【図解】1on1面談とは？ 目的や効果をわかりやすく解説【1on1面談シート・テーマ例あり】

上司と部下の距離を縮め、部下の主体性を育む効果が期待されている「1on1面談」。人材育成の一環として1on1面談の導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、1on1面談の目的や注目されている背景、実施するメリットや注意点とともに、1on1面談の基本的な進め方についてわかりやすく解説しています。実用的な1on1面談シートやテーマ例を掲載しているほか、1on1面談を効果的に取り入れている企業の事例も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

1on1面談とは

1on1面談とは、上司と部下がマンツーマンで話し合う機会のことを指します。従来の面談は半年から1年に1回ぐらいの間隔で行われることが多いですが、1on1面談は月1回や週1回といった短いサイクルで定期的に行われます。

実施する目的

1on1面談を行う1つ目の目的が、部下の成長や改善を促すことです。

従来の1対1の面談は、部下の評価や進捗の確認が目的とされており、上司目線で行われるものでした。一方的なコミュニケーションになりがちな従来の面談と異なり、1on1面談は部下が主役です。

さらに、1on1面談は対話型のミーティングであることも特徴的で、双方向のコミュニケーションによって互いに信頼関係を築くこと、部下の自主性を育み、成長や改善を促すことを目標としています。

また、1on1面談では上司と部下が二人で30分から1時間ほど話すため、業務中の指導や雑談とは違い、お互いのことをしっかりと理解できます。

上司にとっては、部下が仕事やプライベートでどのようなことを考え、悩んでいるのかを知ることで部下の現状を把握できる機会になり、部下にとっては上司の受け答えを通じて人柄や考え方、仕事の進め方をより深く知ることにより、相互理解が深まります。

注目されている背景

企業において1on1面談が必要とされている背景として、VUCA時代を乗り切ることが挙げられます。

現代社会はVUCA（ブーカ）の時代といわれています。VUCAとは、volatility（変動性、不安定さ) 、uncertainty（不確実）、complexity（複雑さ）、ambiguity（曖昧さ・不明確さ）の頭文字でできた言葉で、「予測不能な状態」のことを表しています。

VUCA時代に突入している現在、これまでの経験や物差しが通用しないケースが多く見受けられます。業務においても正解のない問題に取りかからなければならず、経験豊富な上司であっても解決策に悩むこともあるでしょう。若い世代の部下のほうが知識豊富な分野もあるかもしれません。

こういったVUCA時代を乗り切るためには、1on1面談でのコミュニケーションを通じて、上司と部下の双方が柔軟な思考を得ることが重要となってきます。上司から部下への一方的なコミュニケーションではなく、対話によるコミュニケーションに重点を置くことで、上司にとっても学びがあり、組織としても有益な時間になるでしょう。

また、労働人口が減少し、人手不足が進んでいることも理由の1つです。少子高齢化によって労働人口が減少しており、企業では人手不足が課題となっています。その中で少しでも離職を食い止めるために、部下の声を直接聞き、早めに不満を解消できる機会になる1on1面談が必要とされています。

OJTや人事評価面談と1on1面談との違い

OJTとは「On-the-Job Training」の略で、従業員が職場での実務を通して知識を身につける育成方法のことを指します。OJTが業務を円滑に進めるために行われ、従来の面談が上司による部下の評価のために行われる一方で、1on1面談の主役は部下で、部下の成長や課題解決のために行われることに留意しましょう。

また、人事評価面談は、おもに業務に絞って会話を続けます。行う目的も、上司による部下への評価が主軸にあるため、主役は上司であり、部下の声を直接聞くOJTとは異なります。

1on1面談を実施する4つのメリット

続いて、1on1面談のメリットを4つの項目に分けてお伝えします。

1. 上司と部下の信頼関係が生まれる

1on1面談を実施する1つ目のメリットとして、上司と部下の信頼関係が生まれることが挙げられます。従来の面談は上司による部下の評価が目的になっているため緊張感が生まれますが、1on1面談では仕事やプライベートの話題をざっくばらんに話すため、自然と距離が縮まります。

対話を重ね、一緒に課題解決に取り組むことによって信頼関係が構築され、部下のモチベーション向上にも効果があるでしょう。

2. 部下の主体性を高められる

1on1面談を実施する2つ目のメリットとして、部下の主体性を高められることが挙げられます。部下が主体になる1on1面談では、部下が自らの感じていることや業務への悩み、プライベートの話など話題を展開し、上司とともに課題解決に取り組むため、主体性が大切になります。

