ChatGPTで文章を要約する方法｜おすすめツールの紹介

ビジネスでは、膨大な情報の中から必要な情報を素早く掴み、的確に伝えることが求められます。そのため、長文を要約し、簡潔で分かりやすい情報にまとめるスキルは、まさにビジネスパーソンにとっての必須スキルと言えるでしょう。
そこで紹介するのが生成AI「ChatGPT」の活用です。今回は、ChatGPTを使った文章の要約方法や要約の精度を上げるポイントについて解説しているので、ぜひ参考にしてください。

文章要約にChatGPTが活用できるシーン

ChatGPTは高度な自然言語処理能力を持つ生成AIで、膨大なテキストの内容を把握し、要点を抽出することが得意です。そのため、ビジネスシーンから日常生活まで、さまざまな場面で文章要約に活用できます。
例えば以下のようなシーンにおいて活用できるでしょう。

• ・インタビュー
• ・会議などの議事録
• ・報告書
• ・講演・プレゼンテーション
• ・顧客からのお問い合わせ対応やFAQ（よくある質問と回答）作成

それぞれ詳しく見ていきましょう。

インタビュー

文章要約は、インタビュー内容を見やすく整理したいときに役立ちます。
例えばインタビューを実施する際、多くの場合は発言内容を録音してデータを残します。聞き返すことでインタビュー内容を把握することはできますが、重要な情報は発言の中に点在しているため、記録されたそのままの状態の長時間のインタビューのままだと、必要な情報にアクセスすることが難しい場合があります。
このようなときに役立つのが、ChatGPTを活用したインタビュー内容の要約です。要約することで重要なポイントを抽出でき、検索性が高まり、インタビューに立ち会わなかった人でも短時間で内容を理解することができます。

会議などの議事録

会議などの議事録の要約にもChatGPTが活用できます。会議の内容を要点だけに絞って整理できるため、議題や決定事項が明確になり、情報共有をスムーズにおこなうことができます。
また、ChatGPTは書式に対応した出力も可能なので、過去の議事録のフォーマットに合わせたり、柔軟に会議の種類に応じた書式に変更したりすることもできます。

報告書

報告書の要約にもChatGPTが活用できます。報告書は読み手に対して要点を的確に伝えたり、説得力のある構成に仕上げたりすることが求められます。
ChatGPTを使えば、要点の整理だけではなく、伝える相手や目的に応じて柔軟に表現や構成を調整できるため、質の高い報告書を効率的に作成することが可能です。また、こうした要約支援自体により、作成の手間と時間を削減できます。
ビジネスシーンでは、成果とスピード、両方がもとめられますが、これらはトレードオフの関係になることがあります。しかし、ChatGPTを用いると、クオリティと情報伝達のスピードの両方を高めることが可能となるのです。
最終的なチェックや調整は人間の手でおこなう必要がありますが、人手で一から報告書を作ることと比べると、少ない工数で質の高い報告書を作成することができます。

講演・プレゼンテーション

講演やプレゼンテーションを共有する際の要約作業にもChatGPTは役立ちます。
他のツールで録音・文字起こしをおこなったデータをChatGPTにかけると、要点が整理された文章が短時間で作成されます。講演やプレゼンテーション内容を社内共有用のレポートや記事としてまとめる際の手間と時間を大幅に軽減できます。
参加した当事者が後から内容を振り返ることや、参加しなかった方々のための手軽な情報収集源として役立ちます。

顧客からのお問い合わせ対応やFAQ（よくある質問と回答）作成

文章要約は、顧客からの問い合わせ対応やFAQの作成にも活用できます。
顧客からのお問い合わせは、適切な回答をするために、対応してほしいことの意図や問い合わせの背景を読み解くことが必要な場合があります。ChatGPTに対し、問い合わせ内容とともに「問い合わせ意図やどのような背景で問い合わせをしてきたのかを知りたい」と質問すると、短時間でそれらを把握することが可能になります。
回答作成も、回答内容を箇条書きで作成したあと、ChatGPTに清書させることで、顧客が読みやすい文章を作成してくれます。
加えて、顧客の問い合わせ内容と回答を、ChatGPTに「マニュアルやWebサイト掲載用のFAQの文章に仕立てて」と指示を与えると、多くの顧客が理解しやすいFAQの文章を作成してくれます。
顧客対応のスピード向上やお問い合わせ自体を減らす効率化につながります。

