グループウェアとは？導入するメリットや選ぶ際のポイントを解説！

組織内におけるコミュニケーションを円滑にし、業務効率を上げる手段として、グループウェアの活用が挙げられます。この記事では、グループウェアの代表的な機能や導入するメリットなどを解説します。グループウェアを選ぶ際のポイントや導入形態についても解説しますので、参考にしてください。

グループウェアとは？

グループウェアは、組織内におけるコミュニケーションをスムーズにするためのシステムです。情報共有や業務を効率化するさまざまな機能が備わっています。代表的な機能として、スケジュール管理やメールの送受信、ファイル共有やチャットなどが挙げられます。拠点が複数ある場合や、テレワークを実施している企業での活用が効果的です。

グループウェアの代表的な機能

グループウェアは、サービスによって機能が異なりますが、基本的なものは共通しています。ここからは、代表的な機能について解説します。

スケジュールの管理

会議やミーティングなど、各種イベントのスケジュールを管理することが可能です。個人だけでなく、グループのスケジュールも管理できることが一般的です。メンバーそれぞれのスケジュールを把握できるので、さまざまなイベントの日程調整をスムーズに行えます。

プロジェクトの管理

プロジェクトの進捗やタスクを管理する機能もあります。サービスによっては、カレンダーやガントチャートなど、さまざまな形式で利用することが可能です。他にも、ToDoリストの作成やリマインダーなど、プロジェクトを円滑に進められる機能が含まれます。

ファイルや議事録の共有

ファイルや議事録を共有できます。文書や画像などさまざまな形式に対応しているほか、共有対象をプロジェクトやグループに絞ることも可能です。議事録については共有のみならず、議事録の作成自体に対応している場合も多くあります。

設備や機材の予約

会議室やプロジェクターなど、機材の予約管理を行えます。システム上から予約できると別途での管理の手間が省けるほか、スケジュールと連動すれば効率的な予約が可能です。また、システム上で設備や機材の予約状況を確認できるため、予約の重複防止にもつながります。

社内SNSや掲示板の運用

従業員同士でコミュニケーションを図れる機能が搭載されています。社内SNSや掲示板などもあり、自社に合ったコミュニケーションツールを活用することが可能です。業務上の報告や相談などが気軽にしやすくなるなど、コミュニケーションの活性化や迅速化にも役立ちます。

グループウェアが求められる背景

少子高齢化によって、多くの企業で人手不足が発生しています。そのため、業務を効率化して人手不足に対処したり、業務にかかる時間を減らして従業員の負担を軽減したりすることが求められます。グループウェアを導入すると、情報共有やスケジュール調整がスムーズに進み、業務の効率化が図れます。

また、グループウェアなら、ファイル共有やコミュニケーションツールなど、さまざまな機能を1つのシステムに集約することが可能です。システムやサービスを使い分ける手間が減り、業務の効率化や情報共有の正確性向上につながります。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアの導入を検討している場合は、メリットを把握することが大切です。以下は、具体的なメリットとそれぞれの詳細です。

スムーズに情報共有できる

コミュニケーション機能やファイル共有機能を用いることで、スムーズに情報共有ができます。メンバーそれぞれの業務の進捗を把握できるため、業務連絡の負担も軽減しやすくなります。1つのシステムで議事録の作成やタスク管理、スケジュールの把握が可能です。ツールを切り替える手間がないことも、スムーズな情報共有の実現に役立ちます。

全社共通の情報共有の場ができる

部署や従業員ごとに異なるツールを使用していると、情報共有やコミュニケーションが非効率的になりがちです。情報が分散してしまい伝達ミスも発生しやすくなります。グループウェアには、情報共有やコミュニケーションに必要な機能が集約されています。そのため、全社共通の社内ポータルとして活用することが可能です。

事務作業が効率的になる

ワークフロー機能が搭載されているグループウェアであれば、経費精算や勤怠に関する申請など、各種事務作業を効率化できます。さらに、申請の進捗を可視化して課題を解決しやすくしたり、社外から決済や代理承認を行うこともできます。

コミュニケーションの活性化につながる

メールは社内コミュニケーションの代表的な手段として挙げられますが、送信先の指定に手間がかかることが難点です。しかし、グループウェアに搭載された社内SNSやチャット機能を活用すれば、気軽に連絡を取ることができます。グループ単位でメッセージを送ったり、対象者を絞ってメッセージを送ったりすることも可能です。

