部下が喋る前に伝わる会社へ！報告DXのポイントと経営に役立つICTツール
2022年02月04日 06:00
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仕事を進める上で重要な、社内での「ほうれんそう」と「かくにん」。基本的なことですが、誰にでもできると思いがちだからこそ、その大切さを忘れていませんか？
経営層が知っておきたいことを部下は重要と思わず報告していなかったり、部下が当然知っていると思って上司が大切なことを伝えずに、トラブルにつながったり……社内の「ほうれんそう」がうまくいかずに、悩んでいる経営者も多いのではないでしょうか。
このコラムでは、スムーズで正確な「ほうれんそう」と「かくにん」の大切さと、デジタルの力でこれらのコミュニケーションをスムーズにする「ほうれんそうDX」の具体策を解説します。
第一回である今回のテーマは「報告」。ICTツールの活用で報告をデジタル化し、会社全体のコミュニケーション活性化や業務効率化を実現する方法をお伝えします。
活用できるICTツールは、身近な業務を気軽にデジタル化できるものから、業務フローを改革する本格的なツールまでさまざま。自社の課題に応じて、できるところから一歩ずつ、デジタル化を進めていきましょう。
スムーズな報告が成果につながる
「ほうれんそう」とは、「報告」「連絡」「相談」のこと。そのひとつである報告は、チームのメンバーや部下が、自分が与えられた仕事の進捗状況や成果を上司に伝えることです。
報告は基本的に、部下から上司へ、社員から経営層へというように、役職が下の人から上の人に対しておこなわれます。部下が適切なタイミングで正しい内容の報告をおこなうことで、上司による次のステップへの的確な指示出しや、成果につながる正確な判断ができるようになります。
反対に、必要なときに報告がなされなければ、上司が状況を正しく把握することができず、仕事がスムーズに進まなくなるため注意が必要です。
スムーズに報告を受けるためのポイントは？
では、部下やメンバーから適切な報告を受けるためには、どんなことが必要なのでしょうか。経営者やリーダーの視点から、報告を成功させるポイントをお伝えします。
事実と意見を分けて報告させる
部下から報告を受けるときに意識すべきなのが、事実と自分の考えを混同して報告させないことです。事実と報告する部下の意見が区別されていないと、正しく状況を理解して次の判断をすることが難しくなります。
報告を聞くときは、数値や起きたことなどの「事実」と自分の「意見」を分けて話をさせるようにしましょう。内容に事実と意見が混同している場合は、話を聞きながら一緒に問題を整理すると、相手も正しい報告の仕方が見に付きます。部下に対して、報告の際に常に事実と意見を区別する習慣づけをさせることが大切です。
内容によって報告の受け方を使い分ける
報告の内容や重要度によって、報告を受ける手段を使い分けることもポイントです。まず、経営層の早めの判断が必要な場合やトラブルなど、急いで報告すべき内容は、口頭や電話で伝えるように部下に徹底させましょう。
複雑ではなく一言で伝わる内容であれば、電話ができない場所でもチェックができるチャットでも良いでしょう。経緯や状況が複雑な内容や、数字が重要な内容、また口頭では伝達ミスが起こるリスクがある内容は、メールなどの文書による報告がベターです。プロジェクトの関係者が多いときは、会議など一同に会する場所で報告を受けるようにしましょう。
適切なタイミングで報告させる
報告はおこなうタイミングも重要です。作業が終了、またはひと段落したタイミングだけでなく、作業途中や、進め方に軌道修正が必要なときも報告は欠かせません。部下やメンバーに指示を出す際には、どのタイミングでの報告がほしいのか、あらかじめ伝えておきましょう。
トラブルや遅れが発生したときには即報告するのが基本です。問題をすぐに把握することで、部下へのサポートや対応が早く行えるため、問題の広がりを最小限にとどめることができます。部下に対して、ミスやトラブルが起きたときは発覚を恐れて隠すことなく、すぐに報告することを徹底させましょう。
報告をデジタル化するツールを紹介
上記のように、経営者やリーダーとしては、部下が正しく適切なタイミングで報告できる環境を整えることが重要です。とはいえ、忙しい中小企業経営者にとっては、正しい報告の仕方をひとりひとりに伝える時間がないのも現実です。口頭での報告を聞き逃してしまったり、部下が忙しい経営者に報告するタイミングがとれなかったりといった課題もあるでしょう。
そんな企業の報告をサポートするのがICTツールです。ICTツールを使うことで、必ず報告すべきことが自動で上司へと通知されたり、報告をする側と受ける側の負担を減らしたりできるため、部下が上司に口頭で伝える前に報告が済むというメリットが期待できます。スムーズな報告をサポートするおすすめツールをご紹介します。
