データベース型業務システムへの文書連携アプリ RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone

紙/ファクス文書を、データベースのレコードにスムーズに登録。
さらなる、データ・プロセス管理効率化とコミュニケーション向上を実現します。

様々な効率化と情報共有によりビジネスの生産性を向上する kintone® も、紙文書やファクス文書を利用する業務ではそのメリットが十分に活かせません。「RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone」と組み合わせれば、リコー複合機でスキャンした紙文書・ファクス受信文書の、kintone/RICOH kintone plus へのスムーズなダイレクト登録を実現。kintone の活用範囲を大幅に広げ、生産性を革新します。

  1. リコー複合機で紙文書をスキャン、またはファクス文書を受信します。
  2. RICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneからkintone/RICOH kintone plusへ文書ファイルをレコード登録します。
  3. kintoneによるデータ管理・共有やプロセス管理など、活用の幅が広がります。
前述の内容を表した図1

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kintone

動画で早わかり!RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone

RICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneは、複合機の簡単な操作で、仕事に不可欠な紙文書やファクス受信文書をkintone/RICOH kintone plusにダイレクトに取り込むことができ、スピーディーかつリアルタイムに管理・活用が可能になります。

特許出願済み

「EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES プラットフォーム」によって、kintoneへの文書登録が簡単になりました。

スキャンしてレコード登録

紙文書をスキャンして簡単登録~管理・共有〈RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone〉

紙文書をリコー複合機でスキャンし簡単操作で、kintone アプリへ新規レコードを作成または既存レコードを選択し、添付ファイルフィールドへ直接登録。文書の付加情報なども登録でき、スピーディーかつスムーズな管理・活用が可能となります。

  1. 紙文書をリコー複合機でスキャンします。
  2. RICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneからkintone/RICOH kintone plusへ紙文書を新規または既存レコード登録します。
  3. 登録した紙文書をkintoneで管理・活用します。
前述の内容を表した図2

kintoneによる紙文書の課題解決例

課題

現場担当者は、事務所で日報を記入した後、紙の日報を提出するためにわざわざ会社に戻らなければなりません。事務担当者は受け取った紙の日報を集計し、エクセルに手入力で登録します。入力後は紙の原本をファイリングするため、手間と時間がかかり、集計結果の共有にも時間がかかってしまいます。

  1. 帰社して記入した日報を提出
  2. 日報を集計してExcelに手入力
  3. 紙の原本をファイルに保管
前述の内容を表した画像3

解決

現場担当者は記入した日報を複合機でスキャンし、複合機のパネル操作で簡単にkintoneに日報を登録できます。kintoneによる日報のスムーズな集計・確認・共有により、日報提出のための移動と集計作業の手間・時間の削減を実現できます。

  1. 日報を作成し複合機でスキャン
  2. kintoneで日報の集計
  3. スムーズに確認・共有
前述の内容を表した画像4

受信ファクス自動登録

ファクス文書を直接登録~進捗管理・共有〈RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル)〉

リコー複合機で受信したファクスを、kintone アプリに新規レコードを作成し、添付ファイルフィールドへ直接登録。ファクス送信元情報なども登録し、漏れのないリアルタイムなプロセス管理などを実現できます。

  1. リコー複合機でファクス文書を受信します。
  2. RICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneからkintone/RICOH kintone plusへファクス文書を登録します。
  3. kintoneにファクス受信登録されたファクス文書を管理・活用します。
前述の内容を表した画像5

kintoneによるファクス文書の課題解決例

課題

取引先から送られてきた注文書のファクスを各担当者に配布するため、配布漏れや確認の遅れが発生する場合があります。また、各担当者はデスクで紙の注文書を見ながら受注状況を手入力する必要があり、受注状況の共有が遅れてしまうこともあります。

  1. ファクス受信した紙の注文書を各担当に配布
  2. 各担当者が注文書を確認
  3. 各担当者が受注状況を手入力
前述の内容を表した画像6

解決

複合機で受信したファクスは、自動的にPDFまたは画像ファイルとして登録され、そのままkintoneに共有されます。これにより、ファクスの配布や担当者による手入力が不要となり、受注状況をリアルタイムで確認・共有できます。

  1. kintoneで受信したファクスを確認
  2. kintoneで受注状況のスムーズな共有
前述の内容を表した画像7

無償のkintoneアプリで、さらに便利に!

