【AI社内実践事例】RICOH Chatbot Serviceで社内問い合わせの負荷を大幅削減！

2025年10月01日 15:00

この記事に書いてあること

『問い合わせ』における、このようなお悩みございませんか？

社内問い合わせ

社員からの慶弔マナーについての質問や勤続年数の問い合わせが多い

有給休暇申請の方法を毎回聞かれる

福利厚生の詳細に関する問い合わせが多い

社外問い合わせ

同じような問い合わせへの対応が多く、他の業務ができない

人により問い合わせ対応の品質が異なり、お客様対応の満足度が低い

問い合わせ対応が多く、人を増やしたいが人材採用が難しい・人手が足りない

こんなお悩みを「RICOH Chatbot Service」なら解決できます！

RICOH Chatbot Serviceは、お問合せに自動で即答できる辞書型、シナリオ型のハイブリッド式のチャットボットです。
社内や社外からの問い合わせで業種を問わず、様々なタイプの問い合わせに対応することができ、顧客対応や業務プロセスの自動化を実現します。

そこで今回は、実際にリコージャパン大阪支社で利活用している経理担当者に、導入の効果について聞いてみました。

AI社内実践インタビュー🎤：経理💰 × RICOH Chatbot Service🤖

インタビューに答えてくれる人：

・勅使河原さん（経理担当／Chatbot管理者）

―― 2018年12月から社内でRICOH Chatbot Serviceが導入されたと聞きましたが、経理ではどのように活用されているのでしょうか？

勅使河原さん：

経理では、業務効率化と働き方改革の一環として導入しました。
問い合わせの多い交際費ルールや立替精算の処理方法など、「読めばわかるけどどこを見たらいいかわからない」という内容は、ほぼ全てChatbot Serviceが答えてくれています。

リリースから3ヶ月で約1,300件の問い合わせがチャットボットに寄せられました。電話対応が激減して、以前は1日30〜40件鳴っていた部門代表電話が、今では1〜2件程度にまで減っています。

―― それはすごいですね！電話対応が減ったことで、業務にどんな変化がありましたか？

勅使河原さん：

本来の業務に集中できるようになり、効率が大きく上がりました。
それにより在宅勤務やリモートワークも進み、個人的には娘も小さいので学校の行事や育児に参加できるのも、チャットボットによる業務効率化のおかげです。

―― 働き方改革にもつながっているんですね。チャットボットの運用開始はどのようにしましたか？

勅使河原さん：

まず、頻繁に発生している問い合わせ内容を洗い出し、その中でどれをチャットボットで一次受付させれば効果的かを検討しました。スタート時点は本当に必要な項目のみに絞り込みました。
そこまで準備が進むと、あとはQ&Aやキーワードなどを使い慣れたExcelのQ＆AデータにしてRICOH Chatbot Serviceにアップロードするだけです。
準備作業はとても簡単なので、チャットボット導入決定から約2カ月、チャットボットの実装は2週間でカットオーバーできました。

あとは、FAQの内容を定期的に精査・調整するため、チャットの最後に「はい／いいえ」の選択を強制的に入れられるようにしたり、社員にチャットボットを使ってもらうための周知活動に色々と工夫しました。

―― なるほど。運用面でも工夫されているんですね。チャットボットを使用されている皆さんの反応はいかがですか？

勅使河原さん：

人の手による回答よりも劇的に速度がアップしたことで満足度が上がっています。
規定集がどこにあるかわからない方も多いので、探す時間が不要になったという点も満足度が上がっている理由だと思います。
また、個別にこちらに入る問い合わせも回数が激減したおかげで、丁寧に対応できていると思います。
チャットボットには本当に感謝しています！

―― ありがとうございます！経理を担当している皆さんがチャットボットを活用して、業務効率化と働き方改革を実現されている様子がよく分かりました。

リコーのChatbot Serviceについて

リコーのChatbot Serviceは、上記の様にExcelでQ&Aを流し込むプランと、今ある規定書のPDFなどを読み込むだけのプランがありますが、どちらもカンタンに開始ができます！

実際に使っているところを見たい方は、下記より社内実践の環境やデモをご覧いただくことができますので、是非お問い合わせください♪

サービス案内ページ

無料デモ

お問い合わせ

さいごに

全国のお客様に、複合機を起点に社内業務の改善を推進してきたリコージャパン。
リコージャパンはハードウェアを提供している会社というイメージが強いかもしれません。

しかし、実はアプリケーションソフトやコンサルティングの提供など、ソフトウェアの面からもお客様とともにDX化に取り組んできました。
そんなリコージャパンは今、AI開発・活用の最前線にいます。
長年お客様の現場に寄り添ってきた弊社だからこそできるAIのご提案。
自社開発のAIはもちろんのこと、課題に沿った様々なAIの開発・運用・実践を行い、蓄積した経験・知恵をご提供しておりますのでお気軽に弊社営業担当までご相談ください！

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