36協定とは？ 残業時間の上限や特別条項、新様式の記載方法をわかりやすく解説

働き方改革の機運が高まる中、36協定があらためて注目されています。36協定の主なポイントは次のとおりです。

• ・法定労働時間を超えて労働させる場合や、法定休日に労働させる場合には届出が必要
• ・時間外労働の上限は、原則月45時間、年360時間
• ・残業時間が月45時間を超える場合、「特別条項」を設けなければならない

この記事では、上記の3点に加えて36協定に違反しないためのポイントや、違反が発覚した場合の対応方法についてわかりやすく解説します。

36協定とは

36協定の正式名称は「時間外労働・休日労働に関する協定」です。労働者と使用者間で交わす労使協定の1つで、労働基準法第36条に定められていることから「36（サブロク）協定」と呼ばれています。企業は法定労働時間を超えた労働や休日労働を命じる場合、36協定を労使間で締結した上で所轄の労働基準監督署に必ず届け出なくてはなりません。

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36協定に記載する事項

36協定に記載する事項は下記の5点です。

• ・対象となる労働者の範囲（業務の種類および労働者数） 
• ・対象期間（1年間に限る） 
• ・時間外労働・休日労働をさせることができる場合（具体的事由） 
• ・対象期間における1日、1か月、1年それぞれについて、労働時間を延長して労働させることができる時間または労働させることができる休日の日数 
• ・その他、労働基準法施行規則第17条で定める事項（有効期間の定め、1年の起算日、限度時間を超えないこと等のチェック事項 など） 

これらの事項について従業員の代表者などと協定を結び、「36協定届」に記載した上で届け出ることが義務づけられています。

届け出る必要がある企業は？

36協定の届出が必要になるのは、「法定労働時間を超えて労働させる場合」「法定休日に労働させる場合」のいずれかに該当する企業です。具体的には「時間外労働・休日労働に関する協定書」を労使間で締結した上で、「36協定届」を労働基準監督署に届け出ます。つまり、従業員に法定労働時間を超える残業や、法定休日における出勤を命じる予定の企業、もしくはその可能性がある企業は、36協定を締結して届け出なければなりません。 

36協定を締結しないとどうなる？

36協定を締結していない場合、従業員に対して法定労働時間を超える残業や法定休日出勤を命じられません。会社側が命じたわけではなく、従業員が自主的に法定時間外の残業や法定休日出勤をした場合であっても、36協定が締結されていなければ労働基準法違反となる可能性がある点に注意が必要です。

また、労働時間に関する何らかのトラブルが発生した際、36協定を締結していなかったことによって企業側が不利になる場合があります。よって、法定基準を超える残業・休日出勤が発生する可能性が少しでもあれば、36協定を締結しておくほうが無難です。 

36協定が適用されないケース

36協定は、次の条件に該当する従業員には適用されない、もしくは別途制限がかかります。 

• ・18歳未満の従業員（時間外労働を命じられないため）
• ・育児・介護を理由とした請求があった従業員（残業は月24時間、年150時間が上限）
• ・妊娠中や産後1年未満の従業員から請求があった場合
• ・管理監督者に該当する場合

たとえば、18歳未満の従業員や妊産婦が時間外労働を希望していたとしても、雇用者側は受け入れられない点に注意が必要です。

36協定のポイントとなる「時間外労働時間の上限」

36協定を労使間で締結するにあたって、重要な概念の1つに「時間外労働時間」があります。36協定が必要になるケースや、時間外労働時間の上限について押さえておきましょう。

「法定労働時間」と「所定労働時間」

• ・法定労働時間：労働基準法で定められた1日の労働時間の上限（原則1日8時間、週40時間が限度）
• ・所定労働時間：企業ごとに定めた通常勤務時間（一般的に法定労働時間の範囲内）

時間外労働時間とは、法定労働時間を超えた部分のことを指します。労使協定（36協定）を結んでいることが、時間外労働をさせるための条件です。

これに対して、所定労働時間は各社が就業規則や労働契約で定めている労働時間のことです。その企業における標準的な勤務時間に当たるため、企業ごとに異なる場合があります。所定労働時間は法定労働時間の範囲内で設定するのが一般的です。

36協定が必要になる状況の具体例

法定労働時間を超えて時間外労働を命じる場合や、法定休日に労働を命じる場合には、労使間で36協定を締結する必要があります。具体的な例を見ていきましょう。

上図では、9時から17時の中で1時間の休憩時間をはさんでいるため、所定労働時間は7時間です。法定労働時間は1日8時間であることから、18時まで1時間残業をした場合も法定労働時間内に収まっています。つまり、この企業のケースでは1時間以内の残業であれば36協定を締結する必要はありません。