ChatGPTでの文章要約が有効な理由

ChatGPTは、文章の要点を素早く整理し、読みやすくまとめることができるAIツールです。
その活用によって、要約にかかる時間や労力を削減できるだけでなく、情報共有や業務全体の効率化にもつながります。
ここでは、ChatGPTによる要約が有効である理由を、具体的な機能や特長とともに紹介します。

要約の長さを柔軟に調整できる

ChatGPTでは、「100字程度で要約して」や「300字以内にまとめて」といった指示を出すことで、要約後の文章の長さを柔軟に調整することができます。
これは、レポートや論文、社内文書など、文字数制限のある場面で特に便利です。
また、要点を簡潔に絞ったり、できるだけ詳細を残したりと、要約の“粒度”を調整できるのも特長です。
目的や読み手に応じて、適切な情報量でまとめることができます。

情報を整理して、わかりやすく伝えられる

ChatGPTは、入力した文章の文脈を理解し、自然な構成や適切な接続語を用いて文章を整えてくれます。
また、出力してほしいフォーマットを指示することで、箇条書きや見出しの活用など視覚的な整理もしてくれ、視覚的にも読みやすく理解しやすい文章を作成してくれます。
複雑な議事録や報告書などもChatGPTを通すことで伝えたい内容やポイントが明確になり、共有資料としても使いやすくなります。

語彙や言い回しを補ってくれる

ChatGPTは、まさに「言葉の宝庫」といえるほど多彩な表現の引き出しを持っています。
基本的な言い回しはもちろん、比喩や慣用句、専門用語などを文脈に応じて自然に使い分け、表現力豊かな文章を生成します。
たとえば「重要な」という言葉一つでも、「不可欠な」「根幹をなす」など、ニュアンスの異なる表現を提案してくれます。
さらに、複数言語への対応も可能で、外国語での要約や翻訳にも活用できます。

ChatGPTで文章（テキスト）要約する方法

次に、ChatGPTに文章要約を任せる基本的な流れについて解説します。
主な流れは下記の通りです。

• 1.要約する文章（テキスト）を用意
• 2.ChatGPTを起動
• 3.文章の入力・貼り付け
• 4.プロンプト（指示文）を入力し要約
• 5.修正を指示

それぞれ詳しく見ていきましょう。

要約する文章（テキスト）を用意

まずは、ChatGPTに要約して欲しい文章を用意する必要があります。例えば.txtや.docxなどの形式のテキストファイルで用意しておきましょう。

ChatGPTを起動

初めてChatGPTを利用する場合は、以下の公式サイトにアクセスしてください。
参考：ChatGPT公式サイト
ChatGPTの特徴や料金プランなどを調べることができます。準備が整ったら「今すぐ始める」をクリックしてください。登録せずとも利用はできますが、新規登録をおこなうと、自分が過去に入力した履歴などを見ることができたり、有料版へアップデートすることができます。
ChatGPTはブラウザでも使うことができますし、スマホなどから「アプリをダウンロードする」をクリックすれば、スマホアプリでChatGPTを使うこともできます。

文章の入力・貼り付け

テキストボックスが表示された画面に移動したら、要約したい文章をテキストボックスに入力してください。文章ファイルの添付（アップロード）も可能です。
無料版では入力できる文字数に制限がありますので、超過する場合は、分割して要約するか、有料版へのプラン変更を検討するとよいでしょう。

プロンプト（指示文）を入力し要約する

ChatGPTはユーザーからの指示をもとに結果を出力するため、どんなルールで、どんな作業を必要とするのかをプロンプトという文章で指示します。
「この文章を要約してください」など、シンプルなプロンプトでも要約できます。
さらに質の高い要約文を出力したい場合、例えば、会社の議事録フォーマットに沿った形で出力さえる場合や特定の情報を詳しく出力させたい場合などは、その細かな内容をプロンプトとして入力する必要があります。

修正指示をする

入力内容に問題がなければChatGPTは指示に従って出力しますが、1回の指示で、その内容は納得できるレベルにならない場合が多々あります。
例えば、「です、ます」を「だ、である」に変えたい場合や、箇条書きにしたいなどの要望があれば、ChatGPTにその修正指示を行いましょう。
ChatGPTの「Chat」は「雑談・おしゃべり」という意味で、ChatGPTは対話をしながら出力を調整していく対話型AIです。的確な修正指示を重ねることで出力結果の品質が向上します。

