請求書の送付状の正しい書き方・例文を紹介！ 基本マナーも解説

請求書を送る際に送付状をつけることは理解していても、正しい送付状とはどういうものかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。送付状は会社や担当者の印象にもつながるので、正しい書き方を知っておくことが重要です。

この記事では、送付状を請求書につける理由、送付状に記載する項目や挨拶文の書き方、送る際のマナーなどを詳しく説明していきます。シチュエーションに応じた送付状の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

請求書に送付状（送り状・添え状）が必要な3つの理由

送付状とは、請求書や郵便物などに添えて、挨拶を述べたり、送付内容を記載したりする文書のことです。カバーレターや添え状などともいいます。ビジネスシーンでよく目にする文書のひとつです。

メールで請求書などを送る場合には、メールの本文が送付状の代わりとなります。そのため、別途送付状を作成して送る必要はありません。

では、請求書を郵送やFAXで送る際になぜ送付状が必要なのでしょうか。3つの理由を解説していきます。

1.ビジネスマナーとして送付状は必須だから

業界に関係なくビジネスにおいて、文書や郵便物などを送る際には、送付状を添えるのがマナーとなっています。そのため、請求書を送る際には送付状は忘れずに添えるようにしましょう。

2.間違いや漏れがないかチェックできるから

郵送・FAXどちらの場合においても、請求書などの重要書類を送る際には何が同封されているのか確認しやすくするために、送付状は必須です。送付状には同封する内容を記載するので、送る側・送られる側の双方にとって、枚数や内容に誤りがないか確認できます。

3.補足の説明ができるから

送付する請求書や書類に補足説明やメッセージを加えたい場合にも、送付状は役立ちます。同封した請求書が何に対する請求書なのか、相手が忘れている可能性もあります。送付状に詳細の説明を記しておくことで、トラブルも回避できるでしょう。

請求書の送付状の書き方｜必ず入れる5つの項目

請求書の送付状に記載する項目としては、以下があります。

1.宛先の情報（社名・部署名・担当者名）
2.送付する年月日
3.送信者の情報（社名・部署名・担当者名・連絡先）
4.挨拶文・本文
5.記書き（送付する書類の内容・枚数）

1.宛先の情報（社名・部署名・担当者名）

宛先は、会社宛に送る場合には、「〇〇〇（社名）御中」と書き、担当者宛に送る場合は、社名に加えて部署や役職名も入れます。社名を書く際は、（株）など略式で書かないように注意してください。また、送信者の情報は宛先よりも下の位置にくるようにしなければいけません。

2.送付する年月日

似たような取引をしている場合、送付する年月日が抜けていると他の書類との区別がつきづらくなります。送付する年月日をいれておくことで、だいたいどの期間での取引なのかを明確にすることができるので、必ずいれましょう。

3.送信者の情報（社名・部署名・担当者名・連絡先）

送信者の情報も忘れないようにしましょう。社名だけでなく、部署名や担当者名をいれておくことで、具体的にどのような取引があったのか知ることができます。また、同じ社内で取引している場合に、混同することも防げます。さらに連絡先を添えておくことで、不明点があった際に問い合わせがしやすくなるので親切でしょう。

4.挨拶文・本文

挨拶文や本文も重要です。本文ではどのような取引における請求書なのか、詳細をいれることをおすすめします。

5.記書き（送付する書類の内容・枚数）

記書きの部分は、始めに「記」と書き、書類の内容や枚数を記載したうえで、最後は「以上」と締めます。宛先や送信者の情報は誤りがないように入念にチェックするようにしましょう。

