会議を開催する意味とは？目的別の言い換えや会議体との違いについて解説

リモートワークやハイブリッドワークを導入する企業も増えている昨今、対面で仕事を進める価値や意義が見直されつつあります。関係者が一堂に会する「会議」はその代表例といえるでしょう。

本記事では、「ムダな会議」になりやすい代表的なNG例や、会議を開催する本来の意味についてわかりやすく解説しています。目的別の「会議」の言い換え例や「会議体」との違い、有意義な会議にするために取り入れたい工夫も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

「ムダな会議」になりやすい代表的なNG例

会議は組織やチームを円滑に運営していく上で重要な役割を果たしています。一方で、会議の進め方や運用の仕方によっては、「ムダな会議」になってしまうケースも少なくありません。ムダな会議になりやすい代表的なNGパターンを紹介します。

NG例① 会議の回数が多すぎる

毎日のように多くの会議が開催されていると、業務を遂行するための時間が圧迫されたり、どの会議が重要なのか判断しにくくなったりしがちです。このような状況に陥る原因の1つは、開催目的や議題の重要度、参加人数などを問わず、すべて「〇〇会議」と呼んでいることにあります。

あらゆる話し合いが「〇〇会議」と題されていると、日々会議ばかりしているように感じられがちです。結果として「とりあえず参加して、その場で発言内容を考えればよい」と参加者が捉えるようになりかねません。会議と呼ぶべき場を再定義したり、重要度に応じて呼び分けたりする必要があるでしょう。

NG例② 参加人数が多すぎる

参加者が必要以上に多いことも、会議の意義や目的が薄れる原因の1つです。「一応同席して、話し合われた内容を知っておいてほしい」といった理由で参加者を選出すると、議題に直接関係のない参加者が増えてしまいかねません。結果的に、聞いているだけで一度も発言しない参加者が現れやすくなります。

会議には必要最小限の人数を招集するのが基本です。「とりあえず招集する」パターンが常態化していないか、1つひとつの会議をチェックしてみてはいかがでしょうか。

NG例③ 結局何も決まらない

会議を開催したものの、結局何も決まらないと「ムダな会議だった」と認識されやすくなります。会議の目的やゴールが不明確なまま話し合いを始めてしまっていることが、決まらない・結論が出ない会議になる主な原因です。

議題を設定して話し合ったものの、「続きは次回の会議に持ち越し」「各自持ち帰って検討」といった曖昧な終わり方になっていないでしょうか。こうした状況が続くと、参加者が疲弊して会議そのものの意義が薄れかねません。何を決める会議なのか、あらかじめ明確にしておく必要があるでしょう。

NG例④ 情報共有に終始している

資料の読み上げに終始していたり、一部の参加者が一方的に情報を提供するだけの場になっていたりするのも、典型的な「ムダな会議」の例です。メール配信や資料配付で代替できる情報共有のために、参加者全員が時間を取られてしまいます。

本来、会議は話し合いや議論のために開催するものです。情報共有が主な目的の会議を設定するのは、基本的に好ましくないと捉えるべきでしょう。現状、情報共有に終始している会議が開催されているようなら、本当に必要な会議なのか検討する余地がありそうです。

会議を開催する本来の意味

会議の本来の目的は「発散する」「決定する」「区切る」の3つに集約されます。目的別の意義について確認しておきましょう。

裏を返すと、上記の3つ以外を目的に開催される会議には何らかの問題が潜んでいる可能性があります。トレーニングや情報の整理、共有が主目的の会議が、いずれも上記の目的から外れていることは明白です。現状開催されているそれぞれの会議について、3つの目的に当てはまっているか改めてチェックしておくとよいでしょう。

目的別「会議」の言い換え例

前述のとおり、あらゆる話し合いや発言の場が「会議」と呼ばれていると、会議ごとの目的や重要度が曖昧になりがちです。目的に応じて「会議」以外の呼称を用いることは、この問題を解決する手段の1つとなるでしょう。「発散する」「決定する」「区切る」の3つの目的別に、「会議」の言い換え例を紹介します。

