今日から使える！仕事効率化＆時短テク10選

働き方改革に向けた取り組みが求められる中、いかに仕事の質を保ちつつ効率よく仕事を進めるかが問われています。一方で、どうすれば仕事を効率よく進められるのか、具体的な対策や進め方のコツがわからないという方は多いのではないでしょうか。

今回は、仕事の効率化につながるコツ10選について、具体的な実践方法と得られる効果をわかりやすく解説します。効率化につながるコツを実践する際の注意点もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

仕事効率化＆時短で得られる3つのメリット

仕事を効率化することで得られるメリットは、主に次の3点です。

• ・メリット1：労働時間の短縮につながる
• ・メリット2：仕事のミスが減る
• ・メリット3：モチベーションアップにつながる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メリット1：労働時間の短縮につながる

仕事を効率よく進める最大のメリットは、時間あたりの成果を高められることです。同じ仕事量をより短時間でこなせるようになるため、労働時間の短縮につながります。結果として休息時間を無理なく確保できるほか、プライベートの時間を充実させることもでき、ワークライフバランスを改善できるでしょう。

労働人口が減少に転じた昨今、仕事量を維持しつつ、より短時間でこなすことは重要なポイントといえます。長時間労働の常態化を防ぐためにも、積極的に効率化を図っていくことが重要です。

メリット2：仕事のミスが減る

仕事を効率化することは、ミスの抑制にもつながります。仕事がスムーズに進み、労働時間が減少することにより、心身への負荷が軽減されストレスや過労に起因するミスを防ぎやすくなるからです。また、作業の重複や手戻りといった無駄を省くことで、限られた時間内により多くの仕事をこなせる点も大きなメリットといえます。

たとえば定型的な仕事を自動化することは、単に作業時間が短縮されるだけでなく人的ミスの抑制を実現する上でも重要なポイントの1つです。仕事を効率化することで、結果的に仕事の質も高まるケースは少なくありません。

メリット3：モチベーションアップにつながる

仕事を効率化することは、各自のモチベーションアップにも寄与します。ルーティンワークを効率化し、単純作業の時間を短縮することにより、各自のスキルや強みを生かした創造的な仕事に時間を費やせるようになるからです。

自身の強みを生かして成果を挙げられれば、相応の評価や報酬を得られる可能性も高まります。結果として組織全体の力を底上げすることにもつながるでしょう。

今日から使える！仕事効率化＆時短テク10選

ここからは、仕事を効率化するコツを紹介していきます。それぞれ実践方法と得られる効果をまとめていますので、取り入れられそうなものから積極的に実践していきましょう。

1. 業務の目的と全体像をつかむ

【実践方法】

具体的な作業に取りかかる前に、まずは仕事の目的と全体像をつかむことが重要です。何を達成するための仕事なのか、そのためにどれだけのタスクをこなす必要があるのかを把握した上で、作業の優先順位を見極める必要があります。

【得られる効果】

仕事の全体像を見通せていれば、目的を達成するために必要な段取りを立てやすくなります。結果的に無駄な作業を省き、重要なタスクに集中できる点が大きなメリットです。限られた業務時間を最大限有効に使うことにより、労働時間が膨張するのを防ぐ効果が期待できます。

2. タスク管理で仕事の優先順位を決める

【実践方法】

日々の仕事をタスク単位に分解し、それぞれのタスクを4象限に振り分けます。これにより、タスクの優先順位を見極めた上で作業に取りかかることが重要です。

上図のうち、①は急いでやるべき重要度の高いタスク、②は急ぎではあるものの重要ではないタスク、③は急ぎではないが重要なタスク、④は緊急でも重要でもないタスクに相当します。①→②→③→④の順に優先順位を定めましょう。

【得られる効果】

緊急度・重要度の2軸にもとづいてタスクの優先順位を見極めることにより、1日のスケジュールを立てやすくなります。結果として「期日直前になって重要な仕事が終わっていないことに気づく」といった事態を回避できるでしょう。

3. デスクまわりやパソコンの整理整頓

【実践方法】

デスクまわりに保管されている書類や、パソコンに保存されているファイルを整理し、必要な情報を素早く見つけられる状態にしておきます。デスク上には今すぐ使うものだけを置き、その他のものはデスクの引き出しに収納しましょう。不要な書類は都度廃棄し、必要な書類は使用頻度やプロジェクト別にカテゴリー分けし、インデックスを付けるなどして保管します。パソコンに保存されているファイルに関しても、1カ月に一度など頻度を決めて整理し、デスクトップがファイルで埋まっている状態にならないようにすることが大切です。

