勤怠とは？勤怠管理の目的や管理すべき項目、システム導入のメリットを解説

勤怠とは、従業員の勤務状況のことを指します。適切な勤怠管理は、正確な給与計算や、従業員の健康を管理するために重要な人事業務のひとつです。この記事では、改めて「勤怠とは何か」を解説し、効率的な勤怠管理を進めるためのシステム導入について紹介します。新たに勤怠管理を担当することになった人は、労働時間を正しく管理し、自社の働き方改革を進めるためにぜひ参考にしてください。

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勤怠とは

勤怠とは、人事業務において従業員の出勤や欠勤などの勤務状況を指します。勤怠は、出退勤時間に基づく労働時間だけでなく、休憩時間や休暇などの取得も含め、勤務状況全体を表す意味合いで使用されます。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業が従業員の勤務状況を把握して管理することです。労働時間の上限管理や給与の正しい支払いなど、企業には労働基準法に定められた義務があります。そのために始業時刻や終業時刻などの勤怠を記録しなければなりません。

勤怠管理が求められる理由

企業に勤怠管理が求められるのは、給与計算や従業員の健康管理、コンプライアンス遵守などが理由にあります。具体的に解説します。

正確な給与計算をするため

勤怠管理のデータは、従業員に支払う給与の計算に欠かせません。勤怠管理が正確にできていれば、給与の計算も正確にできます。正確な給与計算をすることで、企業の労務管理が健全であるアピールにもなります。

従業員の健康管理のため

勤怠管理は、従業員の長時間労働や過重労働を未然に防ぐことにつながります。1日の労働時間や残業時間、休日出勤の頻度などを把握することで、働き方に問題があった際には早急に対応でき、従業員の心身の健康維持ができます。

コンプライアンス遵守のため

コンプライアンスとは、企業が適切に法令を守ることです。正しい勤怠管理は、ブラック企業とは無縁の、コンプライアンスを遵守した健全な経営をしている企業であるというアピールになります。

働き方改革への対応も求められている

2019年4月の、働き方改革による労働基準法改正で、年次有給休暇取得の義務化や残業時間の罰則付き上限規制などが法律に定められました。働き方が多様化している昨今において、勤怠管理の重要度はより高まっています。

勤怠管理で管理すべき項目

厚生労働省が示すガイドラインに基づき、勤怠管理で管理すべき、具体的な4項目を解説します。

始業時刻・終業時刻・労働時間・休憩時間

従業員が何時から何時まで働いたのかを1分単位で管理します。実際に使用者の指揮命令下にある時間を労働時間とします。労働時間が6時間を超える従業員には労働と完全に離れた状態で休憩を取らせることも、企業の義務です。

時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間

通常の就業時間以外の労働が、何時間あったかを記録・管理します。時間外労働や22時～5時に働く深夜労働、法定休日に働く休日労働などは、通常の給与よりも割増します。割増率がそれぞれあるため、正確な記録が必要です。

出勤日・欠勤日・休日出勤日

就業時間以外にも、労働者の働いた日と休んだ日を週単位、月単位で管理します。代休や振替休日など適切に休日が取れているか、欠勤が続いていないかなど、従業員の健康管理や生産性向上に欠かせない項目です。

有給休暇の日数・残日数

企業には従業員に最低5日の年次有給休暇を与える義務があります。違反は罰金対象となるだけでなく、従業員のモチベーションや採用活動への影響もあるため、適切に取得できているかを勤怠管理で把握する必要があります。

勤怠管理を行う際の注意点

勤怠管理を行う上で注意すべき2点が、扶養控除とテレワークです。詳しく解説します。

扶養控除

配偶者の扶養控除内で働くことを希望する従業員の場合、年収や週の労働時間に上限があります。従業員の希望をあらかじめ確認し、扶養控除内で働くことを希望する従業員には、扶養控除の範囲から外れないように、勤務時間の調整を行います。

テレワーク

テレワークは、タイムカードや紙媒体での勤怠管理が難しく、勤務状況を把握しにくいことが課題とされています。社内ルールの徹底やオンラインの勤怠管理システムを導入するなどして、労働時間の適正な把握が必要です。

