新入社員の受け入れを成功させるには？　心得や体制作りのポイント

新卒や中途の社員の採用に成功して貴重な人材を獲得したにも関わらず、早期の離職や、なかなか活躍が進まないことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。新入社員の定着には、入社タイミングでの企業側の対応が大きく影響します。そこでこのコラムでは、新入社員の活躍や成長を促す土台作りの方法として、企業側の新人受け入れ体制の作り方や、必要な心得を解説。さらに、新入社員の職場定着までのステップがイメージできる、成熟度のフェーズ設定の例もお伝えします。

新入社員受け入れに必要な準備とは？

新卒や中途で入社した社員の多くは、会社への期待と高いモチベーションを持って現場に配属されます。そこで出会う上司や同僚の好印象や、会社の一員として受け入れられているという安心感が、その後の定着に大きな役割を果たします。自分が長期的に職場でどのように働き、ステップアップしていくかをイメージできるような、周囲の言葉がけや意識づけも重要です。

反対に、配属のタイミングで、入社前の期待とのギャップや失望を感じてしまうと、意欲の低下や早期の離職を招きます。では、彼らが不安や不信感を持たずに、スムーズに職場に溶け込み活躍していくためには、どのような受け入れ側の準備や心得が必要なのでしょうか。

新入社員受け入れを成功させるための心得

新入社員の定着には、会社に歓迎されていることや、安心して働ける職場であることを実感してもらえるコミュニケーションが重要です。以下のような心得を持って、温かく新入社員を受け入れましょう。

新人を理解して個性を受け入れる

新入社員の人となりや特性に対する理解を深め、個性を受け入れることを意識しましょう。個人を尊重し、会社や自分にとっての理想の人材像を押しつけないことが大切です。また、理解力や技術を習得できるスピードは、人それぞれです。人材に寄り添った情報の提供や教育を進めていきましょう。

信頼されるための振る舞いを意識する

新入社員の定着には、安心感や、上司やメンバー間の良好な人間関係の構築が必要です。また、新入社員からの信頼を得ることで、受け入れ後の業務の習得や育成もスムーズに進みます。まずは受け入れ側である上司やメンバーが新入社員の力や可能性を信頼した上で、相手から頼られる存在になるための振る舞いを意識しましょう。

不安の解消を優先する

新入社員が職場や業務にスムーズに適応していくためには、不安を減らすことが大切です。丁寧なコミュニケーションの中で、わからないことをいつでも質問できる空気・環境を作り、不明点を解消するように努めましょう。また、詳細を伝えずに「とりあえずやってみて」と業務を任せることは、不安や不信感につながります。明確な指示のもとで、まずは初めてでも取り組みやすい仕事を任せることで、新入社員は自信をつけていくことができます。

新入社員受け入れ体制作りのポイント

では、新入社員の受け入れを成功させるためには、どのような体制を整えておけばよいのでしょうか。準備のポイントは、以下のとおりです。

資料や研修内容を通じて新入社員を知る

受け入れる新入社員について情報を入手し、理解を深めましょう。応募時のエントリーシートなどの資料を通じて、これから一緒に働く人材について知ることが大切です。また、配属前の研修でどんなスキルや知識を身につけたのか、あらかじめ確認しておくことも重要です。どのレベルの仕事を任せられるのか判断ができ、今後の育成計画にも役立ちます。

マニュアル・資料の準備

新入社員が仕事を始める上で必要な資料を準備することも大切です。受け入れ初日に、資料の不足で新入社員を待たせてしまうことがないよう、担当業務や引継ぎ業務に関するマニュアルや手順書などを漏れなく用意しておきましょう。

暗黙のルールの明文化

マニュアルや文書になっていない部署やチームの暗黙のルールは、新入社員を受け入れる前に明文化しておきましょう。既存のメンバーにとっては当たり前でも、新入社員には新しい環境で覚えるべきルールであり、どこまで把握しているかわからない状態は不安につながります。新入社員が早く職場に慣れるために、以下のような職場のルールをまとめておきましょう。

• ・電話、メール、チャットツールなどの連絡手段の使い分け
• ・業務についての相談・報告先のルール
• ・会議での役割分担
• ・出退勤時にやるべきこと

受け入れ時にやりがちな「失敗」をチェック！

受け入れ体制の不備は、新入社員の居場所のなさや不信感につながります。ただ、通常業務で忙しい中での新人の対応は、ついおろそかになってしまいがちです。次のようなありがちな失敗をしていないか、チェックしてみましょう。