「発散する」会議の場合

新企画に関するアイデアを募ったり、事業の課題を抽出したりするための会議です。適切に進行を整理すれば、会議以外では実現できない質の高い時間になるでしょう。

【主な言い換え例】

• ・ブレインストーミング
• ・アイデア出し会
• ・ネタ出し
• ・ワイガヤ など

発散する会議を有意義な場にするには、開催目的を事前に共有しておくことが重要です。その上で、どんなアイデアも否定せず多くの意見が出やすい環境づくりを心がける必要があります。付箋に書いてアイデアを貼り出す、ホワイトボードや紙に全員で書き込む、話し合った結果を写真でシェアするなど、話し合いの内容を記録しつつ、論点を整理するのがポイントです。

「決定する」会議の場合

意思決定を目的とする会議です。参加者がお互いの顔を見ながら考えを表明し合い、意見を調整することに意義があります。

【主な言い換え例】

• ・経営会議
• ・役員会議
• ・部課長会議
• ・リーダー会議 など

決定する会議を成功させるには、業務の範囲や目的、役割分担、責任の所在など決めるべき事項を明らかにしておくことが大切です。あらかじめ優先順位を整理し、必要な資料やアジェンダを準備しておくことで、限られた時間で成果の上がる会議を開催できます。

「区切る」会議の場合

事業・業務の開始時や、完了後の区切りとして設定される会議です。セレモニー的な意味合いが強調されるケースが多いものの、事業の目標や評価を明示したり、スケジュールに沿って業務を進めたりする上で重要な意味をもつこともあります。

【主な言い換え例】

• ・年始会
• ・決起会
• ・キックオフミーティング
• ・中間報告会
• ・成果報告会 など

区切る会議を有意義な場にするには、責任者やリーダーが自らの言葉で伝えることが大切です。対象者全員が参加するのが望ましいものの、複数拠点に関係者が散在しているような場合は、移動時間や効率面を考慮するべきでしょう。状況によってはビデオ会議や動画配信を活用するなど、一体感と効率性を両立させる方法を考える必要があります。

会議と「会議体」の違い

会議を開催する目的の中でも、意思決定はとくに重要な要素の1つです。「決定」を主目的とする会議体と、通常の会議との違いについて解説します。

会議体とは

会議体とは、明確な目的のもとで関係者を招集し、同一テーマについて複数回にわたって協議した上で、組織としての意思決定につなげるための会議のことです。会議が指し示す範囲は非常に幅広く、必ずしも一貫した目的や意思決定という明確なゴールが定められているケースばかりとは限りません。そこで、意思決定が主目的であることをより明確にするために、通常の会議と「会議体」を呼び分けることがあります。

たとえば、取締役や上級管理職が参加する経営会議は会議体の好例といえます。経営計画や事業方針に関する意思決定が目的の会議であり、対象となる参加者が明確に定められているからです。

会議体を選択するメリット

会議体を選択するメリットとして、意思決定すべき議題が明確に定められている点が挙げられます。参加者全員にゴールが周知された状態で話し合いが進行するため、議論が迷走したり、話が逸れたりするリスクが低減され、効率的な意思決定につながる点が特徴です。

また、会議体を通じて至った結論は個人の見解ではなく、組織としての意思決定と見なされます。したがって、特定の参加者から出された意見のみが反映されることのないよう、意思決定プロセスを重視するのが一般的です。合議制による公平性の高い意思決定が求められる場合には、通常の会議よりも重要度の高い会議体として開催するのが適しているでしょう。

会議体に適した議題

会議体に適しているのは、全社や部門全体に関わる議題や、特定の役割に関する議題です。話し合いを通じて得られた結論が組織や部門全体に影響を与える会議は、会議体として開催するのが望ましいでしょう。

【会議体の一例】

• ・取締役会
• ・経営会議
• ・予算策定会議
• ・商品開発会議
• ・要件定義会議

上記に共通しているのは、意思決定すべき事項・関係者・業務上の位置づけが明確に定義されている点です。これらの要素を満たす会議については、通常の会議よりも重要度が一段高い会議体として位置づけることをおすすめします。