業務報告システム「フィールドプラス」
フィールドプラスは、作業現場とオフィスなど、離れた拠点間の報告をサポートするツールです。スマホやタブレットを使って報告シートに入力する簡単な操作で、報告書が作成できます。ユーザーやグループなどに合わせて、使いやすい報告シートのひな型を用意することも可能です。報告シートのカスタマイズによって、リーダーが知りたい内容を、ポイントを押さえて報告させることができます。
また、入力された内容がリアルタイムでチェックできるため、口頭での報告を受ける前に業務内容を把握することができます。
面倒な報告業務がスムーズになるため、報告を受ける上で重要なポイントである「適切なタイミング」かつ、事実に基づいた「正確な内容」の報告が受けやすくなります。
報告資料を自動作成できる「Lychee Redmine」
Lychee Redmineは、建築などの開発設計業務や経理部門でも使えるプロジェクト管理ツール。チャートやグラフで、プロジェクトの進捗を確認できるのが特徴です。
スケジュールの全体像がコメント入りのチャートで把握できるほか、データ集計によるレポートを自動作成する機能も。メンバーの稼働状況もグラフでチェック可能なため、業務の偏りを調整して働きやすい環境を実現できます。レポートの自動作成機能を活用すれば、数値や資料が必要で手間がかかる報告が上司にスピーディにおこなえるようになり、社員の作業負担も減ります。
経営層やリーダーが次の適切な判断を下すために重要な「タイムリー」かつデータに基づいた「正確な報告」が可能になります。
簡単な操作で正確にスケジュールを管理できる「aipo」
aipoは、シンプルな操作でスケジュール共有と日程調整ができるグループウェアです。リーダーや経営層が、ひとつのカレンダーでチームメンバーや会議室の予定をチェックできます。自動抽出された自分の空き時間を相手に知らせて、一度のやりとりで日程調整ができる機能も。1ユーザーあたり200円～という、中小企業に導入しやすい料金設定も特徴です。入力作業が簡単なため、パソコンが苦手な社員にとっても操作がスムーズ。一目でメンバーの予定がチェックできるため、忙しいリーダーや経営層にもぴったりです。
ほうれんそうを成功させるための大前提は、報告が漏れなく行われること。aipoを使えば、面倒なスケジュール入力が楽になるため、訪問や会議などの大事な予定の報告漏れを防ぐと同時に、タイムリーに予定を共有することができます。
日報作成ツール「gamba!」
gamba!は、SNSのような感覚でスムーズに入力・確認ができる日報作成ツールです。職種やグループごとに設定したテンプレートをもとに、日報を入力できます。目標達成状況のグラフ化による成果の見える化や、日報へのコメントや「いいね」機能など、社員のモチベーションを高める機能も充実しています。
また、コメントなどの日報にリアクションできる機能によって、一方的な報告を求められる社員の不満を軽減できます。リーダーが日報を確認する際も、1件ずつ開くのではなく、SNSのようにスクロールして一度に読めるため確認時間が短縮。情報共有としての日報報告や日報のチェックがスムーズになるため、社内のコミュニケーション活性化が期待できます。
職種ごとに報告をさせたい内容に合ったテンプレートを設定できるため、リーダーや経営層がほしい情報を正確に、知りたいタイミングで把握できます。
まとめ：テレワーク時代にも欠かせない報告のデジタル化
現場作業がメインの職場や、経営層がさまざまな拠点を忙しく行き来している会社では特に、社員が経営者に直接報告することが難しいケースもあるでしょう。また、テレワークを導入している会社など、社員が顔を合わせる機会が少ない状況でも、報告は疎かになってしまいがちです。
ここでご紹介したようなICTツールは、中小企業の経営者やリーダー層が気を配る前に、システム上で自動的に報告が得られる仕組みを整えてくれます。現場やオフィスで働く社員たちも、ICTツールを活用すれば、義務的に面倒な報告を行うのではなく、日常業務の中で無理なく報告ができるようになり、風通しのよい職場が実現するでしょう。
社員たちに、適切なタイミングでの正確な報告をうながすと同時に、ICTツールを上手に活用して、離れた場所からでも報告がスムーズにおこなえる環境を整えておくことが大切です。ビジネスの基本である「報告」の重要性を、この機会に見直してみてはいかがでしょうか？
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※本記事に掲載の会社名および製品名は、各社の商号、商標または登録商標です。
記事執筆
中小企業応援サイト 編集部 （リコージャパン株式会社運営）
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