【得られる効果】

必要な情報に素早くアクセスできるようになることで、目的の書類やデータを探す時間を削減できます。また、書類の紛失などトラブルを未然に防ぐ効果も期待できるため、仕事の精度を高める上でも効果的です。

4. ショートカットキーをマスターする

【実践方法】

パソコンのショートカットキーを覚え、実務で活用しましょう。ショートカットキーとは、パソコンのキーボード上のキーを同時に押すことで、その操作に紐づいた作業が素早くできる機能のことです。たとえばWindowsには、下図のようなショートカットキーがあります。

【得られる効果】

ショートカットキーを使用しない場合、メニューを開く→目的の動作を選択する→クリックするという手順を踏まなければなりません。ショートカットキーを使用することで、これらの工程を一度で済ませられます。1回あたりの動作で生じる差はわずか数秒でも、積み重なることで作業時間の大幅な短縮につながるケースは少なくありません。

5. 辞書登録で入力作業を効率化

【実践方法】

パソコンの辞書登録機能を活用し、使用頻度の高い語句の変換や入力のスピードを高めます。辞書登録とは、パソコンのユーザー辞書に、短い文字とそこに紐づく言葉を入力しておくことで、少ない文字入力でよく使う言葉を打ち込める機能のことです。たとえば、「あり」→「ありがとうございます」、「おせ」→「お世話になっております」などのメールや送付文書で使う定型文や、資料作成の際によく使う長い専門用語などを登録しておく方法が想定されます。

【得られる効果】

辞書登録機能を活用すること入力の手間を削減でき、誤入力や誤変換の防止にもつながります。とくにメールやチャットでやり取りをする機会が多い方にとっては、1回あたりのメッセージ送信に費やす時間を短縮できるでしょう。結果としてタスクごとの時間短縮につながり、仕事全体に要する時間を圧縮できます。

6. メール作業の効率化

【実践方法】

メールの対応時間帯を決めておき、まとめて対応しましょう。メールが届くたびに確認・返信していると、その都度作業が中断されてしまい非効率です。出社時、昼食前、帰宅前などメールを確認・返信する時間帯をあらかじめ決めておくことをおすすめします。また、メールソフトのフィルタリング機能を活用することで、取引先や案件ごとにメールを振り分けるのも、メールチェックの時間短縮につながる方法としておすすめです。さらに、件名の冒頭に【〇〇（企業名）様】や【〇〇の件】など、用件や送付先がわかる内容を入れておくと、後でメールを検索しやすくなります。

【得られる効果】

メールの確認や返信に要する時間はそれほど多くないものの、チェックする件数が増えることでまとまった時間が必要になります。メールチェック以外の作業に集中する時間と、メールチェックのみ行う時間を明確に分けることにより、集中力を途切れさせることなく作業を効率的に進めやすくなるでしょう。

7. テンプレートの活用

【実践方法】

使用頻度の高い文書やメールの文面をテンプレート化し、毎回はじめから書き起こさなくてもよい状態にしておきます。用途や目的別にテンプレートを用意しておけば、テンプレートを呼び出すだけでタスクを短時間で終えられます。可変部分にはドロップダウンリストを設置するなど、できるだけ入力箇所を減らすことで効率化につながるでしょう。勤務先で生成AIの使用が認められているようなら、生成AIにテンプレートの案を作成してもらうのも1つの方法です。

【得られる効果】

文面や構成を毎回ゼロの状態から考える必要がなくなるため、作業時間を短縮できます。また、誤入力や誤変換といった人的ミスが発生するのを防ぐ効果も期待できるでしょう。

8. タイムマネジメントを徹底する

【実践方法】

月間・週間・1日のスケジュールを決めてから作業に取りかかる習慣を身に付けましょう。1日の中でも、たとえば「午前中にやるべきこと」「15時までに完了させること」「退勤までに終わらせること」といったように、時間帯ごとに進める作業を決めておくと効果的です。時間単位でタスクを着実にこなす習慣を身に付けることで、業務時間がずるずると延びるのを防げます。

【得られる効果】

常にタイムマネジメントを意識することにより、タスクごとの所要時間がある程度予測できるようになっていきます。1日あたり・週あたりにこなせる作業量の目安を予測しやすくなるため、日々のスケジュールをより無駄なく立てられるようになるでしょう。