一方、18時を超えて残業をする場合には、法定労働時間を超えて働くことになります。この時点で36協定の締結が必須となるのです。このように、時間外労働時間は「法定労働時間」を基準に計算する必要があります。

また、休日出勤を命じる場合は「法定休日」が36協定の締結要否の基準となります。法定休日とは、労働者に必ず与えるよう労働基準法で定められている休日のことです。具体的には、少なくとも週1日、または4週間のうち4日以上を休日にしなければなりません。

上記の例では1週間の労働時間が40時間までに収まっているものの、休日が1日も確保されていないことから、土曜日の労働時間（2時間）は休日出勤に該当します。したがって、36協定の締結ならびに労働基準監督署への届出が必要です。

一方、上記のケースでは週の労働時間が40時間以内で、かつ土曜日に休日が確保されています。法定労働時間内であり、かつ法定休日も与えられているため、36協定は不要です。

一般条項と特別条項

36協定には「一般条項」と「特別条項」があります。

• ・一般条項：労働基準法で定められた時間外労働の上限（月45時間・年360時間）を守るためのルール
• ・特別条項：一般条項の範囲を超えた労働を命じる場合のルール

一般条項に関する記載例は次のとおりです（届出は書面のほか、電子申請でも行えます）。

出典：厚生労働省「時間外労働・休日労働に関する協定届（一般条項）」

なお、36協定を締結してさえいれば、企業は従業員を無制限に時間外労働させられるわけではありません。原則としては一般条項で定められている時間外労働時間の上限に収まる範囲内にとどめ、これを超える場合には特別条項を設ける必要があります。

残業時間が月45時間を超える場合は「特別条項」を設ける

特別条項の基本的なルールを押さえておきましょう。特別条項とは、特別な事情がある場合に限り、36協定で定めた時間外労働の延長を認める制度です。たとえば、レジャー・観光業であればオンシーズンに繁忙期を迎え、やむを得ず労働時間が長くなることが想定されます。こうしたケースを想定して例外事項を設定しておくための制度と捉えてください。

特別条項における時間外労働時間の上限

特別な事情があるとはいえ、上限なく従業員を業務に従事させることはできません。特別条項では下記を時間外労働時間の上限として設定できます。

• ・時間外労働が年720時間以内
• ・時間外労働と休日労働の合計時間が月100時間未満
• ・45時間を超える時間外労働の月は年6回まで
• ・時間外労働と休日労働の合計の2～6カ月の平均労働時間が80時間以内

したがって、特別条項を設けるかどうかは下図のフローチャートに従って判断するとよいでしょう。

出典：「36協定とは？残業のルールや上限規制・義務をわかりやすく解説」（チームスピリット編集部, TeamSpiritコラム）

36協定の締結と届出の具体的な手順

36協定を適法に成立させるには、労働者との合意形成から書類の届出、従業員への周知まで、決められた手順で進める必要があります。ここでは各ステップの具体的な流れと実務上のポイントを解説します。 

労働者の過半数代表者を選出する

36協定を締結するための最初のプロセスは、労働者側の代表を決定することです。社内に労働者の過半数で組織される労働組合が存在する場合は、その労働組合と協定を結びます。しかし、労働組合がない企業においては、労働者の過半数を代表する者を選出し、その人物と協定を締結しなければなりません。この過半数代表者の選出方法は、法律によって厳格なルールが定められており、手続きに不備があると協定自体が無効になる恐れがあります。そのため、選出方法にも十分な注意が必要です。 

書類が完成したら、自社の所在地を管轄する労働基準監督署へ提出します。提出方法は、直接窓口へ持参する以外に、郵送や電子申請（e-Gov）を利用することも可能です。ここで気をつけるべき点は、提出のタイミングです。36協定の効力は、労働基準監督署への届出日と協定で定めた有効期間の開始日のうち、遅い方から発生します。

そのため、有効期間の開始日より前に届出を完了させておかなければ、その期間の残業は違法状態となるおそれがあります。有効期間は一般的に1年間と設定されることが多いため、毎年期限が切れる前に余裕を持って更新の手続きを進めるスケジュール管理が大事です。 

36協定違反の罰則

36協定に違反していることが発覚した場合、6カ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科せられます。さらに厚生労働省の「労働基準関係法令違反に係る公表事案」に企業名が公表され、社会的制裁を受けることにもなります。 

