【コピペOK】議事録作成時のChatGPTプロンプトを一挙公開

ビジネスの会議などにおいて、議事録作成は重要な業務です。議事録を作成するためには、話の流れを整理し、要点を分かりやすくまとめる作業が求められます。しかし、発言内容を読み返して構成を考えたり、文章化したりするのは時間と労力がかかり、担当者にとって大きな負担になることもあります。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、ChatGPTなどの生成AIを活用した議事録作成・要約です。会議の文字起こしデータに対して、プロンプトを使って生成AIに要約や整理を依頼することで、議事録作成の効率を大きく向上させることができます。
本記事では、生成AIを使って議事録作成や文章要約を効率化するメリットや、そのやり方について詳しく紹介します。

議事録作成・文章要約には生成AIの活用がおすすめ

議事録の作成には会議などの内容を正確にまとめ、読みやすい文章に仕上げるなど、時間と労力が必要となります。
そこで、近年注目されているのがChatGPTなどの生成AIを活用した議事録の作成です。
生成AIを活用することで、以下のメリットが期待できます。

• ・作業時間・コストの削減
• ・ヒューマンエラーの防止
• ・中立的・客観的な議事録作成

それぞれ詳しく説明していきましょう。

作業時間・コストの削減

会議や打ち合わせの内容をもとに議事録を作成する際、とくに手間がかかるのが「要点の整理」と「わかりやすい文章への落とし込み」です。この要約作業を生成AIに任せることで、業務の効率化が期待できます。
たとえば、録音やメモから抜き出した発言内容をそのまま使うと、話の流れが分かりにくくなったり、情報が冗長になったりしがちです。しかし、生成AIであれば、与えられた情報をもとに要点を抽出し、自然な文章で要約してくれるため、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、文章の構成や表現を考える手間も軽減されるため、作業コストの削減にもつながります。担当者が他の業務に時間を充てやすくなり、全体としての業務効率向上が期待できるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

人間が議事録作成や文章要約を行う際には、聞き間違いや書き間違い、解釈のズレ、さらには疲労や集中力の低下などにより、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。
一方、生成AIは感情や疲労の影響を受けず、安定した精度で音声をテキスト化できるため、人的ミスを最小限に抑えることができます。また、業務の遅延や品質のばらつきも防げます。

中立的・客観的な議事録作成

人間が議事録や要約を作成する場合、無意識のうちに感情や主観が入り、情報にバイアスがかかってしまうことがあります。これにより、内容の信頼性が損なわれ、誤解やトラブルを招く可能性も否定できません。
その点、生成AIは中立性を保ったまま文書を生成できるため、客観的で偏りのない議事録を作成するうえで有効です。複数の関係者で共有するような文書においては、こうした公平性のある議事録がとくに重要になります。

議事録作成・文章要約で生成AIを活用する時の流れ

生成AIツールを使って議事録作成や文章要約を行う際の基本的な流れは以下の通りです。

• ・音声を録音、録画する
• ・テキストに変換する
• ・テキストを生成AIに読み込ませる
• ・生成された議事録の内容を確認・修正する

それぞれ見ていきましょう。

音声を録音、録画する

まずは、会議やインタビューの音声を記録することが出発点です。
録音には、専用のICレコーダーやスマートフォン、あるいはWeb会議ツールの録音機能など、さまざまな方法があります。自分の作業環境や予算に合わせて、最適な録音手段を選びましょう。
録音する際には、録音環境に注意しましょう。高品質な音声データを取得するためには、周囲のノイズをできるだけ抑え、発言者の声がクリアに聞こえるように工夫する必要があります。それにより、後工程で使用する文字起こしツールや生成AIが内容を正しく処理しやすくなります。
なお、音声を録音する上でマイクの活用をおすすめします。特にスマホに簡単に取り付けられるタイプは持ち運びや準備、取り扱いが簡単です。
また、録音から文字起こしまでを一括で行える文字起こしツールも多く提供されています。音声を録音すると同時に文字起こしをしてくれるため、作業をさらに効率化することが可能です。こうしたツールを活用すれば、次のステップである「テキスト化」作業もスムーズに進められます。

テキストに変換する

次に、録音した音声データをテキスト化していきます。
方法としては、人が手作業で書き起こす方法や、文字起こしツールを利用する方法などがあります。
ツールを使った文字起こし手順は、以下の記事を参考にしてください。

MP3や動画ファイルを文字起こしする方法！おすすめツールも紹介

MP3ファイルやMP4などの動画ファイルの文字起こしの手順とおすすめツールを厳選紹介！2025年現在の無料で試せるツールやAI技術を活用した便利な選択肢も紹介します。ツールを選択する時に注意すべき点もまとめていますのでご覧ください。

MP4の文字起こしが簡単にできる！無料ツールと手順を解説

MP4動画を無料で文字起こしする方法を初心者の方でも分かりやすく解説します。高精度な音声認識ソフトやオンラインツールなど、おすすめのツールを紹介します。会議やセミナー、インタビューなどの用途に合わせたツールで業務を効率化しましょう！

テキストを生成AIに読み込ませる

音声データをテキスト化したら、ChatGPTなどの生成AIツールを使って議事録を作成していきます。
前述の変換されたテキストをコピーして、生成AIにペーストし、たとえば「議事録としてまとめて」などのプロンプトを入力するだけで、人間が書いたような自然な文章を生成することができます。
冗長な内容になってしまっているのであれば、追加で「箇条書きで要約して」などと、生成AIに指示することで、文量をコンパクトにすることもできます。