また、Web会議機能を活用すれば、プロジェクトや部署などの大きな単位でミーティングを実施できます。さまざまな機能を活用することで、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

テレワークが実現しやすくなる

グループウェアに搭載されている機能は、テレワークを実施する上でも役立つものが少なくありません。テレワーク特有のコミュニケーションの難しさや、業務の進捗確認などの課題を解決してくれます。また、ファイル共有機能を活用すれば、リモートでも資料の受け渡しができます。そのため、業務を効率的に進めることが可能です。

グループウェアを導入するデメリット

グループウェアを導入する際は、デメリットも把握しておくことが必要です。ここからは、具体的なデメリットとそれぞれの詳細を解説します。

導入に一定のコストがかかる

グループウェアを導入するには、一定のコストがかかります。無料で利用できるシステムもありますが、利用人数や機能に制限がある場合がほとんどです。また、有料のシステムでも製品によって、機能や得意な領域が異なります。自社に合った機能を持ったシステムを選ばないと、コストがかかるだけで効果が望めない点に注意しましょう。

部門や役職を超えたやり取りに活用しづらい

グループウェアを利用してグループチャットや掲示板を作成する場合、管理者の許可が求められることがあります。そのため、部門や役職を超えたコミュニケーションには向いていません。たとえば、グループを跨いでのプロジェクトでのやり取りをする場合、複数の部署や部門とコミュニケーションを取る必要があります。その場合は、管理者に申請をして、グループチャットや掲示板を作成しなければなりません。

グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。以下は、具体的なポイントとそれぞれの詳細です。

必要な機能の有無

グループウェアは、製品やサービスによって搭載されている機能が異なります。基本的な機能は以下の通りです。

• ・・メール
• ・・スケジュール管理
• ・・掲示板
• ・・ファイル共有
• ・・ワークフロー管理

上記の機能以外にも、グループウェアにはさまざまな機能があります。そのため、自社に適した機能が搭載されたグループウェアを選ぶことが大切です。

アプリやモバイル向け機能の有無

グループウェアはスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から利用できると、利便性が高まります。そのため、専用アプリやモバイル向け機能の有無は重要です。特に、専用アプリはブラウザでの使用よりも利便性が高い傾向にあります。グループウェアを選ぶ際には専用アプリの有無を確認しましょう。

操作のしやすさ

操作のしやすさは、システムが組織に定着するために重要な要素です。優れた機能や自社の目的に合った機能が搭載されていても、操作が難しいと活用されず、却って情報共有や業務の効率を下げる可能性があります。グループウェアによっては、無料トライアルが用意されている場合もあります。導入前に、実際に操作して確認しましょう。

他のシステムとの相性の良さ

すでに業務に関するシステムを導入している場合は、グループウェアとの連携の可否を確認することが推奨されます。連携できないと利便性が下がり、現場から不満が出る可能性があります。また、既存のシステムだけでなく、今後導入するシステムとの相性も考慮することも重要です。グループウェアの拡張性を把握しておきましょう。

グループウェアの導入形態

グループウェアの導入形態について解説します。以下は、代表的な2種類の導入形態です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして運用します。システム環境の構成に関する自由度が高く、セキュリティ対策を独自に実施できるなどの利点があります。

しかし、サーバーやソフトウェアライセンスの購入で初期費用が高くなりがちです。また、導入後もサーバー運用やデータバックアップなどの維持にコストがかかります。適切に運用するためには、ITに関する知識やスキルを持った人材が必要です。

クラウド型

クラウド型は、外部サーバーにあるグループウェアを利用する方法です。インターネットに接続できる環境であれば、社内だけでなく社外でも利用できます。

自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用が安い傾向にあります。サーバーの運用やセキュリティ対策も自社で対応する必要がありません。ただし、自社で運用しないため、カスタマイズ性は高くありません。

まとめ

グループウェアを導入すると、情報共有がスムーズになり、事務作業が効率的になります。また、コミュニケーションが取りやすくなり、テレワークを導入しやすくなることもメリットです。しかし、グループウェアはシステムや製品によって搭載されている機能が異なります。そのため、自社にとって必要な機能の有無や、既存のシステムとの相性を考慮することが重要です。