厚生労働省が公表する違反企業リストは誰でも閲覧できるため、たとえば求職者の目にふれて応募を取りやめることも十分に想定されます。結果として優秀な人材が集まりにくくなるといったデメリットが生じる可能性があるため、36協定に違反することのないよう細心の注意を払うことが重要です。

罰則の対象

36協定違反の罰則の対象となるのは会社の代表者のほか、労務管理の担当者、直属の上司など、役員や従業員が個人として罰せられることになります。さらに会社に対しても罰金が科せられます。

このように所属する役員・従業員などが業務に関わることで罰せられるだけでなく、法人も罰せられることを両罰規定といいます。

違反となる主な事例

36協定違反となる主な事例を紹介します。これらの事例に該当することのないよう、チェックリストとしても活用してください。

そもそも36協定を結んでいない

従業員が時間外労働をしているにもかかわらず、36協定を結んでいなければ違反となります。「残業について労使間で合意しているか」「従業員が納得しているか」「残業代を適切に支払っているか」といったことと36協定の締結は別問題です。時間外労働が発生する以上、必ず36協定を締結した上で所轄の労働基準監督署長への届出が必要になります。

サービス残業を行っている

従業員がサービス残業をしているような状態も36協定違反です。サービス残業とは、残業代が支払われない時間外労働や休日労働のことです。たとえば、下記のようなケースもサービス残業に含まれる点に注意してください。

• ・残務処理のため従業員が自主的に残業している場合
• ・従業員が管理者に知られないように休日出勤している場合
• ・残業時間の端数を切り捨てている場合

上限規制を超えてしまった

36協定において労使間で取り決めた時間外労働の上限時間を超えてしまった場合も36協定違反となります。労働基準法上の上限を超えていなくても、36協定届に記載された時間を超過すれば違反となる点に注意が必要です。

36協定における時間外労働の上限は原則として月45時間、年360時間です。これらの時間数を超えてしまうと36協定違反となります。

特別条項付き36協定の「臨時的な特別な事情」に当てはまらない

特別条項付き36協定の「臨時的な特別な事情」には、具体的な要件を記載することになっています。記載した要件に該当しないにもかかわらず、時間外労働を命じてしまうのも36協定違反です。

臨時的な特別な事情とは、たとえば予算・決算業務やボーナス商戦などによる業務、予定外の大規模なクレームや機械のトラブル対応、納期のひっ迫などが挙げられます。あくまでも日常業務ではないことが条件となるため、「たまたま忙しい日だった」など該当しないものについては違法となります。

無効な人物を労働者代表に選出していた

前述の通り、労働者代表は投票や挙手などの民主的な方法で選出する必要があり、また管理監督者は代表者になれません。これらの要件を満たさない人物を代表に選出していた場合、36協定の締結自体が無効となります。労働者代表の選出時は、要件を満たしているか慎重に確認しましょう。 

36協定違反を未然に防ぐためのポイント

36協定に違反しないために留意しておきたい3つのポイントを紹介します。

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勤怠管理の精度向上

労働時間の上限を超えないようにするには、勤怠管理の精度向上を図る必要があります。具体的な対策としては、勤怠管理システムを活用するのが有効でしょう。

勤怠管理システムを活用することで、正確な残業時間がリアルタイムで反映されます。また、労働時間の上限が近づいている従業員をアラートで通知するなど、システムによっては担当者の判断に依存しない仕組みを構築可能です。

人事評価指標の見直し

労働時間の長さが高評価につながる要素があるようなら、人事評価指標そのものを見直す必要があります。成果に応じて評価する仕組みへと変更するなど、労働時間と評価が連動する仕組みを改善していくことが大切です。

一方で、成果しか見ない仕組みにしてしまうと、業務のプロセスや生産性を高めるための工夫が考慮されない評価制度になりかねません。時間あたりの生産性を重視する仕組みにするなど、成果と過程をバランスよく評価することが大切です。

管理者研修の実施

残業時間を短縮するよう促したとしても、上長が夜遅くまで残っていて部下が退勤しにくい雰囲気が残っていれば、根本的な解決につながらない可能性があります。管理者自身が率先して生産性を高め、できるだけ早く退勤できるよう、意識改革を図っていくことが大切です。

定期的に管理者研修を実施したり、上司と部下がフラットな関係で話し合えるワークショップを開催したりするとよいでしょう。管理者自身が36協定の意義や締結する理由を正確に理解し、趣旨に沿って運用していくことが求められます。