勤怠管理の手法4選｜そのメリット・デメリット

勤怠管理の手法について、主な4つをメリット・デメリットと共に解説します。

手書きの出勤簿

以前から使われているのが、紙媒体の出勤簿で管理する方法です。カレンダー式の紙に従業員全員が書き込んでいく仕組みのため、導入コストがかからず、すべての情報を1枚で管理できるメリットがあります。デメリットは、手書きのために改ざんしやすく、不正申告やサービス残業などが起きる可能性がある点です。

タイムカード

出退勤時刻を印字する機器にタイムカードを差し込んで打刻する方法で、手書きの出勤簿同様に以前から使われています。必要なものはタイムカードとタイムレコーダーのみであるため、導入も操作も容易な上、手書きの手間がかかりません。ただ、残業時間や休日などの細かな時間管理や直行直帰、テレワークの管理には向いていません。

表計算ソフトでの管理

エクセルなどの表計算ソフトで行う勤怠管理は、勤怠の必要情報をエクセルに入力する方法です。あらかじめ関数を設定し、簡単なシステムを作っておけば、出退勤や休憩時間の入力だけで、勤務時間が自動計算されるメリットがあります。また、新たなコストが発生しないこともメリットです。デメリットは、入力ミスや不正申告の防止が難しいことです。

勤怠管理システム

勤怠管理をこれまで手作業で行ってきた企業では、集計作業に多大な工数が必要でした。勤怠管理システムを導入すれば、労働時間のデータ集計は自動で行えるため、大幅な業務効率化を図れます。

これにより、本来の業務の生産性が高まるだけでなく、より生産的な業務にリソースを充てることができ、従業員の労働時間削減につながります。一方、導入や維持のためにコストがかかるのがデメリットです。　

勤怠管理システムを導入すべき理由

勤怠管理にはシステムの導入がおすすめです。4つの理由について解説します。

勤怠管理の業務効率化につながる

勤怠管理をこれまで手作業で行ってきた企業では、集計作業に多大な工数が必要でした。勤怠管理システムを導入すれば、労働時間のデータ集計は自動で行えるため、大幅な業務効率化を図れます。

これにより、本来の業務の生産性が高まるだけでなく、より生産的な業務にリソースを充てることができ、従業員の労働時間削減につながります。

コスト削減につながる

システムを導入すると、管理者や申請書の承認者、従業員の工数削減が可能です。また、これまで申請書をプリントアウトしていた企業においては、ペーパーレス化が進むことにより、紙の使用量や印刷コスト、保管場所などさまざまなコストや手間の削減につながります。

正しい勤怠情報を管理することができる

勤怠管理システムを導入することで、従業員の業務時間を正しく把握し、サービス残業や長時間労働などが無いか管理できるようになります。従業員の働き方改革にも寄与するでしょう。

また、正しい労働時間が把握できるため、正確な給与を支給でき、従業員の不公平感や不満を解消できます。

労働法改正に対応できる

労働基準法は、今後も社会の情勢に合わせて改正される可能性があります。法改正があると、勤怠管理の変更も必要となりますが、勤怠管理システムではシステムのバージョンアップで法改正への対応ができることが多く、改正に順応した勤怠管理の変更が簡単になります。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムを選ぶ際に重視したい要素や機能について、3つのポイントに絞り、解説します。

勤務スタイルに合った打刻機能があるか

パソコンやスマートフォンなど、打刻方法は複数あると便利です。場所を問わずに勤怠登録ができれば、リモートワークや外回りの営業職など勤務スタイルにとらわれずに、リアルタイムで労働時間や打刻漏れの確認ができます。

自社にあったシフト作成機能があるか

従業員の希望やスキル、就業規則や労働条件などを考慮したシフト作成ができる機能は、従業員が多い企業において大いに役立ちます。飲食店や福祉・介護業など多忙な勤怠管理者の業務負担を減らすことが可能です。

給与関連の作業を省略化できるか

勤務実績と給与計算ソフトのデータ連携ができるシステムであれば、給与計算を自動化できます。さらに給与明細を電子化すれば、担当者の業務負担の軽減やペーパーレス化にもなります。

まとめ

勤怠管理を適切・効率的に行うことは、法律の遵守と従業員の健康管理や生産性向上による働き方改革を進める上で、重要な役割です。勤怠管理にはさまざまな方法がありますが、勤怠管理のIT化も1つの方法です。勤怠管理システムの導入は、自社のバックオフィスの効率化にも寄与します。生産性向上のために、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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