「聞いてなかった」を防ぐ！経営者のための「確認」ポイントとICTツールを紹介
2022年02月17日 06:00
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社内の「ほうれんそう」と「かくにん」のポイントと、デジタル活用でコミュニケーションを効率化する「ほうれんそうDX」の方法をお伝えしているこの連載。第4回のテーマは、「確認」です。
経営者と社員の間で起こりがちなのが「聞いていなかった！」という確認ミス。リーダーへの確認が必要なことと、各自が判断して進めて良いことについての認識のズレも起こりがちです。
また、製造などの現場では、作業工程を正しく進めるための確認作業も不可欠。紙のチェックリストを使っている会社にとっても、手作業によるチェック漏れを防ぐことは大きな課題です。
ひとつの確認漏れによるトラブルが、作業のやり直しや損害にもつながることも。確認が漏れなく行われる環境作りが、経営上のリスクを減らすための土台となります。
では、社内の確認をストレスなく、スムーズに進めるためにはどうすれば良いのでしょうか。このコラムでは、確認を成功させて仕事の成果につなげるためのポイントと、確認の効率化におすすめのICTツールをご紹介します。
ほうれんそうに加えて大切な「かくにん」とは？
仕事を進める上での基本として「ほうれんそう」が知られていますが、仕事を安全に、確実に進めるための基本コミュニケーションとして、「かくにん＝確認」も重要です。確認とは、仕事の依頼時や仕事を受ける際に、上司と部下、またはメンバー間で、そのゴールや進め方、前提などの認識を話しあって統一しておくことを指します。
「確認」ができていないと、経営者が目指す目的や成果物とは間違った方向に仕事が進んでしまうことも。さらに、報告や相談をするタイミングや内容を誤るといったトラブルも招きます。連携ミスや、仕事のやりなおしなどのムダを防ぐためにも、仕事に取りかかる前の確認を正確におこなうことが大切です。
失敗しない確認のポイント
では、確認をしっかりおこなうためには何が必要なのでしょうか。経営者やリーダーの目線から、成果につながる確認のポイントをお伝えします。
5W3Hで確認漏れを防ぐ
仕事の依頼や、引き受ける際に重要なポイントを見逃さないように、5W3Hをチェックしましょう。
- いつ
- どこで
- 誰が
- なぜ
- 何を
- どうやって
- いくつ
- いくら
の8つについて認識を合わせておくと、確認漏れを防げます。
経営者など、仕事を依頼する側に「大前提として知っているべき」「すでに伝えているはず」といった認識があったとしても、8つのポイントを改めて確認し合うことが大切です。「相手はわかっているだろう」という思い込みによる確認漏れを防ぐことができます。
業務の目的を共有する
依頼の内容をただ伝えるのではなく、何のためにこの業務を行うのかという、目的の共有も忘れずにおこないましょう。指示を受けた社員が依頼側と違うゴールを認識したまま仕事を始めると、業務の進め方や判断を間違いやすくなります。
目的がわかると、指示を受けた側が業務を進める上でさらに知っておきたい情報に気付けるため、より詳しい確認も行えます。また、目的を押さえることで、仕事の途中経過の報告や連絡、相談もしやすくなります。
報告のタイミングを確認しておく
さらに、事前に共有しておきたい確認事項のひとつが、報告のタイミングです。円滑に業務がおこなわれているかどうかチェックし、必要なステップで経営者が判断すべきことを見逃さないためにも、報告のタイミングは重要です。
経営者やリーダーは、仕事を依頼する際、経過報告をすべき途中段階や、毎日の業務終了時、週に1回といった希望する報告のタイミングを、あらかじめ伝えておきましょう。「大事なことをチェックしていなかった！」というミスを防ぐことができます。
確認漏れを防ぐ便利なICTツールを紹介
上記の3つのポイントを満たすには、経営者の確認に対する高い意識が欠かせません。しかし、さまざまな業務を抱える経営者やリーダーにとって、社内のすみずみまで目を行き届かせるのは困難です。
そんなとき、確認業務をサポートしてくれるのがICTツールです。確認を効率化できるツールの一例をご紹介します。
タスク管理ツール「Backlog」
Backlogは、チームメンバーの作業状況を可視化できるタスク・プロジェクト管理ツール。システム開発やデザイン制作など、チームで仕事を進める業種で活用されています。作業の進捗や達成率をチェックできるほか、スケジュールや優先順位などを設定することで、仕事上の課題を管理できます。
メンバーがやるべき業務が可視化できるため、確認事項として欠かせない仕事の目的をチームで共有できます。また、タスクを細かくチェックできるため、指示漏れや確認漏れによるトラブルを防げます。
確認の抜け漏れを防ぐ「チェックリストシステムアニー」
チェックリストシステムアニーは、システム上で簡単なチェックリスト形式の手順書を作成できるアプリ。シンプルな機能で使いやすく、作業上、必要な手順の漏れを防げます。未着手の作業や、仕事の完了状況も確認することができるため、社員間でのフォローもサポート。仕事の品質を向上させます。
簡単なチェックリストで作業の抜け漏れを防げるため、管理者が、重要な業務が抜けなくおこなわれているかどうか、確認できます。知りたいタイミングで、仕事の進捗状況を把握することも可能です。
マニュアル運用ツール「Checkmate」
Checkmateは、複雑化した業務の確認作業を確実に行うことをサポートするツールです。アプリで作成したマニュアルや教育資料の共有や、マニュアルのチェックリストに沿った業務遂行ができます。またタスク機能やプッシュ通知によって、社員に対する「いつまでにどのマニュアルを見てほしい」という指示出しと、マニュアルが閲覧されたかどうかのチェックも可能です。
業務に必要なマニュアルを周知できるため、「資料を渡したが見ていない」「社員がマニュアルを読んでいない」といった確認漏れを防げます。また、チェックリスト形式で手順が確認できるため、業務の抜けを防ぎ、確実に仕事を進めることができます。
確認漏れを防ぐツールを活用しよう
取引先からの信頼獲得や、高い作業品質のためにも徹底しておきたいのが、確認です。とはいえ、業務依頼時の確認を徹底しても、内容が社員に正しく伝わっていない、資料やメールを見ていないといった確認漏れが起きてしまうことに、頭を悩ませている方も多いでしょう。
ここでご紹介したようなICTツールを活用することで、確認漏れを防げるだけでなく、進捗の可視化による業務効率化も期待できます。確認による作業負担や、チェックミスによるトラブルが減ることで、現場で働く社員のストレスも軽減。労働環境や、社員満足度の向上にもつながります。
日ごろから確認の大切さを社内に周知するとともに、システム上で必要な確認作業を自動でおこなえるツールも、適切に取り入れてみてはいかがでしょうか？
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※本記事に掲載の会社名および製品名は、各社の商号、商標または登録商標です。
記事執筆
中小企業応援サイト 編集部 （リコージャパン株式会社運営）
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