36協定違反が発覚したときの対応方法

36協定違反が発覚したときは、状況に応じて適切な対応方法をとらなければなりません。社内で36協定違反が発覚した場合、労働者に36協定違反を通報された場合、それぞれについて対応方法を解説します。

社内で発覚した場合

残業にはさまざまな理由やパターンがあるため、注意していても意図せずして、結果的に36協定違反になってしまうこともあります。この場合の対処法は以下のとおりです。

事実確認を行う

勤務時間をチェックした結果、36協定の上限時間を超えた労働者がいても、基本的に労働基準監督署への報告義務はありません。

ただ、労働基準監督署からの監査が入ったり、労災事故の発生によって調査が必要になったりした場合など、状況によっては労働基準監督署への報告義務が生じることもあります。まずは事実確認を速やかに行い、適切な報告ができるよう準備を整えておきましょう。

今後違反とならないよう是正する

報告義務がないからといって、36協定違反の状況をそのままにしていいわけではありません。36協定違反が生じた部署を担当する管理者に労働状況などを確認し、再度36協定違反が発生しないよう是正していく必要があります。

また現状違反には該当していなかったとしても、今後違反の可能性がある労働者がいないかチェックし、適宜改善を図ることが重要です。

労働者が通報した場合

では、労働者が労働基準監督署に通報した場合はどうすればいいのでしょうか。こうしたケースへの対処法について解説します。

労働基準監督署の指示に従う

労働者が36協定に関する通報をすると、労働基準監督署による調査が実施されます。まずは、労働基準監督署から指定された書類を漏れや不備のないよう用意しましょう。書類の内容はタイムカード、業務月報、就業規則などです。これらの書類をもとに、タイムカードでの労働時間の確認や、労働者への聞き取りなどが行われます。

是正勧告にもとづいて改善を図る

提出された書類や聞き取りなどを通じて36協定違反が認められた場合、是正勧告を受けることになります。是正勧告を受けたら、労働環境を速やかに改善し、その旨を報告しなければなりません。調査の結果、違反とは見なされなかった場合も「指導票」による改善指導が入ることがあるため、必ず労働基準監督署の指示に従って対応しましょう。

さらに、是正勧告に従わないなど悪質と判断されると、書類送検される可能性もあります。書類送検に至った場合には、先述のような罰則の対象にもなりかねません。このような事態を避けるため、36協定違反に該当しない労働環境を整えておくことが大切です。

36協定に関するよくある質問

36協定についてよくある質問と回答をまとめました。疑問点や不明点の解決に役立ててください。

Q1. 36協定はすべての企業が届け出る必要がありますか？

法定労働時間を超える労働や、法定休日に労働させる場合には届出が必要です。残業について従業員が納得しているか、残業代を適切に支給しているかといったこととは関係なく、労働時間によって届出の要否が決まる点に注意してください。

Q2. 36協定は自動更新されますか？

Q3. 36協定届には押印が必要ですか？

36協定の書式では、押印が廃止されています。ただし、36協定届が36協定書を兼ねている場合は、36協定届に使用者と労働者代表の記名または押印が必要です。前述のとおり、書式には労働者代表が押印するための欄が設けられていないため、36協定書を兼ねる場合には押印を忘れないようにしましょう。 

Q4. 裁量労働制の場合も36協定を結ぶ必要がありますか？

裁量労働制であっても、みなし労働時間が1日8時間の法定労働時間を超える場合には、36協定を結ぶ必要があります。裁量労働制とは労働時間の算定方法を「みなし労働時間」に置き換える制度のことです。したがって、裁量労働制を導入しても労働時間の上限そのものが撤廃されるわけではありません。

Q5. 従業員代表が退職した場合、どうすればいいですか？

36協定の期間中に従業員代表が退職した場合、原則として36協定を再締結する必要はありません。ただし、特別条項に定める「限度時間を超えて労働させる場合の手続き」を行う際には、労働者代表への事前申し入れを必須とするケースが多く見られます。よって、この手続きを滞りなく行えるよう、新たな労働者代表を選出しておくのが望ましいでしょう。

まとめ

36協定は労使協定の1つであり、法定労働時間を超える労働を命じる可能性がある場合には必ず締結しておく必要があります。違反をすると罰則が科されることもあるため、時間外労働や休日労働が協定で定められた範囲を超えていないか、常に確認することが大切です。

【本記事の要点】