何があったか全員に伝わる！連絡DXのポイントとおすすめICTツール
2022年02月09日 06:00
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仕事を進める上で重要な社内での「ほうれんそう」と「かくにん」のポイントと、デジタル活用で社内の連携をスムーズにする「ほうれんそうDX」の具体策をご紹介するこの連載。第2回である今回のテーマは、「連絡」です。
連絡とは、経営層から社員へ、または部下から上司に対してもおこなわれる社内の情報共有のこと。経営層が知りたいことが社内に浸透しておらず連絡が漏れてしまった、なんてことに思いあたる方もいるのではないでしょうか。
連絡は、いつでもすぐできるものだと思っているからこそ後回しにされがちですが、スムーズな業務進行に連絡は不可欠。経営層や社員ひとりひとりがどんなに丁寧に仕事を進めても、連絡が滞ってしまうと、成果が思うように上がらず生産性の低下を招きます。
そんな課題を抱える方に、忙しい中小企業経営者の「連絡」をスムーズにすることで、毎日の業務効率や会社の競争力をアップするヒントをお伝えします。
「連絡、忘れてた…」を防ぐには？
「ほうれんそう」のうち「連絡」とは、上司・部下など立場に関わらず、仕事の関係者に必要な情報を伝えることです。1対1で連絡をする場合もあれば、ひとりから複数の関係者に、情報が一斉に伝えられるケースもあります。
経営層と社員が連携して仕事をスムーズに進めるためには、適切なタイミングと正しい内容でおこなわれる連絡が欠かせません。
たとえば、社員がやる気を持って取り組んでいるプロジェクトでも、経営層からの重要な決定事項が伝えられないとなれば信頼が失われます。モチベーションが下がり、プロジェクトがうまくいかないというケースもあり得ます。
また、経営層が社員に対し、事業の目的や会社のビジョンを共有しないまま業務だけを依頼した結果、社員が進むべき方向を誤り、失敗を招くことも。経営層から社員への適切でタイムリーな情報発信が、ビジネスの行方を大きく左右します。
とはいえ、経営層やリーダーがちゃんと伝えたつもりでも、誤解されていたり、内容がしっかり伝わっていなかったりすることもあるでしょう。そんなリスクを避けるためには、どんなことに気を付けて連絡をすれば良いのでしょうか。
連絡を漏れなく、正しくおこなうポイントは？
必要なタイミングで、正確に伝わることが大切な連絡。ここでは、部下から上司に対しての「報告」と区別して、経営層やリーダーから社員におこなわれる「連絡」を成功させるポイントを3つ、お伝えします。
連絡すべき相手と手段を判断する
連絡には、伝えるべき相手を正しく見極めることが必要です。プロジェクトに関わる社員や取引先など、必要な相手に漏れなく情報を伝えましょう。すでに知っていると思っていた、チームのうち一人に言えば全員に伝わると思っていたなどの思い込みから、連絡が漏れてしまうケースもあるため注意が必要です。特定の人だけ必要な情報が知らされていなかったという事態は、トラブルにもつながります。
プロジェクト始動のタイミングで社内メンバーと外部関係者のリストを作り、段階別に、どの情報を誰に伝えるのか整理しておくと安心です。また、連絡網リストも準備し、メンバーに情報をとりまとめて伝える担当者を定めておきましょう。
反対に、伝える必要のない人に対してむやみに連絡をすることは避けましょう。相手が、具体的な指示であると誤解してしまい、不要な心配を招くこともあります。機密情報など、連絡は必要な関係者に限定すべき情報もあるため、連絡の内容によって伝える相手を判断しましょう。
情報の内容や相手によって、伝え方や発信する情報を変えることも大切です。会議で一斉に伝えてもよい情報や、グラフやデータを添えて文書で伝えるべき内容、口頭で丁寧に説明をしながら伝えるべき連絡など、内容に応じて伝え方を変えましょう。
連絡の目的を明確にする
経営層やリーダーから社員に対する連絡が正しく伝わるためには、「目的」を明確にすることが大切です。単に情報を発信するだけでは、受け取る側に、その連絡によってどんな行動を起こしてほしいのかが伝わらないことがあります。その連絡が、具体的な作業の指示なのか、これからおこなう仕事に反映してほしい情報なのかなど、目的もあわせて伝えましょう。
「目的」の伝達漏れを防ぐためには、社内の情報共有の際に内容を整理するチェックシートが有効です。「連絡の目的」「依頼内容」「依頼内容のゴール」という項目を設け、内容を埋めてから連絡をすることで、目的がメンバーに伝わりやすくなります。