はじめは不慣れな点もあるかもしれませんが、繰り返していく中で部下の主体性が育まれていくことでしょう。

3. 業務効率化が実現する

1on1面談を実施する3つ目のメリットとして、業務効率化が実現することが挙げられます。
上司の中には、1on1面談をする時間をとることで業務が疎かになるのではないかと感じる人がいるかもしれません。しかし、1on1面談によって部下の特性をより深く知ることで、チームの状態を分析しやすくなります。結果、適切な業務の割り振りをできるようになるため、業務効率化にもつながります。

また、部下が自ら話題を展開する力も鍛えられるため、能動的に動ける人材の育成にも効果的です。

4. エンゲージメント向上・離職防止につながる

1on1面談を実施する4つ目のメリットとして、エンゲージメント向上や離職防止につながることが挙げられます。定期的に1on1面談を行い、考えていることや悩みを共有する機会があることで、上司や組織に対する信頼感やエンゲージメントが高まります。

可視化しにくい部下の不安や不満をいち早く解消できる機会を得ることで、離職防止にもつながるでしょう。

1on1面談を実施する際の3つの注意点

1on1面談を実施する際には、いくつか注意しておきたい点があります。1on1面談の効果を最大限に引き出すためにも、下記の3点を意識して臨みましょう。

1. 上司が一方的に話さない

1on1面談はあくまでも「対話」の場です。上司がつい一方的に話してしまい、部下が黙って聞いているだけの時間にならないよう注意する必要があります。とくに意識しておきたいポイントは下記の3点です。

• ・部下の言葉に耳を傾ける
• ・部下の発言を否定しない
• ・上司の考えや主張を押し付けない

部下と上司が5：5の割合で話すというより、7〜8割は部下が話している時間になるように意識しましょう。まずは上司自身が業務時間と1on1面談の時間にきちんと線引きをし、部下の状況や考えていることに興味をもって臨むことが求められます。

2. 話しやすい雰囲気づくりを重視する

部下にとって話しやすい雰囲気づくりをすることも大切なポイントです。冒頭でアイスブレイクの時間を設け、雑談や近況報告などについて気軽に話してもらうことで、リラックスして話せる工夫をしましょう。

また、1on1面談の趣旨を事前に伝えておくことも重要です。人事評価のための面談や業務上の指導のための時間ではなく、相互理解を深めるための時間であることを明確に伝えておく必要があります。さらに1on1面談の場でも部下の言葉に共感を示し、部下が自発的に話したくなる雰囲気にしていくのがポイントです。

3. 普段から関係性の構築に努める

1on1面談の効果を高めるには、日頃から部下との関係構築に努めていくことが大切です。1on1面談の限られた時間だけで信頼関係を十分に築けるとは限りません。普段のコミュニケーションの延長線上で1on1面談を実施できるのが理想です。

たとえば、業務時間中に上司と話しやすいデスク配置にしたり、意識的に雑談をする時間も設けたりすることで、少しずつコミュニケーションのハードルが下がっていきます。1on1面談を取り入れるのを機に、上司・部下間でのコミュニケーションをはじめ、社内コミュニケーションのあり方を総合的に見直してみてはいかがでしょうか。

1on1面談の基本的な進め方

1on1面談の基本的な進め方を4つのステップに分けて紹介します。

1.テーマを部下に決めてもらう

はじめに、1on1面談で話すことのテーマを部下に考えてもらいましょう。特定のテーマに絞る必要がないからこそ、「何でも話してほしい」といわれると部下は何を話すべきか迷ってしまいがちです。後述するテーマ例を参考に、いくつか話題の例を挙げておくことをおすすめします。もし余裕があれば、1on1面談シートを用意して事前に記入してもらうのも1つの方法です。

2.上司、部下ともに事前準備を行う

続いて、上司・部下ともに事前準備を進めます。1on1面談は業務の合間に短時間で実施することになるため、部下はあらかじめ話す内容を考えておく必要があるからです。

また、上司側も部下一人ひとりの特性やこれまでの様子を踏まえて、どのような方向で話を進めたいのかを考えておくとよいでしょう。たとえば、仕事に慣れてきた時期の新入社員であれば、現状よりもう一段高い目標を部下自身に設定してもらう機会にする、といった方法もあります。

3.実際に1on1面談を行う

1on1面談当日は、はじめに部下が話したいテーマについて簡潔にヒアリングをしましょう。1on1面談は対話の場であることを念頭に置き、上司の側から話の方向性を定めてしまわないようにする必要があります。部下自身が「課題解決のためには具体的に何をすればいいのか」を自発的に考えられる方向へと導くことが重要です。上司は、あくまでもその手助けをする役割に徹するスタンスで臨むことが求められます。