生成された議事録の内容を確認・修正する

最後に、生成AIが出力した議事録を必ず人間が確認し、必要に応じて修正を加えましょう。
生成AIは高品質で自然な文章を作成できますが、以下のようなリスクもあります。

• ・誤字脱字：特に固有名詞や専門用語の認識が苦手な場合がある
• ・表現の誤り：文法的に正しくても、不自然な表現や誤解を招く表現が使われている場合がある
• ・文脈の誤認識：発言の意図やニュアンスを正確に理解できていない場合がある
• ・情報の間違い：数値や日付、人名などの情報が間違って記載されている場合がある

こうした点を見落とさないよう、最終的な品質チェックは人間が行うことが重要です。

議事録作成を成功させるプロンプト設計のコツ

生成AIは、与えられるプロンプトの内容次第で出力結果の質が大きく変わります。
「議事録を作成して」といった簡単な指示でも一定の成果は得られますが、より精度が高く、実務で使える議事録を得るためには、プロンプトの工夫が欠かせません。
議事録作成で効果的なプロンプト設計のコツは、主に以下の４点です。

• ・発言者や目的に応じて出力内容を指定する
• ・出力フォーマットや項目を明確にする
• ・文体や表現ルールをあらかじめ決めておく
• ・主観を排除し、事実に基づいた出力を促す

それぞれ詳しく見ていきましょう。

発言者や目的に応じて出力内容を指定する

プロンプトでは、どのような情報をまとめたいかを明確に指示することが重要です。たとえば以下のように指定することで、生成AIは不要な情報を省き、必要な要素だけを抽出してくれます。

• ・発言者ごとに要約する
• ・決定事項を強調する
• ・ToDoリストを作成する
• ・特定の議題に関する発言だけを抽出する

出力フォーマットや項目を明確にする

内容の精度だけでなく、見やすく整理された形で出力させることも重要です。
プロンプト内でフォーマットを明示することで、読者がすばやく内容を把握できる議事録が得られます。

例：

文体や表現ルールをあらかじめ決めておく

細かな表記ルールもプロンプトで指定しておくことで、後から人手で修正する手間を減らすことができます。以下のような例がよく使われます。

• ・敬称を省略する
• ・専門用語を避ける
• ・簡潔な文体でまとめる
• ・箇条書きで要点を整理する

これにより、社内共有や公開前の確認作業がスムーズになります。

主観を排除し、事実に基づいた出力を促す

人間が議事録をまとめると、意図せず主観や感情が入りがちですが、生成AIなら事実ベースの情報整理がしやすくなります。
そのためには、プロンプトに以下のような記述を含めるのがおすすめです。

• ・感情的な表現を避ける
• ・事実だけを記述する

これにより、情報の偏りを抑えた客観的な議事録が作成できます。

以上のポイントを意識してプロンプトを設計することで、生成AIをより実務的に活用できるようになります。
次のセクションでは、すぐに使える具体的なプロンプト例をご紹介します。

【コピペOK】議事録作成・文書要約に使えるプロンプト例

ChatGPTなどの生成AIツールで議事録を作成する際に、より詳細な指示を出すことで精度が高く、使いやすい議事録を作成できます。

以下は、議事録作成のプロンプト例になります。

【コピペOK】議事録作成・文章要約以外に使えるプロンプト例

議事録作成に限らず、生成AIはさまざまな業務に活用できます。たとえば、社内外向けの文章作成や、データ整理、プレゼン準備など、日々の業務で負担となりがちな作業を効率化できます。ここでは、議事録以外にも役立つ具体的なプロンプト例をご紹介します。

朝礼

以下は、朝礼のプロンプト例です。

メール作成

以下は、メール作成のプロンプト例です。

社内連絡

以下は、社内連絡のプロンプト例です。

プレゼン資料の作成

以下は、 プレゼン資料の作成のプロンプト例です。

データ分析

以下は、データ分析のプロンプト例です。

タスク管理

以下は、タスク管理表を作成するためのプロンプト例です。

議事録作成にはプロンプトだけでなく文字起こしデータの質も重要

以上のように生成AIツールを活用した議事録作成において、プロンプトの質がとても重要と言うことがわかりました。
しかし、そもそも生成AIに渡す前の「文字起こしデータ」の質も、議事録の出来栄えに大きく影響します。
文字起こしデータに誤字や脱字、意味の取り違えがあると、文字起こしデータを生成AIに読み込ませた際に、発言内容の文脈が正しく伝わらず、不正確な議事録が出力される原因となります。
正確な議事録を作成するためには、会議の音声を的確にテキスト化する文字起こしツールの選定も重要です。
そこでおすすめしたいのが、リコーが提供するAI文字起こしツール「toruno（トルノ）」です。
torunoは、Web会議や対面の会話を録音し、文字起こしまで自動で対応してくれるツールです。さらに、音声ファイルや動画ファイルをアップロードしての文字起こしにも対応しており、用途に応じて柔軟に使えます。
torunoで得られた高品質な文字起こしデータをChatGPTなどに渡すことで、読みやすく正確な議事録を効率的に生成できます。
無料でお試しもできるので、ぜひ一度、詳細をチェックしてみてください。

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