何のための連絡なのか明らかにすることで、内容を理解しやすくなります。社員たちの意思統一や仕事の成果にもつながるため、目的は重要です。
スピーディに連絡し、伝わったかどうかまでを確認する
連絡は、できるだけ早めにおこなうことも重要です。次の仕事ですぐに反映してほしい情報が伝わらなかったなど、タイミングを誤ると、連絡の意味が薄れてしまうこともあります。スピーディに伝えるためには、できるだけ簡潔な内容で連絡をすることも大切。
また連絡は、相手に伝わったところで完結します。重要な内容を文書やメールで連絡したときは、一方的に発信をするだけでなく、内容が伝わり、理解されているかどうかまでを確認しましょう。
連絡をデジタル化するツールを紹介
連絡は、必要な人に、適切なタイミングでおこなわれることで成果につながります。ただ、忙しい中小企業経営者にとっては、社員に対する連絡が滞ってしまうことがあるのも現実。
そこで必要なのが、コミュニケーションにデジタルの力をうまく活用すること。経営層やリーダーが、上記のポイントを押さえた連絡をおこなう上で便利な、連絡をデジタル化するICTツールの一例をご紹介します。
ビジネスチャットツール「Chatwork」
Chatworkは、無料プランも用意されていて、大手企業から中小企業まで広く浸透しているチャットツール。1対1のチャットやグループチャットのほか、資料の共有もできるため、社員間の連絡だけでなく、チームでの情報共有もサポートします。有料プランでは、複数人でのビデオ通話も可能です。
メールよりも堅苦しくなく、短いテキストで気軽に連絡ができるため、簡潔でスピーディな状況共有が可能です。また、連絡したい内容によってグループを使い分けられるので、必要な相手に適切に情報を伝えることができ、連絡の質がアップします。
通知で社員のスマホに届く「社内報アプリ」
社内報アプリは、スマホやタブレットで読める社内報をブログ感覚で発信ができるツールです。出社組も、テレワーク中や休業中の社員にも、記事や動画、資料などの情報を平等に伝えることができます。
社員一人一人に通知が届き、スマホで移動中に読むこともできるため、情報が行き届きやすいのが特徴。「いいね！」やコメントを付けられる機能があるため、社内参加型の社内報を運用できます。
社員が自分から情報にアクセスする社内ポータルや紙の社内報より読まれやすく、通知機能で全員に届くため、経営層から全社員に対しておこなうべき連絡がスムーズになります。また、社内報の反響もわかるため、発信がどう受け止められたかを知り、次の社内報に活かすことができます。
ナレッジを社内で共有できる「NotePM」
NotePMは、社内マニュアルや業務手順書、ノウハウなどを共有できるツールです。ウィキペディアのように社員が情報を書き込み、編集することで、業務に必要な情報をシステム上に蓄積できます。ナレッジ情報を一元管理でき、検索機能で知りたい情報を簡単に探すことも可能です。
マニュアルや手順書をデジタル化でき、紙より検索がしやすいため情報共有が効率化。仕事の進め方や業務の指示など、リーダーが社員に伝えるべき情報がスムーズに共有できます。忙しい中小企業経営者や、マネジメントも業務もおこなうリーダーたちの負担軽減に役立ちます。
ICTツール導入で連絡をもっとラクに！
「連絡」の大切さを知りながらも、忙しい毎日で、部下や全社内、またチーム内に漏れなく情報共有をおこなうことが負担になってしまうこともあるのではないでしょうか。そんなときは、ツールを使って社内のコミュニケーションを効率化するのがおすすめです。
ICTツール導入や、新しいツールの使い方を覚える時間など、導入時の負担を心配する経営者の方もいるでしょう。そんな方は、使い方をすぐに覚えられて、ITに詳しくない人にも教えやすいシンプルなツールを選ぶとスムーズです。ツール導入というタスクが増える代わりに、業務をひとつ削ることを検討するなど、社員側の負担を減らす工夫も大切です。
社員に何度も伝えたけど浸透していない、業務手順を知っておいてほしいけど伝える時間がないといった経営者の悩みを、ICTツールが解決してくれるでしょう。
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※本記事に掲載の会社名および製品名は、各社の商号、商標または登録商標です。
記事執筆
中小企業応援サイト 編集部 （リコージャパン株式会社運営）
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