4.今後の計画を立てる

1on1面談の終盤では、その日に出た話題について振り返りを行います。雑談をしただけで終わってしまった、といったことのないよう、次回につながるテーマを共有しておく必要があるからです。1on1面談の間に次回のテーマ設定まで行えるようになると、短い時間を有効に活用できます。

今後の計画といっても、計画書を作成するような大仰なものでなくても構いません。何らかの気づきを部下が自己成長に活かせるよう、サポートすることが大切です。上司の側からその日の「結論」や「改善策」を示すのではなく、あくまでも部下が自発的に考えて行動できるように導くことが求められます。

1on1面談シートの活用

1on1面談シートに決まった形式や項目はありません。ここでは、一例としてテンプレートを紹介します。

記載項目が多すぎたり、記入欄が広すぎたりすると、部下にとって負担となりかねません。1on1面談に向けて必要な最小限の項目に絞り、簡潔に記載しやすい形式にするのがポイントです。

活用例

1on1面談シートの活用例を紹介します。以下は面談後の記入イメージです。

上記のように、部下が自らの言葉で1on1面談シートに記入し、自分自身の記録として認識してもらうことが重要です。上司によるフィードバック欄を設ける方法もありますが、上司の発言は部下にとって「指導」や「指示」として認識されがちです。部下が自分で考え、自分の言葉で書いたシートをもとに次の行動へと活かせるよう、1on1面談シートを効果的に活用しましょう。

1on1面談で活用できるテーマ例7選

1on1面談に臨むにあたって、多くの人が悩むポイントの1つが「どのような話題を出せばよいのか？」ではないでしょうか。部下にとって話しやすいと思われる7つのテーマ例を紹介します。

テーマ1：仕事に関する悩みや質問

直近の担当業務に関する悩みや困り事は、部下にとって身近な話題です。普段の業務時間中には相談しにくいことや、機会があれば話しておきたいと思っていたことがあるようなら、1on1面談が有意義なヒアリングの場になる可能性があります。

1on1面談が人事評価の場ではないことを明確に伝えておくことによって、たとえば会社に対する不満や改善してほしい点などについて、部下の忌憚のない意見を聞ける場合もあります。中には部下自身の理解が不足していたり、誤解にもとづいていたりすることもあるでしょう。部下の声に耳を傾けつつ、適切に情報を提供することで部下自身が理解不足や誤解に気づけるよう促していくことが大切です。

テーマ2：最近考えていること・気になっていること

部下が最近考えていることや気になっていることについて、業務との関わりの有無を問わず話してもらうのも1つの方法です。何気ない発言から、部下の興味関心や考え方の傾向を知る手がかりとなる場合があります。

1on1面談の場に限らず、部下が興味をもっていることについて折にふれて話題にするのも効果的なコミュニケーションの方法といえるでしょう。多くの人は、自分にとって関心のあることを人に話したいと考えているからです。部下が関心を寄せていることを話題に挙げることで、コミュニケーションのハードルを下げる効果が期待できます。

テーマ3：心身のコンディション

最近の心身のコンディションについて、部下自身が気になっていることがあるようなら1on1面談の場で話してもらうのも1つの方法です。ストレスを感じていることや、体調面で不安を感じていることなどは、日常業務の中でなかなか話す機会を得られない可能性があります。部下の様子を見ていて気になる点があれば、それとなく聞いてみるとよいでしょう。

ただし、体調やメンタルといった健康に関する話題にはデリケートな側面があります。部下によっては上司に知られたくなかったり、異性の上司には話しにくいと感じたりするケースもあるはずです。無理に聞き出そうとせず、話せる範囲で話してもらうよう心がけてください。

テーマ4：課題を感じていること・やりがいを感じること

部下自身が現状課題に感じていることや、仕事でやりがいを感じていることを話してもらうのもおすすめの方法です。部下が認識している課題感や、やりがいを感じる業務のタイプを知る良い機会となる可能性があります。

1on1面談を継続的に実施する中で課題感に進展が見られないようなら、部下自身の成長が停滞していることも考えられます。視点を変えて別のアプローチから解決を試みたり、取り組むべき課題の優先順位を変えたりすることで、より良い方向へ向かうケースも少なくありません。部下が自分で解決策を見出せるよう、適切な助言やフィードバックを行うことが重要です。