9. 会議や打ち合わせは時間を決めて行う

【実践方法】

会議や打ち合わせの時間はできるだけ短く設定するとともに、終了時刻を明確にしておきます。時間内に終わるように進行するには、議題や必要な資料を事前に共有しておくことが重要です。会議や打ち合わせの場で内容の確認から始めることのないようにしましょう。また、会議に参加するメンバーを厳選し、本当に必要な人だけを招集します。会議内で議事録の作成を並行して進めることにより、議事録を作成する時間を短縮するのも1つの方法です。

【得られる効果】

会議に費やす時間を可能な限り削減することにより、各自の担当業務に活用できる時間をより多く確保できます。また、会議参加者を厳選することで会議に時間を取られるメンバーを減らせるだけでなく、会議内での意思決定もスムーズに進めやすくなるでしょう。

10. 効率化に役立つツールを活用する

【実践方法】

スケジュール管理やタスクの一元管理、データ処理の自動化などに役立つツールを積極的に活用しましょう。たとえば、チーム内でスケジュールやタスクの進捗状況をリアルタイムで共有することにより、作業の重複や未着手のタスクが発生するのを防げます。定期的に発生する集計作業などはマクロで自動化するといったように、人の手によるオペレーションが必要な作業をできるだけ減らしていくのも効果的な方法の1つです。

【得られる効果】

情報共有やスケジュール管理を一元化することにより、仕事の目的の達成度合いや現在の進捗状況が可視化されます。その時々で優先度の高いタスクを見極めやすくなるため、緊急かつ重要な仕事から優先的に処理していく習慣が身に付くでしょう。また、タスクの自動化は作業時間短縮に寄与するだけでなく、人的ミスを防ぐことにもつながります。

仕事効率化の落とし穴と実践時の注意点

仕事を効率化することで多くの効果を得られる一方で、今回紹介したコツを実践する際にはいくつか押さえておくべき注意点もあります。とくに下記の3点については、効率化につながるコツを実践するにあたって必ず意識しておくことが大切です。

一時的に効率が下がるケースもある

効率化につながる仕事の進め方を取り入れたことによって、一時的に効率が下がることは珍しくありません。仕事の進め方や手順が変わるため、はじめのうちは負担が増したように感じられがちです。

ただし、効率が下がったかのように感じられるのは、新たな仕事の進め方に慣れるまでの期間に限られます。取り組みを開始した直後の状況だけで判断せず、慣れるまでには一定の期間を要することを前提に効率化を実践していくことが大切です。

マルチタスクは逆効果になる場合がある

限られた業務時間を有効に使おうとマルチタスクを実践することで、むしろ効率が低下してしまう場合があります。マルチタスクとは、複数のタスクを同時並行で進めることです。一般的に人の頭脳はマルチタスクを苦手としており、一度に処理できるのは1つのプロセスのみといわれています。マルチタスクは注意散漫になりやすく、それぞれの仕事の質が低下する原因にもなりかねません。

基本的には、1つの仕事を終えてから次の仕事に取りかかるのが得策です。シングルタスクを意識することにより、結果的に1つひとつのタスクに対する集中力が高まり、より速く正確に仕事をこなせる可能性が高まります。

効果が薄いと感じたツールを使い続けない

仕事を効率化するために新たなツールを活用し始めたものの、あまり効果を得られていないと感じるケースがあります。しばらく活用しても効果が感じられないようなら、特定のツールにこだわらず別のツールも試してみることが大切です。

実際、ツールの使い勝手は実務で使用するまで判断できないことも珍しくありません。操作性や実務内容との整合性、使用頻度の高い機能などを見極めるには、実際にある程度使ってみるのが近道です。各ツールのトライアル期間などを活用して、しばらく使用した上で本格的に導入するべきか見極めることをおすすめします。

効率化は時短だけでなく業務の質向上にもつながる

仕事の効率化は業務に要する時間の短縮につながるだけでなく、業務の質や働く環境への満足度の向上にも寄与します。これまでの仕事の進め方に固執するのではなく、より効率的な仕事の進め方を常に模索し続けることは、継続的な業務改善にもつながる重要なポイントの1つです。今回紹介したコツ10選を参考に、仕事の効率化につながるさまざまな方策を取り入れ、実践していきましょう。