有意義な会議にするための5つの工夫

会議を有意義なものにするには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。会議に取り入れておきたい5つの工夫を見ていきましょう。

1. 話し合うテーマや重要度に応じて呼称を変える

会議の呼称を工夫することは、前段で触れたとおり、テーマや重要度に関する共通認識を形成する上で重要なポイントです。どの会議も「〇〇会議」と呼ばれていると、それぞれの場で話し合うテーマや招集の目的が判別しにくくなりかねません。

【会議の呼び分け例】

• ・ミーティング：限られたチーム内の話し合いや実務上の打ち合わせ
• ・ブレインストーミング会：アイデア出しや意見の募集が中心
• ・〇〇報告会：成果や進捗状況の報告と共有が中心
• ・〇〇会議：意思決定がゴールの会議体

上記のように呼び分けることで、目的や重要度を呼称から推測しやすくなります。結果として、招集された意図を参加者が把握した状態で話し合いを進められるでしょう。

2. アジェンダを事前に配信する

事前にアジェンダを作成し、遅くとも開催前日までに余裕をもって配信しておくことも重要なポイントといえます。アジェンダに目を通すことで各自が前もって考えをまとめ、発言・質問する内容を用意した上で参加できるからです。開催当日に「何のために参加する会議なのか不明」といった状況に陥ることのないよう留意しましょう。

なお、やむを得ず当日配付する資料がある場合は、最小限の量に留めることが大切です。補足資料は各自が必要に応じて参照できるよう、保存場所を併記しておくなどの工夫が求められます。当日に大量の資料を配付すると、事前にアジェンダを配信する意味が薄れてしまいかねません。

3. 参加者を厳選する

会議の参加者をできる限り絞ることも重要です。議題に直接関わりがあり、議論に参加したり意見を述べたりする必要がある人を厳選して招集しましょう。情報共有であれば、事後に議事録を配信すれば目的を達成できるケースが少なくありません。議論と情報共有は明確に分けておく必要があります。

なお、スムーズな情報共有を実現するには、議事録の書き方にも工夫が求められます。議事録の基本的な役割や基本フォーマット、作成のコツについては次の記事で解説していますので、あわせてご参照ください。

議事録のわかりやすい書き方のコツと実用的なフォーマットを紹介

4. 時間配分を決めておく

会議内での時間配分を意識しましょう。会議全体の時間設定は1時間を上限とし、開始・終了時刻を厳守します。その上で、当日の議題ごとに所要時間の目安を定め、アジェンダにあらかじめ記載しておくのが得策です。

【時間配分の例】

• ・議題① 確認事項：5分
• ・議題① 議論：15分
• ・議題① 決定：10分

• ・議題② 確認事項：5分
• ・議題② 議論：15分
• ・議題② 決定：10分

時間配分を明確に示すことにより、時間内に結論を出そうという意識が芽生えます。参加者各自が「今は何をするべき時間なのか」を認識できるようにすることが重要です。

5. ゴールを冒頭で確認する

会議のゴールを冒頭で確認し、理解を促すことをおすすめします。何のために招集されたのかを参加者全員が改めて認識することで、目的に即した議論に集中しやすくなるからです。

ゴールに至るプロセスを大まかに確認しておくことも大切です。意思決定がゴールの会議であれば、「多数決」「全会一致」「意思決定者による総合的な判断」など、決定に至るプロセスを共有しておくとよいでしょう。ゴールとプロセスが明確化されることにより、議論が迷走したり、話題がそれてまとまらなくなったりするリスクが低減されます。

まとめ

組織やチームにとって、会議は重要な役割を果たしています。しかしながら、適切に運営されていないと会議によって業務時間が圧迫されたり、生産性の低下を招いたりする原因にもなりかねません。会議を開催する意義や目的を再確認した上で、より効率的かつ効果的な運営方法を検討してみてはいかがでしょうか。