いつも締め切りに追われるのはなぜ？　仕事がまわる仕組み作りのコツ

時間は十分にあったはずなのに、いつも締め切り間近になって仕事に取りかかってしまう、なんてことはありませんか？　そういう自分の働き方をどうにかしたい人や、周りのメンバーや部下が時間に余裕を持って仕事に取り組んでくれないことに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、私たちがいつも時間に追われてしまう理由から、締め切りギリギリの働き方を見直すヒントを探ってみましょう。

いつも締め切りに追われていませんか？

顧客への納品期限から、社内の細かなタスクまで、仕事に「締め切り」はつきものです。締め切りを守ることは、社内外からの信頼を得るための最低限のルール。でも、そんな締め切りについて、こんな困り事はありませんか？

• ・「上司から頼まれた仕事を、毎回、締め切り当日に急いでやっている」
• ・「タスクを終えるのに、いつも期限ギリギリまで時間がかかってしまう」
• ・「締め切り当日にできると思った仕事が思った以上に時間がかかり、締め切りを守れなかった」
• ・「締め切り日の夜に提出した資料に修正が入り、プロジェクトのスケジュールが遅れた」
• ・「提案書をプレゼン前日に焦って仕上げたため、満足いくものができなかった」
• ・「締め切り日に急いで作業したら、ヌケモレがあって上司に怒られた」
• ・「部下がいつも締め切りギリギリまで仕事をしているため、次の仕事を頼めない」

締め切りギリギリの対応で失敗をして、次こそは早めに進めようと思ったのに、結局いつも時間に追われているなんてこともありますよね。それは、個人の時間管理スキルの問題と片付けてもよいのでしょうか？

締め切り直前にならないと仕事が進まない理由

締め切り直前にならないと仕事に取りかかれなかったり、いつも時間を目いっぱい使ってしまったりするのは、必ずしも、その人がだらしないからというわけではありません。締め切りに関する困り事の裏には、次のような、職場の仕組みや心のクセが隠されているのです。

仕事量は膨張する!?　パーキンソンの法則

仕事が締め切りギリギリまでかかってしまう理由のひとつが、「パーキンソンの法則」です。パーキンソンの法則とは、イギリスの歴史学者・政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した考え方で、「利用可能な時間やお金を、あればあるだけ使ってしまう」という人の行動を示す法則のこと。パーキンソンは、当時のイギリス行政の組織の分析からこの法則を導き出しました。

本来なら数時間で終わる仕事なのに、1日、時間を与えられると1日かけてダラダラやってしまう、そんな経験がある人もいるはず。締め切り次第で仕事の時間が増えてしまうという法則を知るだけでも、対策を考えることができそうです。

着手する日を決めていない

締め切りに追われる働き方は、期限から作業時間を逆算してしまうことに原因があるのかもしれません。作業の締め切りまで1週間、1ヵ月などの時間があっても、「締め切りに間に合うようにやろう」と思っているうちに時間がなくなっていく、なんてことはありませんか？　いつその作業に着手して、何日で終わらせるのかという具体的なスケジュールを決めていないことも、仕事が締め切りギリギリになってしまう理由のひとつです。

急ぎの仕事が指し込まれることを忘れている

組織で働いていると、予期せぬところから急ぎの仕事が舞い込んでくるもの。自分のスケジュールに新たな仕事が指し込まれると、締め切りまで日数がある仕事は後回しになります。仕事が割り込む可能性を考慮しないで予定を立てていると、もともと時間が十分あったはずの仕事の作業時間がとれなくなったり、期限を過ぎてしまったりすることがあるので要注意です。

面倒な仕事や初めての仕事を先延ばしにしてしまう

自分が苦手な作業や、今までやったことがなく、どれくらいの時間がかかるかわからない仕事は、気が進まないもの。面倒な仕事を先延ばしにして、結局、締め切り直前に着手する、なんてこともあるでしょう。取りかかってみて初めて、他のメンバーへの確認が必要なことや足りない情報があるとわかり、予定外の残業や、納期の遅れが発生してしまうこともあります。