ChatGPTで音声データから要約する方法

ビジネスの世界では「音声データから要約文を作りたい」というニーズもあります。
2025年４月時点では、ChatGPTのWeb版は音声ファイルのアップロードに対応しておらず、音声ファイルをアップロードして文字起こしや要約をすることができません。
以下で紹介するtorunoなどの他の文字起こしツールで文字起こししてからChatGPTで要約する方法があります。

torunoで文字起こし

torunoは音声認識AIで音声データから文字起こしできるサービスです。
文字起こしされたテキストをコピーしたり、そのテキストの添付ファイルをChatGPTに添付すれば、要約を効率的におこなえます。
torunoは音声データだけでなく、動画・録画データを読み込ませることも可能です。
会議やインタビューなどの音声を手軽にテキスト化できるため、議事録作成や情報整理に役立ちます。torunoが対応している音声ファイルと動画ファイルは以下の通りです。

• ・mp3
• ・aac
• ・m4a
• ・ogg
• ・opus
• ・wav
• ・mp4
• ・mov

会議まるごと記録サービス（toruno）

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ChatGPTでの文章要約の精度を上げるポイント

次に、ChatGPTで文章要約の精度を上げるポイントを解説します。
ChatGPTは自然言語処理がおこなえる高性能な言語生成AIですが、効果的に活用するには、主に下記のポイントを押さえる必要があります。

• ・長い文章は分割して読み込ませる
• ・効果的なプロンプトを用意する
• ・手動で修正する
• ・有料版のChatGPTを活用する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

長い文章は分割して読み込ませる

1つ目のポイントは、要約したい文章が長い・文字数が多い場合は分割して要約させることです。
理由は、大量の文章を一気に要約にかえると、要約品質が落ちることがあるためです。
そのため、分割しても支障がない内容であれば、元の文章をいくつかに分けた方が精度の高い要約を得られます。長文を分割する際は、話し手・話題・時系列などで区切ると、要約結果の流れも把握しやすくなります。

効果的なプロンプトを用意する

2つ目のポイントは、効果的なプロンプトをあらかじめ用意しておくことです。
ChatGPTはプロンプトに従って出力内容を調整するため、その質が結果に大きく影響します。
前提条件をプロンプトで伝えることで、精度を高めることができます。たとえば議事録の要約なら、会議の目的や参加者の役割などを事前に指示しておくと効果的です。

手動で修正する

3つ目のポイントは、人の目で確認し、必要に応じて手動で修正することです。
ChatGPTの要約能力が優れていても万能ではありません。「ハルシネーション（AIが幻覚を見ているかのようにつくもっともらしい嘘）」といい、事実と異なる内容を出力する場合があります。そのため、最終的には人がチェックし、修正することで、質が高く正確な要約に仕上げることができます。
完璧なアウトプットが出るまでChatGPTに細かく指示を出し続けるよりも、数回のやり取りである程度まとまった文章を生成させ、そこから手動で修正する方が効率的です。
構成や文の骨子はすでにChatGPTが作成してくれるため、全体の工数は大幅に削減できます。
内容の推敲も含め、最終的な仕上げは人の手でおこなう前提でChatGPTを活用するとよいでしょう。

有料版のChatGPTを活用する

4つ目のポイントは、有料のChatGPTを活用する方法です。
例えば、無料版では一度に入力できる文字数などに制限がありますが、有料版は文字数制限が拡張されるので長文を入力しても読み取ってくれます。
また、有料版のモデルは基本性能が向上しています。レスポンス時間が短縮し出力が高速になったり、より自然な文章表現になったりと、文章要約において重宝します。

参考：ChatGPTの料金プラン（2025年4月時点）

ChatGPTでの要約におすすめのツール

ChatGPは文章要約に活用できますが、その前に会議などの会話内容を文字起こしする必要があります。
そこで役立つのが、自動文字起こし・議事録作成ツールのtorunoです。

また、ChatGPTをさらに業務に活用したい方には、リコーのAIチャットボット「RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 一般ナレッジ」もおすすめです。