議事録の書き方が上手い人の特徴・上手くなるためのコツを徹底解説

議事録作成は、ビジネスパーソンにとって必須スキルと言えるでしょう。本記事では、議事録が上手い人の特徴を分析し、彼らがどのように情報を整理し、記録しているのかを解説します。さらに、議事録作成のスキルを向上させるための具体的な方法や、役立つツールも紹介します。

議事録が上手い人の特徴

議事録が上手い人は、高い情報処理能力とコミュニケーション能力を兼ね備えています。ただ情報を記録するだけでなく、会議全体の文脈を理解し、本質を見抜くことができるので、質の高い議事録を作成することができるのです。

議事録が上手い人の特徴として、以下の特徴が挙げられます。

• ・要点を的確に捉えるスキル
• ・話の背景や文脈を理解するスキル
• ・タイピングスキル
• ・コミュニケーションスキル

それぞれ詳しく見ていきましょう。

要点を的確に捉えるスキル

議事録が上手い人は、発言の意図を正確に理解し、重要な情報を的確に捉えることができます。
議事録を書く時には以下の5W1Hを意識することで、わかりやすくまとめることができます。

• ・いつ（When）：会議が開催された日時
• ・どこで（Where）：会議が開催された場所
• ・誰が（Who）：発言者、参加者
• ・何を（What）：議題、決定事項、ネクストアクションプラン
• ・なぜ（Why）：会議の目的、背景
• ・どのように（How）：決定事項の実行方法、今後の進め方

上記の６つの要素を明確にすることで、議事録の内容がより具体的になり、会議に参加していない人が見ても、会議の内容を理解することができます。

話の背景や文脈を理解するスキル

議事録が上手い人は、発言の「裏」にある情報まで読み取ることができます。単に発言を文字に起こすのではなく、発言者の立場や、過去の経緯、議題の背景なども踏まえて要点を整理します。
たとえば、次のような情報があると記録の質が高まります。

• ・発言者の立場や関与度
• ・議題に関する過去の議論や進捗状況
• ・課題の本質やボトルネックとなっている部分

このような文脈を把握することで、ただの記録ではなく「伝わる議事録」に仕上げることができます。

タイピングスキル

議事録作成では、タイピングスキルも重要です。会議中にリアルタイムで議事録を作成する場合、速く正確にタイピングできる能力が求められます。
もし、タイピングスピードが遅ければ、メモや会話内容の文字起こしに集中しすぎて、文章の要約や重要な意思決定の発言を聞き逃してしまう危険性があります。
キーボードを見ずにタイピングできるようにトレーニングしたり、コピー＆ペーストや、文字の装飾などの頻繁に使う操作は、ショートカットキーを覚えたりすることで、作業効率がアップします。

コミュニケーションスキル

正確な議事録を作成するには、疑問点をその場で確認する姿勢が重要です。「今の発言は具体的にどういう意味か？」「その方針の背景は何か？」といった質問を、必要に応じて遠慮なく行えるコミュニケーション能力が求められます。
議事録を取る立場の人は「中立的な立場の記録者」であると同時に、会議の内容を正確に後世に伝える責任を担っています。そのための積極的な対話力が、質の高い議事録につながるのです。

議事録を上手に取るためのコツ

議事録を上手に取るには、会議中の集中力やタイピング能力などはもちろん重要ですが、いち早く上達するコツがいくつかあります。

• ・事前準備をする
• ・聞く力を鍛える
• ・メモの取り方を工夫する

それぞれを詳しく見ていきましょう。

事前準備をする

スポーツ選手が試合前にトレーニングや戦略を練るように、議事録作成においても事前の準備がパフォーマンスを大きく左右します。例えば、会議を行う際の事前準備として「会議の背景」、「誰が参加するのか」、「何のために行うのか」などのインプットを行うことで、理解が進んだ状態で会議に臨むことができ、質の高い議事録を作成することができます。

議題（アジェンダ）と目的の把握

会議の前に、議題と目的を確認しておきましょう。事前に議題の概要を把握することで、会議の流れを予測し、どのような情報に注意すべきかを知ることができます。また、会議の目的を理解することで、議事録に含めるべき情報を取捨選択することができます。

資料の事前確認

会議で使用する資料は、事前に目を通しておきましょう。事前に資料の内容を把握しておくことで、会議中の議論をより深く理解することができ、重要なポイントを議事録に正確に反映しやすくなります。

聞く力を鍛える

議事録作成には、発言者の声をしっかり聞き、重要な情報を聞き逃さないことが重要です。さらに、発言者の言葉だけでなく表情や声のトーンなどにも注意を払い、非言語的な情報も読み取ることで、発言の真意をより正確に理解することができます。