締め切りギリギリの仕事に潜むリスク

いつも締め切りギリギリだけど、間に合っているから大丈夫！　そんな声も聞こえそうですが、本当にそうでしょうか。締め切りに追われる働き方は、次のようなリスクもあるのです。

依頼されてから時間が経つと記憶が薄れて非効率

締め切り日まで余裕があるからといって、仕事が発生した後しばらく放置することはリスキーです。やるべき仕事に関する記憶が新しいうちに取りかかれば作業はスムーズに進みますが、時間が経つと記憶が薄れてしまいます。締め切りが迫ったタイミングで着手すると、内容を思い出すところからスタートしなければならないため、予想以上に時間がかかり、焦ってしまうでしょう。

修正する時間がなくなる

締め切りギリギリに仕事が終わると、修正や改善をする時間がとれません。間違いや情報が足りないところを見つけても手直しができず、不完全なままで提出することになります。改良できる余地があってもブラッシュアップができず、仕事の質も低下します。不本意な成果で、取引先や上司からの評価を受けることになるでしょう。

時間に追われてミスが起こりやすくなる

締め切り直前に仕事に取りかかると、作業時間が足りない状況に追い込まれます。期限に間に合わせるために焦って作業をすると、ミスが起こりやすくなります。データの間違いや、誤字脱字などのケアレスミスが多いままで成果物を提出することは、信頼の喪失につながります。

締め切りに追われないための仕組み作りのポイント

仕事の先送りなどのよくある習慣や、締め切りに追われる働き方のデメリットを知ったら、次は、以下のような仕組み作りで、締め切りに追われない働き方を目指しましょう。

億劫でもまずは5分だけやってみる

締め切りが決まっているけどまだやりたくない……そんな仕事は、まず5分だけ進めてみましょう。苦手意識がある仕事も、大変ではない最初のステップから少しだけ取り組んでみると、「あ、意外とできるかも」と思えたり、始めたことによる達成感を得られて、スムーズに進むことがあります。やりかけたことで、後日、その続きに着手するモチベーションも上がるでしょう。

完成度を上げたいという意識が、仕事に取りかかるハードルを上げてしまうことも。完璧を目指さずにとりあえず始めてみることで、助言をもらうべき相手や必要な情報など、仕事を進める糸口が見つかるでしょう。

取りかかる日を決める

仕事を終わらせる期限をチェックするだけではなく、仕事に取りかかる「着手期限」を決めることもおすすめです。自分のスケジュールに、仕事の締め切り日だけでなく、取りかかる日を記入する習慣をつけましょう。具体的な期限がない仕事でも、着手する日を先に決めることで計画性が上がり、時間に追われない働き方が身に付きます。

細かい締め切りを設定する

仕事を細分化し、段階ごとに締め切りを設定することも効果的です。遠くに見えるゴールを見据えるよりも、ひとつひとつの小さな締め切りを守る意識で取り組むことで、達成感を得ながら、着実に仕事を進めることができます。また、部下やメンバーに仕事を頼む時は、中間報告の日を決めましょう。締め切りを区切ることで、期限前に作業が集中するのを防ぐとともに、余裕のある段階で業務の課題を見つけることができます。

タスク管理などのツールを使い工程を可視化する

メンバーがいつも締め切りに追われているチームは、タスク管理ツールなどのデジタルの力を借りることも検討しましょう。タスク管理ツールは、プロジェクトごとに必要なタスクの内容や期限を見える化し、業務の遂行をサポートしてくれるツールです。プロジェクト全体や、メンバーごとのタスクの進行状況をチェックできるので、業務の偏りや遅延も解消できます。

締め切り直前にもう焦らない！仕事が回る仕組み作りを進めよう

「間に合うかな？」と不安だった仕事が締め切り内に終わると、ほっとしますよね。でも、焦らずに仕事をするためには、まずは、スムーズに仕事が回る仕組みを作ることが大切です。締め切りの細分化などの習慣や工夫を取り入れることで、締め切りに追われない働き方を実現しませんか？