「自動登録した受信ファクス文書の、一覧表示〜並び替え・プレビュー・文書に紐付いたチャット機能などを、簡単に追加できるアプリをご用意。スマートフォンでも便利に活用いただけます。
前述の内容を表した画像8

ファクス受信アプリテンプレートダウンロード

「RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル)」をより便利にお使いいただくために、kintoneアプリのテンプレートをご用意しました。
サンプルアプリはダウンロード後に kintone の「テンプレートファイルを読み込んで作成」からご利用の kintone に導入することが可能です。
テンプレートは無償でご利用可能です。是非ダウンロードしてご利用ください。

アプリとは
kintoneアプリ
サンプルアプリとは
kintoneアプリ用テンプレートダウンロード
アプリテンプレートダウンロード

主な仕様

読み取り設定 読み取りカラーモード 自動カラー、グレースケール、フルカラー文字・写真、フルカラー印刷紙写真、白黒(2値)文字、白黒(2値)文字・写真、白黒(2値)文字・図表、白黒(2値)写真
原稿 片面、両面左右ひらき、両面上下ひらき、見ひらき原稿
読み取り解像度 100dpi、200dpi、300dpi、400dpi、600dpi
ファイル形式 PDF(テキスト付き/テキスト無し)・TIFF/JPEG
OCR 日本語
白紙除去 する/しない
読み取りサイズ 自動検知(デフォルト)、自動検知(サイズ混載)、定型サイズ、不定形サイズ、登録サイズ
手動濃度 -3、-2、-1、0、1、2、3
読み取り方法 通常、大量原稿
プレビュー する/しない
kintone ゲストスペース ゲストスペースのID登録可能
スキャンファイルの保存 ファイル名:履歴を含む/デフォルト日付/辞書機能/入力可能
保存先フィールド:添付ファイルフィールド
  • 保存先フィールドコードを登録していない場合は保存しない
文字列の登録 文字列:履歴を含む/デフォルト日付/辞書機能/入力可能(最大1024文字)
保存先フィールド:文字列(1行)/文字列(複数行)/リッチエディター
  • 保存先フィールドコードを登録していない場合は保存しない
1回に送れる最大容量 最大200MB/1文書
複合機で選択するフィールド(既存レコード登録) 1つのみ(複合機上で検索機能利用可能)

保存ファイル形式 マルチページPDF
保存に使用するkintoneアカウント 管理者で共有利用を許可したものから選択
kintoneゲストスペース ゲストスペースのID登録可能
受信日時の登録 複合機でのファクス受信日時を登録
保存先フィールド:日時
  • 保存先フィールドコードを登録していない場合は登録しない
送信元の登録 発信者番号通知(ナンバーディスプレイ等)の情報を保存
  • 保存先フィールドコードを登録していない場合は登録しない
機器情報の登録 受信した複合機の機種機番情報、設置場所情報を登録
複合機の増設回線を利用時は回線種別を追加するかを選択可能
ファクス受信ファイルの保存 ファイル形式:マルチページPDF
ファイル名:
発信者番号情報がある場合:「{送信元番号}_{ファクス受信情報の受信日時」
発信者番号情報がない場合:「fax_{ファクス受信情報の受信日時」
保存先フィールド:添付ファイルフィールド
文字列の登録 管理者が管理サイトで設定した文字列を同時に登録(最大1024文字)
保存先フィールド:文字列(1行)/文字列(複数行)/リッチエディター
  • 保存先フィールドコードを登録していない場合は登録しない
エラー時の通知先メールアドレス 必須(最大15件)
添付ファイルは付与されない
保存成功時にもメール通知の実行 する/しない
添付ファイルは付与されない
登録されたレコードURLを送付
接続できる複合機台数 EDWアプリ1つにつき推奨5台
対応回線 G3回線、増設G3回線ユニット、IPファクス
  • ファクスの蓄積文書を扱う機能を利用する他製品(「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud)」「Ridoc GlobalScan Version2」「スマートecoファクス」 など)とは同時利用できません。

対応機種

(2024年9月現在)

デジタルフルカラー複合機
  • RICOH IM C7010/C6010*1/C5510*1/C4510*1/C3510*2/C3010*2/C2510*2/C2010/C320SF
  • RICOH IM C8000/C6500/C6000/C5500/C4500/C3500/C3000/C2500/C2000/C300
  • RICOH MP C8003/C6503/C6004/C5504/C4504/C3504/C3004/C2504/C307/C306
  • RICOH MP C4504RC/C3004RC
デジタルモノクロ複合機
  • RICOH IM 9000/8000/7000/6000/5000/4000/3500/2500
  • RICOH IM 460F/430F/370F
  • RICOH MP 9003/7503/6503/6055/5055/4055/3555/2555
モノクロプリンター複合機 RICOH IP 500SF
オンデマンドプリンティング RICOH Pro C5310S/C5300S/C5210S*3/C5200S*3
  • *1
    帳票スキャン拡張ユニットタイプM53に対応しています。(1パス両面ADF装着時)
  • *2
    帳票スキャン拡張ユニットタイプM52に対応しています。(1パス両面ADF装着時)
  • *3
    MultiLink-PanelタイプS6が必要です。
  • カラーコントローラー(Fieryオプション等)には対応していません。
  • 「RICOH カンタンドキュメント活? for kintone」をご利?いただくには、別途サイボウズ社が提供する「kintone スタンダードコース」の契約が必要です。
  • 本商品はクラウドアプリケーションのため、複合機がインターネットに常時接続していることを前提としています。
  • 新規申込時、数量変更やライセンス追加のお申込み時は、「RICOH クラウドアプリケーション スタートパック」が必要になります。
  • 「セキュアアクセス」、「IPアドレス制限機能」をご利用の場合、「IPアドレス固定オプション」が必要です。

