コワーキングスペースのプリンターの選び方とは？料金回収に関する課題の解決策も紹介

コワーキングスペースやシェアオフィスの運営において、プリンター・複合機は今や欠かせない設備のひとつです。

しかし、不特定多数の利用者が使うという特性上、一般的なオフィスとは異なる注意点があり、特に料金回収の仕組みづくりに頭を悩ませている運営者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、コワーキングスペースにプリンターを導入する際の注意点を整理した上で、料金回収の課題を解決する具体的な方法として「RICOH セルフコピーパッケージ」を紹介します。これから複合機の導入・入れ替えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。

コワーキングスペース（シェアオフィス）におけるプリンター・複合機の必要性

フリーランスや副業ワーカーの増加、リモートワークの普及などを背景に、コワーキングスペースやシェアオフィスの利用者数は年々拡大しています。それに伴い、利用者が施設内でコピーやプリントを行うニーズも高まっています。契約書や見積書の印刷、営業資料の出力、名刺やチラシのスキャンなど、業務に紙の出力・取り込みが必要になる場面は決して少なくありません。

また、利用者の視点に立つと「印刷環境が整っているかどうか」は、コワーキングスペースを選ぶ上で重要な比較ポイントです。Wi-Fi環境やドリンクサービスなどと並び、プリンターの有無・使いやすさは施設の利便性を左右する要素であり、ほかのコワーキングスペースとの差別化にもつながります。裏を返せば、プリンターの使い勝手や料金体系が不十分だと、利用者の満足度低下や離脱の原因になりかねません。

コワーキングスペースにプリンターを導入する際の注意点

とはいえ、コワーキングスペースにプリンターを導入する際には、一般的なオフィスとは異なるいくつかの注意点があります。ここでは代表的な3つのポイントを解説します。

セキュリティ対策が必須となる

コワーキングスペースの複合機は、会員でない一時利用者を含む不特定多数の人が共有で使用します。そのため、契約書や個人情報を含む書類を出力・スキャンする機会も多く、情報漏えいのリスクには十分な配慮が必要です。

セキュリティ対策が施された機器を導入し、それを利用者に対してアピールすることは、安心して施設を利用してもらうための信頼構築にも直結します。特に機密性の高い書類を扱う利用者にとっては、セキュリティ面の充実度が施設選びの決め手になることもあります。

設置スペースや電源を確保する必要がある

複合機は決して小さな設備ではなく、設置には一定のスペースと電源容量が必要です。コワーキングスペースは坪単価が高いエリアに立地することも多く、複合機の設置場所を確保すること自体がコスト面での課題になりがちです。

また、電源容量が不足していたり、配線計画が不十分だったりすると、他の電子機器と共有するコンセントで電圧が不安定になるなどのトラブルにつながる可能性もあります。導入前には、設置候補のスペースにおける電源容量やコンセントの位置、配線ルートを必ず確認しておきましょう。

現金決済のみだと、集金・両替業務が必要になる

コワーキングスペースでは、印刷枚数に応じて利用者ごとに都度課金するスタイルが一般的です。この際、現金決済のみに対応した複合機を導入すると、運営者側は日々の集金作業や釣り銭・両替の準備といった現金管理業務を継続的に行う必要があります。

特に近年は、受付スタッフを常駐させず（または極力スタッフを減らして）運営する無人・省人型のコワーキングスペース・シェアオフィスも増えています。こうした無人・省人運営の場合、現金回収や補充にスタッフの手が回りにくいという課題がより顕著です。有人・無人を問わず、料金回収の仕組みをいかに効率化するかは、コワーキングスペース運営における重要なテーマといえるでしょう。

プリンターの料金回収に関する課題を解決する方法

料金回収の課題を解決する方法として、従来はコインベンダー式の複合機がよく利用されてきました。コインベンダーは硬貨を投入して料金を精算する仕組みで、印刷枚数に応じた料金回収が可能になる一方、料金設定が基本的に10円単位に限られることや、結局は現金を回収・管理する手間が残ってしまうという課題があります。

そこで今の時代に適した解決策として注目されているのが、キャッシュレス決済に対応した複合機です。QRコード決済や交通系電子マネー、現金による支払いなど、複数の決済手段に対応した複合機を導入すれば、利用者はスマートフォンやICカードをかざすだけで支払いを完了できます。財布を持たずに利用できる手軽さは、心理的なハードルを下げ、利用満足度の向上にもつながるのです。

コワーキングスペースに設置するプリンターは「RICOH セルフコピーパッケージ」がおすすめ

こうした料金回収の課題を解決するソリューションとして、リコーの「RICOH セルフコピーパッケージ」があります。ここでは、利用者側・運営者側それぞれのメリットを紹介します。

利用者側のメリット

QRコード決済や交通系電子マネーによるキャッシュレス決済に対応しており、現金決済との併用も可能です。

また操作画面はシンプルで分かりやすく、コピー前のプレビュー確認や、免許証など2枚の原稿を1枚に集約するコピー機能なども搭載されており、初めて使う方でも迷わず操作できます。

さらに、インターネットプリントやインターネットスキャン機能も搭載。事前にスマートフォンやパソコンからファイルをアップロードして印刷したり、スキャンしたデータを専用サイト経由でダウンロードしたりすることも可能です。USBメモリーを使わず、プリント・スキャンできます。また、プリンタードライバーやアプリインストールなども不要でプリントできます。

コワーキングスペース運営者側のメリット

サブスクリプション方式のため、必要な決済オプションや機能だけを選んで導入でき、初期費用を抑えやすい料金体系が特長です。

また、キャッシュレス決済の活用によって両替や釣り銭の準備、現金回収といった管理業務の負担が軽減します。課金履歴や売上状況のデータはパソコンからいつでも確認でき、集計用データのダウンロードにも対応しているため、経理処理の効率化にもつながります。

さらにカラー・モノクロ、用紙サイズ、決済手段ごとにサービス単価を柔軟に設定でき、施設の運用方針に合わせた料金設計も可能です。「RICOH セルフコピーパッケージ」は大学や図書館など、不特定多数が利用するパブリックスペースでの導入実績があり、コワーキングスペースのような環境でも安心して運用できます。

導入費用やオプションの組み合わせなど、詳しい価格については「RICOH セルフコピーパッケージ」公式ぺージの価格表をあわせてご確認ください。

まとめ

コワーキングスペースにプリンター・複合機を導入する際は、セキュリティ対策や設置スペースや電源の確保、そして料金回収の仕組みという3つの注意点を押さえておく必要があります。中でも料金回収は、現金決済のみでは運営者の管理負担が大きくなりやすく、無人運営を目指す施設にとっては特に重要な課題です。

その解決策として、QRコード決済や交通系電子マネーなど多様なキャッシュレス決済に対応した「RICOH セルフコピーパッケージ」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。利用者にとっての使いやすさと、運営者にとっての管理業務の効率化を同時に実現できるソリューションです。

製品の詳しい仕様や価格については、カタログPDFをぜひご確認ください。導入のご相談やお見積りについては、お問い合わせフォームより気軽にお問い合わせください。

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