った請求書のシステムへの入力業務を自動化する」ことです。
毎月月初には、前月末締めの自社宛請求書が随時届き始めます。これを、自社内の支払い承認リストと照らして、支払先・金額・日付・摘要・勘定科目などを確認しながら支払処理をしていかなければなりませ
紙ベースで届いた請求内容・金額を目視しながら支払い用の銀行支払いシステムや会計ソフトに手入力していくのは、間違いがあってはいけない業務であるがために非常に時間と心を奪われる作業です。
このような非効率な作業が毎月月末・月初に集中してしまうため、どうしても経理・総務部門では残業が発生しやすくなってしまうのです。
クラウドOCRの導入で、経理・総務部門の残業時間を少なくできる可能性がある
今は「手作業」で行っている、自社が受け取った請求書のシステムへの入力業務を自動化することができれば、毎月の残業時間を大幅に削減出来る可能性があります。その切り札がクラウドOCRを使った請求処理業務の効率化です。
クラウドOCRとは、簡単に言えば紙やPDFの請求書を自動的に文字データ化することができる、クラウド型AI帳票認識ソリューションのことです。
請求書に記載された請求日、請求元名称、請求金額などの情報をAIが自動認識し一括データ化してくれるため、これまで目視と手作業で行っていた請求処理業務を効率化することが出来るようになるのです。
どんなに経験豊富な経理ご担当者でも、人的な作業では少なからずミスが発生してしまいますが、請求内容の読み取りなどを自動化することで、作業負荷軽減だけでなく、ミスの撲滅にもつながります。
費用面を見ても、一昔前までのOCRは事前に各種帳票の設定が必要だったため、初期費用だけで数百万円もかかることがザラでしたが、最新のクラウド型OCRは、事前の帳票定義を必要とせず、各社から届く請求書の内容・金額などを自動で読み取ってくれるため、初期費用・ランニングコストも格段に安くなりました。
数百万円どころか、月額1万円台から利用できる高機能クラウドOCRも増えています。毎月発生している残業代削減と社員のモチベーションアップなどを勘案すれば、毎月数万円の利用料でクラウドOCRを導入できるのならば、検討の余地は十分にあると言えます。
いかがでしょうか？クラウドOCRの導入で、請求業務の効率化・残業時間減少につなげたい方は、こちらのページで詳細をご確認くださいね。
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