• ・新入社員のデスクや備品に不備があり、仕事が始められない。
• ・パソコンのログイン環境が整っていない。
• ・業務やオフィスの使い方を教えられる人員を確保していない。
• ・メンバーの紹介をしておらず、新入社員が周囲の人の役割がわからない。
• ・新入社員の配属初日のスケジュールが決まっていない。
• ・仕事や引継ぎが準備できておらず、新入社員が手持ち無沙汰になってしまう。
• ・周囲が業務で手いっぱいで、新入社員を放置してしまう。

定着までの成熟度の目標をスケジュールで設定しよう

新卒や中途で会社に加わった人材が少しずつ職場や仕事に慣れて、戦力化していくまでの育成や支援のプロセスをオンボーディングと呼びます。オンボーディングにおいては、入社から定着・活躍に至るまでの各段階でどのような状態になっていることを目指すかという、スケジュールを設定することも大切です。以下のスケジュール例のような目標設定で、オンボーディングを進めましょう。

配属～1週間

配属直後の時期で大切なのは、新入社員の職場における安心感の醸成です。配属されて1週間頃までには、環境に慣れ、職場のルールやオフィスの使い方など、働く上での必要最低限の情報を得られている状態を目指しましょう。新入社員が孤立感を持つことなく、「ここで長く働ける」という気持ちを抱けるように、丁寧な支援と情報共有を行うことが重要です。

配属から1ヵ月

配属から1ヵ月までには、自分の役割や仕事の進め方を理解して、業務に携わっている状態を目指します。このタイミングまでに、主体的な姿勢で仕事に取り組めるレベルになっているよう、教育や支援を行いましょう。周囲とのコミュニケーションを問題なく行える状態になることもポイントです。配属から1ヵ月の間は、面談などの機会を積極的に設けて、教育担当や上司との信頼関係を構築していくことも大切です。

配属から3ヵ月

配属から3ヵ月頃までには、業務の専門的な知識も習得し、サポートを得ずに業務に取り組めるレベルを目指します。自分の次の目標も見据えながら、自律的に仕事ができている独り立ちの状態が理想です。配属後1カ月で基本的な業務を身につけたら、難易度の高い仕事を段階的に任せていきましょう。習熟度を自ら把握できるように、業務の成果を本人にフィードバックしていくことも大切です。

配属から6ヵ月

配属後6ヵ月までには、一定の裁量が任されており、自分のスキルに合った挑戦ができる状態を目指します。自分は会社に必要な存在だと認識した上で、会社での長期的なキャリアを見据えた行動や働き方ができるレベルです。この時期には、次年度や、リーダーやマネジメント層になることを見据えた目標設定ができるよう、先輩や上司が支援・評価をしていきましょう。

定着や活躍につながる教育のポイント

受け入れた新入社員の成長を促すため、配属先での教育はどのように進めればよいのでしょうか。その主なポイントは次のとおりです。

ステップを踏んで小さな成功体験を重ねる

現場での新入社員の教育において大切なのは、ステップを踏んで業務を習得させることです。最初から大きな目標を設定したり難易度の高い仕事を任せたりするのではなく、基本的な仕事からスタートし、業務のレベルを少しずつ上げながら実践させることが大切です。小さな成功体験を重ねることが、新入社員の自信につながります。

自分で考えさせる教え方で成長を促す

指示を待つのではなく、自立的に仕事に向き合える人材になるための支援や教育も重要です。業務の基本的な進め方は伝えた上で、正解をすべて教えるのではなく、自分で考えて実践できるような問いかけや、導き方を意識して成長を促しましょう。

チーム全体で新入社員をフォローする

新入社員はチームや部署全体で受け入れるという意識で教育を行いましょう。新入社員の受け入れや教育において、上司や教育係は、以下のような役割を担います。

教育担当者は、通常業務を抱える中で新入社員を指導する必要があるため、限られた担当者だけでは十分に新人への支援が行き届かない可能性があります。上司や教育担当だけでなく、チーム全員がそれぞれの立場から、新入社員の業務フォローや育成に携わることが大切です。

スムーズな受け入れで人材の活躍と定着を進めよう！

新入社員の受け入れ体制の整備は、新しいデスクを用意し、教育担当者を決めるだけでは不十分です。受け入れ側の心構えや、安心感や相互理解を促すための支援が欠かせません。忙しさを理由に受け入れ時の配慮や準備を怠ると、貴重な人材の気持ちが職場から離れてしまうことがあるため、注意が必要です。組織の成長を支える人材を育てるために、新入社員のスムーズな受け入れを成功させましょう。