メモの取り方を工夫する

リアルタイムで議事録を取る際は、すべてを完璧に書き取るのは困難です。重要なのは、要点を逃さず記録し、後から補足や編集がしやすいメモを残すことです。

議事録作成に役立つツール

議事録作成を効率化するために、様々なツールを活用することができます。人の手だけで完璧を目指すより、ツールを賢く使って「効率」と「質」の両立を目指しましょう。

音声認識ソフトの活用

音声認識ソフトは、会議の音声を自動でテキスト化できる便利なツールです。リアルタイムで発言内容を記録できるものもあり、議事録作成の手間を大幅に削減できます。
たとえば「toruno」は、音声認識AIを搭載した会議記録ツールで、会議の録音、文字起こし、画面キャプチャができ、会議の内容をまるごと記録できます。

会議まるごと記録サービス（toruno）

1クリックでAIが会議やセミナーの発言・会話をすぐにテキスト化して表示し、まるごと記録!会議やセミナーの振り返りや共有が劇的に変化します!

議事録のテンプレートの活用

議事録のテンプレートを活用することで、議事録作成の手間を省き、効率的に行うことができます。
一般的な議事録に必要な項目（会議名、日時、場所、参加者、議題、決定事項など）が予め設定されているテンプレートを使用することで、抜け漏れを防ぐことができます。
なお、議事録に活用可能することができ、wordファイルで使えるテンプレートは下記の記事をご覧ください。

【無料】Wordの議事録フォーマット・テンプレをシーン別に紹介

議事録の書き方のコツや、無料でダウンロードできるWordの議事録テンプレートをご紹介します。白紙のドキュメントに議事録を記載するより、最初からフォーマットが決まっているため効率よく作成できます。

AIやクラウドサービスなどでの共有

作成した議事録は、AIツールやクラウドサービスなどを活用して共有することで、参加者全員が簡単にアクセスできるようになります。
たとえば「toruno」では、作成した議事録をURLで簡単に共有でき、会議に参加していないメンバーへの議事録共有も手軽にできます。

会議まるごと記録サービス（toruno）

1クリックでAIが会議やセミナーの発言・会話をすぐにテキスト化して表示し、まるごと記録!会議やセミナーの振り返りや共有が劇的に変化します!

議事録作成スキルの向上方法

議事録の質を上げるには、書き方や構成を少しずつ調整しながら、自分に合った方法を見つけていくことが有効です。特別な練習をしなくても、日々の作業の中で工夫を重ねることで、着実に上達していきます。
以下は、議事録スキルを高めるための基本的な方法です。

• ・議事録を読み返す
• ・他人の議事録を参考にする
• ・型をつくる
• ・ツールを使う

それぞれ詳しく見ていきましょう。

議事録を読み返す

会議後に自分の議事録を読み返すことで、表現の癖や改善点に気づけます。「主語があいまい」「結論がぼやけている」「情報の順番が不自然」といった点は、あとから見直すと発見しやすくなります。
読み返しの際は、第三者が読んでも内容が理解できるかどうかを意識すると、伝わる文章になっていきます。数分のチェックを習慣にするだけでも、文章の質は少しずつ上がっていきます。

他人の議事録を参考にする

他の人が作成した議事録を見ることで、構成や表現の工夫に気づくことができます。特に、「結論のまとめ方が分かりやすい」「項目の並びに一貫性がある」など、自分では思いつかなかったスタイルが見つかることもあります。
良いと思った要素はそのまま取り入れても構いません。複数人の書き方を比較することで、自分に合ったスタイルを確立するヒントが得られます。

型をつくる

毎回ゼロから書き始めるのではなく、ある程度構成を決めておくことで、迷わず書き進められるようになります。たとえば「会議情報→議題→主な発言→決定事項→次回予定」のような流れをテンプレート化すれば、書き漏れも減り、全体が整理されやすくなります。
見出しや箇条書きの使い方もパターン化しておくと、読みやすさの統一にもつながります。テンプレートをベースにしながら柔軟に調整できる状態が理想的です。

ツールを使う

音声認識・文字起こしツールを活用すれば、会議中の発言を逃さず記録しやすくなります。聞き漏らしやタイピングの負担が減るため、内容の整理や要約に集中しやすくなります。
また、議事録作成にかかる時間を短縮できるのも大きなメリットです。録音データから必要な発言だけを抽出したり、文字起こしをもとに構成を整えるといった作業は、手作業よりも効率よく進められます。

議事録が上手い人を目指そう！

議事録作成は、単なる記録作業ではありません。会議の意図を読み取り、情報を整理し、わかりやすく伝える力が求められます。ちょっとした工夫やツールの活用を積み重ねることで、誰でも着実にスキルを高めることができます。
「toruno」などのツールもうまく取り入れながら、自分なりのスタイルを磨いて、「伝わる議事録」が書ける人を目指していきましょう。