テーマ5：目標とその達成状況

部下自身が設定した目標について、その達成状況を話してもらうのも有効な方法です。自分では進展がないように感じられていたとしても、上司から見ると着実に成長しているというケースはめずらしくありません。部下が必要以上に自信を喪失したり、モチベーションが下がったりするのを防ぐためにも、定期的にヒアリングを実施しましょう。

ただし、1on1面談はあくまでも対話の場であり、人事評価のための場ではありません。部下による自己評価を第一に話してもらった上で、上司が簡潔に補足する程度に留めるのが得策です。「あなたは今このような状況にある」「だからこうするべきだ」といったように、上司の側から話してしまわないよう十分に注意してください。

テーマ6：今後のキャリアプラン

部下自身が今後のキャリアプランをどう考えているのか、率直に話してもらうのもおすすめの方法です。将来的にどのような仕事に携わりたいのか、どういったスキルや知識を身につけていきたいのかを話してもらうことで、部下が理想としている働き方を知る糸口になる可能性があります。

部下にとっては遠い将来のことのように思えても、実は現在携わっている業務を通じて体得できる知識やスキルが存在するケースも少なくありません。自身のキャリアプランと現状の担当業務がつながれば、部下のモチベーションが向上することも考えられます。

テーマ7：プライベート

部下のプライベートに関する話題は一見すると話しやすそうに思えますが、人によっては職場の人には話したくないと感じるケースもあるため注意が必要です。上司の側から話題に挙げるというより、部下が話したいようなら共感を示すといったスタンスで臨むのが適切でしょう。

趣味や休日の過ごし方について話してもらえれば、部下の意外な一面を知るきっかけになる場合もあります。一方で、多くの人は信頼している相手でなければプライベートの話をしたくないと考える傾向があるのも事実です。まずは部下との間で信頼関係を築けるよう、日頃から意識していくことが大切です。

1on1面談の活用事例

1on1面談を効果的に取り入れている3社の事例を紹介します。

経験学習サイクルの実践｜LINEヤフー株式会社

LINEヤフー株式会社では、2012年に1on1面談を導入しました。その後、外部の専門家を入れて自社に合ったカリキュラムをつくり、社内に文化として浸透させ、現在では約6,000人の社員が1on1面談を行っています。

LINEヤフー株式会社の1on1面談は、経験から学びを得て次の仕事に活かす「経験学習サイクル」を実務の中に組み込むことをベースとしているのが特徴です。また、対話を深めて部下の潜在能力を引き出すことも重視しています。

週に1度、30分間実施される1on1面談の後には、1on1面談自体の評価も行い、その結果をもとに管理職を対象としたワークショップも開催しているようです。

部下の自己成長を促したい場合や、実務に活かせる形で1on1面談を実施したい場合におすすめの取り組みといえます。

部下が「発信」する場として｜SBテクノロジー株式会社

SBテクノロジー株式会社では、月に1回、30分の1on1面談を実施しています。部下がキャリア相談やアイデアの発信、悩み相談などをざっくばらんに話す時間となっており、そこから新たなサービスが生まれることもあるそうです。部下が自分から発信できる機会があることで働きやすい環境づくりにつながり、「風通しの良い社風」を実現しています。

部下のアイデアを積極的に取り入れたい場合や、職場の風通しをいっそう良くしたい場合におすすめの取り組みです。

悩みなどを気軽に話せる場として｜株式会社リコー

株式会社リコーでは、以前から上司と部下で悩みなどを気軽に話せる場として、1on1面談を実施してきました。そして、1on1面談が社員の心理的安全性の向上やモチベーションアップに効果的であることを経験していました。

新型コロナの感染が拡大し始めた2020年2月に「原則在宅勤務」を実施し、リモートワークが増える中でも、週1回の1on1面談を推奨。コミュニケーションが希薄になりやすいリモートワークのデメリットを補うべく、オンライン朝礼・終礼、ランチ会などを通して意識的にコミュニケーションの場を設けるようにしています。

コロナ禍の2020年7月に実施した従業員へのアンケートでは、生産性は変わらない、または向上したとの回答が8割と、ポジティブな結果になりました。

部下のモチベーションアップを継続的に図っていきたい場合や、多様な働き方を実践していきたい場合におすすめの取り組みです。

1on1面談の意義や効果を理解した上で実践しよう

部下の自主性を培い、能力を引き出す手法として注目されている1on1面談。労働人口が減少に転じた今、企業における人材育成はますます重要な課題となりつつあります。1on1面談は新たな人材育成モデルとして、今後さらに多くの企業が取り入れていくことになるでしょう。今回紹介した1on1面談の進め方やテーマ例を参考に、ぜひ効果的な1on1面談の実施を目指してください。