請求書の送付状を書くときに知っておきたい4つの基本

送付状をつける際には、押さえておきたいポイントがあります。以下で4つの基本ポイントを?ていきましょう。

1.送付状はA4サイズ1枚にする

送付状に定められた形式はありませんが、A4サイズ1枚にまとめるのが?般的です。どうしても複数枚になってしまう場合は仕方ありませんが、可能な限り1枚にしましょう。

2.送付状は1枚目に来るようにする

郵便で送付状と請求書を送る際には、相手が封筒を開けたときに最初に送付状が確認できるよう、請求書の上に送付状を重ねます。相手が郵便物の内容を把握しやすくするためです。また、FAXで送る際も同様に、送付状は1枚目にして送りましょう。

3.?形3号の封筒に入れる際には三つ折りにする

長形3号の封筒に入れる際は、印刷されている?を内側にし、請求書と送付状を重ねます。三つ折りにするときは?紙の下を先に内側に折ってから上を内側に折りましょう。こうすると、相手が文書を開いたときに印刷?の上部から読めます。A4の書類を三つ折りにする場合、封筒サイズは?形3号、折らない場合の封筒サイズは角2封筒となります。

4.封筒の表に「請求書在中」と記載する

封筒が縦型であれば表?の下のほうに、横型であれば表?の下または右下に「請求書在中」と記載します。送付する請求書が多い場合は、スタンプを使うと便利です。請求書であることが?目でわかるので、相手も処理がしやすくなります。

送付状における挨拶のポイント

送付状には、さまざまな挨拶の文言が使?されています。ここでは、送付状の挨拶文の書き方を解説します。

1.時候の挨拶は入れなくていい

送付状を書く際は、基本的に時候の挨拶は入れなくても問題はありません。挨拶よりも文書の中?が重要視されるためです。省いても失礼にはあたらないと考えるのが?般的でしょう。

正しい頭語と結語の使い方

時候の挨拶は不要ですが、頭語と結語は必要です。?般的によく使われるものを覚えておくと、ビジネス文書を作成するときに便利です。ビジネス文書でよく使?する頭語と結語は、主に以下の3つがあります。

祝い状・詫び状などかしこまった文書の場合

・頭語「謹啓」
・結語「謹言」

?般的な文書の場合

・頭語「拝啓」
・結語「敬具」

前文を省略する文書の場合

・頭語「前略」
・結語「草々」

2.関係性によっては一筆箋を入れてもOK

相手方との関係性によっては一筆箋をいれても構いません。送付状や請求書だけを送ると無機質になってしまいがちですが、直近の報告やお礼などがあれば、送付状とは別に、一筆箋におさまる範囲で添えると丁寧な印象を与えるでしょう。

支払いがされない場合の対処法

請求書を送付状とともに送っても、何らかの不手際で支払いがされない場合があります。その場合の対処法を紹介します。

1.メールで確認する

請求書を送る際、送付状には支払いの期?を記載しておきましょう。そのうえで、期?までに支払いがされない場合は、メールで相手先に確認をします。何らかのトラブルが起こっていたり、請求書が届いていなかったりする可能性もあるので、丁寧な文?で確認することが?切です。

2.電話で確認する

メールの返信がない場合、もしかすると埋もれてしまっている可能性があります。そういう場合は、一度、電話で確認するといいでしょう。その際に、いつ請求書のメールを送ったのか、再送に関するメールを送った日付をふくめて伝えると、メールを遡りやすくなるのでおすすめです。

3.請求書を再送する

メールで確認がとれなかったり、何かの手違いで請求書が届いていなかったりした場合には、請求書を再送しましょう。再送する場合の請求書の文例は、次で紹介するので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

ビジネスにおいて、文書や郵便物に送付状をつけるのは基本的なマナーです。また、相手が内容物を確認する際にも役立ちます。とくに、請求書のような重要書類を送る際には、トラブルを防?するためにも送付状は必ず添えるようにしましょう。

送付状を作成する際は、特に宛先や送信者の情報に間違いがないかしっかりチェックしましょう。また、挨拶文や封筒の入れる順番などにも配慮することが?切です。

無料ダウンロード資料では例文もご紹介しておりますので、参考にして送付状を作成してみてください。