(2024年9月現在)

デジタルフルカラー複合機
  • RICOH IM C7010/C6010/C5510/C4510/C3510/C3010/C2510/C2010/C320F
  • RICOH IM C8000*1/C6500*1/C6000/C5500/C4500/C3500/C3000/C2500/C2000/C300
  • RICOH MP C6004*1/C5504*1/C4504*1/C3504*1/C3004*1/C2504*1
  • RICOH MP C4504RC*1/C3004RC*1
デジタルモノクロ複合機
  • RICOH IM 9000/8000/7000/6000/5000/4000/3500/2500
  • RICOH IM 460F/430F/370F
  • RICOH MP 6055*1/5055*1/4055*1/3555*1/2555*1
オンデマンドプリンティング RICOH Pro C5310S*1/C5300S*1
  • *1
    クラウドへの転送完了後、一定時間経過後に蓄積メモリを自動消去する蓄積メモリ自動消去機能はご利用頂けません。
  • 「ファクス受信登録」をご利用の場合は、IM C 製品群の FAX ユニット搭載機種となります。
  • 「RICOH カンタンドキュメント活? for kintone(ファクス受信モデル)」をご利?いただくには、別途リコーが提供する「RICOH kintone plus」またはサイボウズ社が提供する「kintone スタンダードコース」の契約が必要です。
  • 本商品はクラウドアプリケーションのため、複合機がインターネットに常時接続していることを前提としています。
  • 新規申込時、数量変更やライセンス追加のお申込み時は、「RICOH クラウドアプリケーション スタートパック」が必要になります。
  • 「セキュアアクセス」、「IPアドレス制限機能」をご利用の場合、「IPアドレス固定オプション」が必要です。
  • 送信元の番号情報の登録にはナンバー・ディスプレイ契約が必要です。
  • EDW(EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES)のテナントで同時にファクス受信登録を利用できる複合機は5台までを推奨としています。
  • 「EDWファクス転送アプリインストールキット」はカスタマーエンジニアによる設置設定が必須となります (RICOH カンタンドキュメント活? for kintone(ファクス受信モデル)の設定は含まれません)。
  • ファクスの蓄積文書を扱う機能を利用する他製品(「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」「Ridoc GlobalScan Versin2」 など)とは同時利用できません。
  • ファクス受信文書を登録する「kintone」のログインユーザーはEDW管理サイトで設定した固定のユーザーとなります。

商品構成

RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone 既存レコード登録アプリ 新規レコード登録アプリ
RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone (ファクス受信モデル) ファクス受信登録アプリ

価格

月額

(消費税別)

商品名 標準価格
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1契約
RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone 月額 1,500円/1デバイス

年額

(消費税別)

商品名 標準価格
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1契約
RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone 年額 18,000円/1デバイス
  • 新規お申し込み、数量変更にライセンス増加のお申し込みの際は、『RICOH クラウドアプリケーション スタートパック』が必ず1つ必要になります。
  • ご利用には、サイボウズ社の「kintone スタンダードコース」のご契約が必要です。

月額

(消費税別)

商品名 標準価格
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1契約
EDW ファクス転送アプリインストールキット 2,000円/1デバイス
RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル) 月額 2,000円/1デバイス

年額

(消費税別)

商品名 標準価格
RICOH クラウドアプリケーション スタートパック 5,000円/1契約
EDW ファクス転送アプリインストールキット 2,000円/1デバイス
RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル) 年額 24,000円/1デバイス
  • EDW ファクス転送アプリインストールキットは、別途、設置費用が必要となります。
  • 新規お申し込み・数量変更に伴うライセンス増加のお申し込みの際は、『RICOH クラウドアプリケーション スタートパック』が必ず1つ必要になります。
  • ご利用には、サイボウズ社の「kintone スタンダードコース」のご契約が必要です。

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複合機 × kintone連携による効率化をぜひご体験ください。

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対応機種

  • 「RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル)」は対象外です。

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